Z jakich etapów składa się proces wynajmu powierzchni biurowej? Czego nie można w nim pominąć i na co się przygotować? Komentuje Barbara Pryszcz, Dyrektor Biura Regionalnego Colliers w Katowicach.
Każdy proces wynajmu powierzchni użytkowej wygląda inaczej, ale rządzi się pewnymi uniwersalnymi prawami. Wymaga zaangażowania i czasu – w zależności od okoliczności trwa najczęściej od 6 do 12 miesięcy. Rolą doradców w tym czasie jest czuwanie nad sprawnym przebiegiem całego procesu, który można podzielić na 4 główne etapy:
1. Analiza aktualnej sytuacji
Pierwszym korkiem w procesie wynajmu jest analiza rynku i ocena aktualnej sytuacji – również w firmie najemcy. Kluczowe jest poznanie profilu działalności gospodarczej prowadzonej przez najemcę, jego planów na przyszłość i wizji rozwoju firmy w średnim i dłuższym horyzoncie czasowym. Dzięki tej wiedzy profesjonalni doradcy są w stanie określić precyzyjnie lokalowe potrzeby klienta, nie tylko w perspektywie roku czy dwóch, ale też w dłuższym okresie. Często bowiem bywa tak, że najemca zgłaszając się do wybranej firmy doradczej ma już wizję swojego nowego biura, która jednak po głębszej analizie może okazać się nieadekwatna w stosunku do aktualnych standardów czy perspektyw rozwoju firmy. Rolą doradcy jest przedstawienie najemcy najbardziej optymalnych rozwiązań, dopasowanych do potrzeb firmy, nawet jeśli wiąże się to ze zmianą dotychczasowej koncepcji klienta. Profesjonalny doradca sugeruje takie rozwiązania, które mają na celu zapewnienie wielowymiarowego wsparcia biznesu najemcy.
2. Krótka lista budynków
Krok drugi to przedstawienie najemcy krótkiej listy oferowanych budynków. Zanim jednak ona powstanie, korzystając ze znajomości rynku, doradcy kierują zapytania do wybranych deweloperów. Po otrzymaniu odpowiedzi zostaną wyselekcjonowane najlepsze obiekty, które spełniają wymogi najemcy. W zależności od wielkości projektu, oczekiwań klienta np. co do lokalizacji, infrastruktury etc. na krótką listę zwykle trafia kilka najlepszych ofert, choć bywa, że propozycji jest ponad dziesięć. Nie oznacza to jednak, że najemca będzie zmuszony oglądać osobiście każdą z nich, zwykle w drodze eliminacji poprzestaje na ścisłej czołówce trzech najlepszych ofert.
3. Finalne negocjacje warunków biznesowych
Krokiem trzecim w całym procesie wynajmu, jest ustalenie finalnych warunków biznesowych zazwyczaj zawartych w liście intencyjnym, czyli dokumencie handlowym, w którym strony określają ogólne ramy współpracy (intencje) na przyszłość lub podsumowują stan swoich dotychczasowych negocjacji dotyczących przyszłej umowy.
Z reguły w liście zawarte są kluczowe warunki biznesowe oraz ustalenia dotyczące terminów realizacji poszczególnych faz procesu. Dokument określa warunki komercjalizacji powierzchni, ale też dodatkowe indywidualne rozwiązania, które najemcy może podpowiedzieć doświadczony doradca.
4. Negocjacje umowy najmu
Zdarza się, że podpisanie listu intencyjnego jest pomijane w procesie wynajmu. Wtedy od razu strony przechodzą do negocjacji umowy najmu, które jednocześnie stają się ostatnim (zwykle czwartym) krokiem w całym procesie. Negocjacje umowy najmu wieńczy oczywiście moment złożenia podpisów, co jednocześnie jest sygnałem dla uruchomienia procesu związanego z aranżacją powierzchni najemcy według wcześniej uzgodnionych wytycznych.
Warto dodać, że długość procesu finalnych negocjacji umowy najmu może trwać nawet 20 tygodni. Choć tu wiele zależy od tego co znajduje się w liście intencyjnym. Im więcej wynegocjowanych kwestii zawiera list, tym mniej rzeczy trafi na stół negocjacyjny właściwej umowy najmu. Ale bez względu na to ile potrwa cały proces wynajmu, wsparcie profesjonalistów czyni go sprawniejszym i bezpieczniejszym dla każdej ze stron.
Na koniec warto dodać, że rola doradcy nie musi się kończyć wraz z podpisaniem umowy najmu. Klienci często wracają do nas już po zakończonym procesie po poradę lub w celu nawiązania współpracy przy kolejnym projekcie.
