Proces wyboru i najmu biura jest złożony i niesie wiele ryzyk. Dobry doradca przeprowadzi najemcę przez meandry poszukiwań idealnej powierzchni, negocjacji warunków i zawiłości umów najmu.
- Aby uzyskać pełną wiedzę o budynku należy sprawdzić i porównać nawet kilkadziesiąt parametrów.
- Coraz większe znaczenie mają dostępne w biurowcu technologie, które sprawiają, że zarówno budynek jak i oferowana najemcom przestrzeń będą gotowe na przyszłość i będą w stanie spełnić standardy nowoczesnego środowiska pracy.
- Ważnym czynnikiem wpływającym na wybór biura są kwestie związane z ESG.
„W Internecie można znaleźć informacje o dostępnych powierzchniach biurowych, a nasza firma potrafi dobrze negocjować warunki umów” – to częsty argument, jaki podają najemcy, zastanawiając się nad zasadnością korzystania z usług firm doradczych. Dziś, w czasach postpandemicznych, pojawia się jeszcze jedno stwierdzenie – „teraz jest to szczególnie łatwe, bo z powodu pracy zdalnej jest wiele wolnych biur do przejęcia lub podnajęcia ”.
Wiele czynników wyboru
Zaangażowanie dobrego doradcy w projekt związany z najmem biura powinno jednak przynieść najemcy wartość dodaną w postaci wymiernej korzyści finansowej. Dotyczy to zarówno pozyskania powierzchni, jak i jej zmiany, redukcji, konsolidacji czy podnajmu. W wielu przypadkach brak fachowego wsparcia wiąże się z ryzykiem błędów, których naprawa może przysporzyć najemcy dodatkowych kosztów w trakcie trwania umowy lub po jej zakończeniu.
Lokalizację kilku obiektów można porównać „na oko”. Lepiej jednak – z pomocą doradcy – wykonać szereg analiz lokalizacyjnych na podstawie miejsc zamieszkania pracowników, dojazdu transportem prywatnym i publicznym oraz preferowanych usług w okolicy, które zachęcą pracowników do przyjeżdżania do biura. Porównanie jakościowe budynków wymaga jeszcze szerszej wiedzy i zestawienia większej liczby parametrów, jak np.: wielkość i wydajność pięter, standard techniczny budynków, standardy wykończenia powierzchni i zasady partycypacji wynajmujących w przygotowaniu biura. Pełna wiedza o budynku wymaga sprawdzenia i porównania nawet kilkudziesięciu parametrów.
Wybór właściwego biura wymaga więc od najemcy podjęcia wielu decyzji o różnej wadze, a każda powinna zapadać w odpowiedniej kolejności i stosownym czasie. Transakcja najmu stanowi złożony proces poszukiwań, wyborów, negocjacji, zakończony przygotowaniem umowy najmu. Może on trwać od kilku do kilkunastu miesięcy, w zależności o wielkości powierzchni do wynajęcia i sytuacji na danym rynku.
Niewiele firm ma możliwości czasowe, osobowe i organizacyjne, aby należycie wykonać tę pracę we własnym zakresie. Ponadto żaden najemca nie gromadzi, bo też nie ma takich możliwości (ani potrzeby) danych transakcyjnych o umowach najmu, które stanowią mocną kartę w negocjacjach finansowych. Z kolei po stronie doradcy w proces najmu zaangażowany jest zwykle cały zespół, który działa w interesie klienta.
Czy na pewno wiemy, czego potrzebujemy?
Doradca na początku powinien pomóc w uporządkowaniu lub wręcz zdefiniowaniu potrzeb firmy wobec biura, w tym technicznych i związanych z bezpieczeństwem. Im dokładniej określimy te potrzeby na samym początku, tym mniej czasu, pieniędzy i energii stracimy w przyszłości na zmiany. Chodzi przede wszystkim o ustalenie, w jaki sposób biuro ma pomagać w spełnianiu celów biznesowych organizacji, a w rezultacie – jak powinno być zaplanowane i jak powinno wyglądać. Warsztat, który określi potrzeby firmy w zakresie środowiska pracy przeprowadzony z doświadczonym ekspertem pomaga określić wizję, funkcje i charakter biura. Firma doradcza wskazuje, czego można i powinno się oczekiwać od wynajmującego, podpowiada rozwiązania, a także wskazuje trendy. W razie potrzeby, jej architekci sporządzają plan aranżacji i projektują wnętrze.
Należycie zdefiniowane wymogi techniczne ułatwią uzyskanie precyzyjnych odpowiedzi od wynajmujących w trakcie zbierania ofert.
Porównać jabłka z gruszkami
Nie jest prawdą, że informacje na temat każdego budynku można znaleźć w Internecie. Doradcy Colliers nie raz przedstawiali najemcom nieruchomości, których… nie było na rynku, bo jeszcze nie rozpoczęto ich komercjalizacji. Atutem doradcy jest więc głębsza znajomość rynku, a także rozeznanie w ofertach podnajmów.
Zadaniem doradcy jest również sprowadzenie ofert finansowych wynajmujących do kilku porównywalnych wskaźników (oferty często przedstawiane są w różnych formach i w różnym stopniu szczegółowości). Na finalny koszt najmu wpływ mają nie tylko czynsz i opłata eksploatacyjna, ale również koszt wykończenia powierzchni i partycypacja w nim wynajmującego, współczynnik powierzchni wspólnych, zachęty finansowe, w tym zwolnienia z czynszu, koszty oznakowania logotypami najemcy, czy koszt miejsc parkingowych. Colliers, na podstawie wagi przypisanej konkretnym czynnikom, porównuje niefinansowe i pozornie niemierzalne parametry w programie OfficeExpert, co znacznie ułatwia uzasadnienie wyboru.
Warto wspomnieć, że sam fakt zbierania ofert najmu przez profesjonalnego doradcę często skłania wynajmujących do składania bardziej konkurencyjnych ofert. Mają oni bowiem świadomość, że najemca jest „uzbrojony” w wiedzę o rynku i konkurencji, a poszukiwania obejmują wszystkie nieruchomości spełniające wymagane kryteria.
Doradztwo techniczne, technologiczne
Porównanie rozwiązań technicznych budynków jest bardzo istotne i niekiedy skomplikowane… Każda nieruchomość posiada własne systemy techniczne o różnych wydajnościach (np. klimatyzacja, wentylacja itp.). Kluczowe znaczenie ma także koszt budowy biura (fit-out) lub adaptacja powierzchni w kontekście tzw. kontrybucji oferowanych przez wynajmujących i podstawy, od jakiej jest liczona. Nie każdy wynajmujący zapewnia wykończenie biura w podstawowym standardzie bez kosztów po stronie najemcy – warto znać praktyki i podejścia poszczególnych deweloperów. Doświadczona firma doradcza może także nadzorować w imieniu najemcy prace związane z przygotowaniem biura.
Coraz większe znaczenie mają dostępne w biurowcu technologie, które sprawiają, że zarówno budynek jak i oferowana najemcom przestrzeń będą gotowe na przyszłość i będą w stanie spełnić standardy nowoczesnego środowiska pracy. Colliers, jako dostawca rozwiązań z zakresu proptech, wdraża u klientów narzędzia software’owe wspierające sprawne zarządzanie powierzchnią biurową, rezerwacją miejsc przy biurkach, w salach spotkań i na parkingach.
Wybór pod ESG
Ważnym elementem przy wyborze budynku, w którym zlokalizujemy biuro jest spełnienie kryteriów ESG (Environmental – Social – Governance), przede wszystkim w aspekcie przyjazności dla środowiska. W obecnym czasie, gdy wdraża się obowiązek sprawozdawczości w tym zakresie, wsparcie ekspertów w ocenie i porównaniu budynków oraz weryfikacji czy i w jaki sposób nieruchomość pomoże wdrażać strategię ESG w organizacji jest bardzo pomocne.
Naszym celem nie jest dostarczenie klientowi biura idealnego „na dziś”, ale zaoferowanie mu takiej powierzchni, która nie tylko stanie się narzędziem pozyskiwania i zatrzymywania talentów przez kilka następnych lat, ale będzie miejscem sprzyjającym kreatywności, zaangażowaniu oraz rozwijaniu biznesu.
