Przejdź do głównej zawartości Przejdź do stopki

Strategiczne podejście do wynajmu biura – czyli ekspert pilnie poszukiwany

Strategicznepodejciedowynajmubiuraczyliekspertpilnieposzukiwany

W budowaniu strategii najmu holistyczne podejście zawsze się opłaca, a szczególnie w okresie szybkich i głębokich zmian zachodzących w niemal każdym sektorze gospodarki. Doradca dysponujący ekspercką wiedzą o nieruchomościach komercyjnych, rozumiejący specyfikę potrzeb klienta i trendy kształtujące nowoczesne środowisko pracy – może zdecydowanie pomóc nie tylko w znalezieniu idealnego biura, ale też w rozwoju biznesowym klienta.

  • Zmienne realia rynkowe i ekonomiczne po pandemii sprawiają, że oprócz budowania strategii biznesowej organizacji, ważne jest też przygotowanie strategii najmu.
  • Strategia najmu istotna jest zarówno dla firm szukających pierwszej siedziby, jak i najemców rozbudowujących swój zespół czy zachęcających pracowników do powrotu do biura.
  • Wzrasta rola kompetentnego w wielu dziedzinach doradcy – rozumiejącego procesy biznesowe klienta i jego potrzeby, a także znającego rynek i plany odnośnie nowych inwestycji. Może on ułożyć strategię czasowo tak, by zabezpieczyć powierzchnię w najciekawszych projektach zgodnie z planami najemcy.

Strategia najmu

Stare, dobre czasy... Idealizowanie przeszłości to powszechne zjawisko, wybiórcza pamięć pomija dawne problemy. Jednak stwierdzenie, że jeszcze kilka lat temu rynek nieruchomości, a przede wszystkim jego otoczenie było bardziej przewidywalne i przejrzyste niż dziś, to proste stwierdzenie faktu.
Na branżę wpłynęły kolejno pandemia, zmiany w modelu pracy i oczekiwaniach użytkowników, wojna w Ukrainie oraz zmiana koniunktury w budownictwie, by wymienić tylko kilka najważniejszych czynników. W tak skomplikowanych realiach bardzo pomocne jest stworzenie kompleksowej strategii najmu, która określi odpowiednie dopasowanie wynajmu kolejnych powierzchni biurowych do planowanego rozwoju firmy czy polityki powrotu do biur.

W ten sposób możemy zaplanować wiele szczegółów: kiedy powinniśmy rozpocząć procesy poszukiwania nowej powierzchni, jak odpowiednio zarządzić elastycznością wybieranych rozwiązań, jak zabezpieczyć właściwy rozmiar biura pod dalszy rozwój zespołu.

Jaka jest więc dobra strategia najmu? Przede wszystkim „uszyta na miarę”: dopasowana do planowanego tempa rozwoju firmy i jej otoczenia biznesowego, przyjętego w niej modelu pracy, czy planach związanych z powrotem pracowników do biura. Powinna wspierać najemcę w zaspokajaniu tych potrzeb, a pośrednio dzięki temu służyć realizowaniu innych celów biznesowych jak np. wzrost zaangażowania zespołu, zapewnienie komfortowych warunków pracy czy odpowiedniej kontroli kosztów operacyjnych firmy.

Na szachownicy

Dlaczego układanie strategii w obecnych realiach jest tak istotne? Przyczyn jest wiele. Oczekiwany – obecnie bardziej przez pracodawców, niż przez pracowników –  powrót do biur wciąż nie w pełni się zakończył. Wiele firm wciąż jeszcze tworzy model nowego środowiska pracy, w którym biuro odgrywa istotną rolę – m.in. w budowaniu kultury organizacyjnej, większej integracji zespołu, ale także, jak przed pandemią – jest narzędziem budowanie wizerunku – także w oczach przyszłych pracowników. Z drugiej strony najemcy obawiają się potencjalnego kryzysu, zawirowań finansowych i gospodarczych. Część deweloperów przesunęła terminy oddania nowych budynków do użytku, czekając na stabilizację. Oznacza to bezpośrednio zmniejszenie planowanej podaży nowych powierzchni biurowych. Ponadto fit-out stał się znacząco droższy niż dotąd. Koszt aranżacji biura wzrósł znacząco w ciągu ostatniego roku, a wobec coraz wyższych cen materiałów i wykonawstwa - nie należy się w tej dziedzinie jednoznacznie spodziewać spadków.

Elementy strategii

Firmy dostosowują się do nowej sytuacji. Wobec wyzwań i ryzyka, jakie wiążą się dziś z długofalowym planowaniem, wiele z nich wybiera oczekiwanie na nową stabilizację i większą przejrzystość rynku. W tej sytuacji korzystne może się okazać krótkie przedłużenie umowy najmu, albo testowy powrót do elastycznego biura. Biura serwisowane ze względu na możliwość podpisania umowy na krótszy okres, dostępność od zaraz i większą elastyczność ekspansji – stały się dla wielu najemców interesującą opcją. Inne firmy z kolei stawiają na umowy długoterminowe, siedmio- a nawet dziesięcioletnie, pozwalające na amortyzację wydatków poniesionych na zmianę siedziby i fit out. Wszystko zależy od potrzeb, możliwości i dostępności danej powierzchni na rynku. Warto wiedzieć, jak skonstruować i przedłużyć umowę, by w przyszłości,
w najbardziej odpowiednim momencie móc sobie zabezpieczyć możliwość zmiany. Tym bardziej, że inwestycji w atrakcyjnych lokalizacjach planowanych jest coraz mniej.

Najem: znaczenie doradcy

Dobór konkretnego rozwiązania do potrzeb firmy jest kwestią bardzo indywidualną, a ze względu na skomplikowaną sytuację na rynku – zadaniem, które warto jest oddać w ręce specjalistów. W nowej, dynamicznej rzeczywistości profesjonalista, który śledzi szybko zachodzące zmiany i monitoruje trendy nie tylko w nieruchomościach, ale także te, kształtujące środowisko pracy może wskazać najlepszą na rynku ofertę i wspierać w planowaniu strategii.

Przeczytaj pozostałe artykuły


Related Experts

Mateusz Cieslik

Senior Associate

Wrocław

Mateusz has been working in Colliers International Poland since October 2015. He started his work as Trainee in Regional Office in Wrocław. Since April 2016 Mateusz held the position of Assistant, and then became Transaction Coordinator. From January 2018 Mateusz holds the position of Associate in Tenant Representation Office Department in Wrocław.

Pokaż eksperta