Badania potrzeb pracowników, powołanie dedykowanego zespołu zajmującego się wdrożeniem nowego modelu pracy, wyznaczenie ogólnych zasad funkcjonowania organizacji i elastyczność – to główne zasady, na których oparliśmy wdrażanie hybrydowego modelu pracy w Colliers. Case Study z perspektywy Agaty Błaszkiewicz, Dyrektor HR.
- Dlaczego ankiety dla całej organizacji i wywiady jakościowe z liderami zespołów są kluczowym źródłem wiedzy na temat oczekiwań pracowników.
- 3 dni z domu, 2 dni z biura. Czy określenie z góry minimalnej liczby dni pracy stacjonarnej ma sens?
- Każdy z działów Colliers miał indywidualne potrzeby dotyczące przestrzeni i organizacji pracy. Jak udało nam się zastosować elastyczne podejście?
Elastyczne formy pracy były w Colliers codziennością jeszcze przed wybuchem pandemii. W nowych warunkach konieczne okazało się jednak wprowadzenie i usystematyzowanie nowych rozwiązań. Biuro jest istotnym elementem budowania naszej kultury organizacyjnej, sprzyja wdrażaniu i integracji nowych pracowników, jest miejscem wymiany myśli i daje przestrzeń do pracy kreatywnej. Z drugiej strony zdajemy sobie sprawę z zalet pracy zdalnej. Pracownicy cenią sobie m.in. oszczędność czasu na dojazdy do biura, a dla działu HR jest to ogromna szansa na pozyskanie wysoko wykwalifikowanych pracowników bez względu na ich miejsce zamieszkania. Wprowadzenie modelu hybrydowego było więc dla nas naturalnym rozwiązaniem.
Czego chcą pracownicy?
Wprowadzenie modelu hybrydowego w firmie powinno uwzględniać zróżnicowane potrzeby poszczególnych działów i relacje między nimi. Praca księgowego, informatyka, marketingowca czy doradcy ds. najmu pracującego bezpośrednio z klientem wygląda przecież zupełnie inaczej. W Colliers od 2020 roku prowadzimy wśród pracowników szczegółowe ankiety dotyczące ich oczekiwań i potrzeb odnośnie funkcjonowania w czasie pandemii. Badania te powtarzane są co sześć miesięcy i pozwalają na bieżąco weryfikować zmieniającą się sytuację. Wzrost i spadek liczby zachorowań, wprowadzenie nauki zdalnej, luzowanie obostrzeń – wszystkie te czynniki bezpośrednio wpływały na samopoczucie i sposób życia pracowników, a zatem także na ich preferencje dotyczące modelu pracy.
Drugim, równie ważnym źródłem informacji są liderzy zespołów, przekazujący własne spostrzeżenia i uwagi współpracowników.
Istotnym uzupełnieniem są wreszcie nieformalne rozmowy. Wszystkie te kanały informacyjne przynoszą pomysły i sugestie, które pomogły nam udoskonalić organizację pracy.
Elastyczność
Każdy dział w firmie ma inne potrzeby i charakter, a intensywność i zakres kontaktów pomiędzy działami tworzy skomplikowaną sieć zależności. Z tego powodu narzucenie wszystkim tego samego rozwiązania nie jest najlepszym wyjściem. W Colliers postawiliśmy na elastyczność: każdy dział mógł wprowadzić własny system, zachowując jednak ogólne reguły, wspólne dla wszystkich pracowników:
- Minimum jeden dzień w tygodniu wspólnej, stacjonarnej pracy każdego działu.
- Minimum jeden dzień w tygodniu pracy zdalnej dla wszystkich pracowników, których charakter pracy pozwala na takie rozwiązanie.
- Codziennie w biurze powinien być obecny przynajmniej jeden reprezentant każdego działu.
W ramach tak szeroko wyznaczonych ram każdy z działów latem 2021 roku opracował swój system pracy. Następnie plany te trafiły do działu HR, gdzie zestawiono je, by odnaleźć możliwe kolizje czy nieścisłości.
Rozwiązanie to wymagało pewnych kompromisów, choćby ze względu na obowiązujące przepisy odnośnie zachowania dystansu społecznego. Nie może dojść do sytuacji, w której wszyscy pracownicy są w biurze tego samego dnia, a następnego siedziba firmy będzie zupełnie pusta. W pracy hybrydowej niezbędna jest doza otwartości na zmiany. Jeśli plany biznesowe klienta się zmieniły i potrzebne jest np. spotkanie, trzeba wprowadzić korektę do wcześniejszych planów, choćby oznaczało to tymczasowe zawieszenie pracy zdalnej. Kluczowa jest więc hierarchia wartości: planując grafik w pierwszej kolejności bierzemy pod uwagę potrzeby klienta, następnie własnego działu, działów z którymi współpracujemy, wreszcie indywidualne oczekiwania.
Trzy i dwa, czyli model hybrydowy w Colliers
Wewnętrzne badania wykazały, że ok. 5% pracowników zdecydowanie preferuje model pracy stacjonarnej i chce ją wykonywać na co dzień w biurze. Niektóre stanowiska wymagają stałej obecności w siedzibie firmy. Zdecydowana większość dała jednak wyraźny sygnał – praca zdalna ma zbyt wiele zalet, by rezygnować z niej nawet po wygaśnięciu pandemii. Z drugiej strony bezpośrednie spotkania w biurze są niezbędne do utrzymania kultury organizacyjnej firmy i realizacji celów biznesowych. Dlatego zarówno dla firmy jak i dla pracowników najlepszym rozwiązaniem okazuje się system hybrydowy, w którym mniej więcej połowa roboczego tygodnia – dwa lub trzy dni – przypada na pracę w biurze, a pozostały czas na zadania wykonywane w domu.
Nowa normalność
Czy ustalony w ciągu minionego roku model pracy jest już stabilny? Zdecydowanie nie. Na jego kształt wpłynąć zmiana liczby zachorowań – choćby związana z jesiennym i wiosennym przesileniem. Co więcej, obowiązujące w tym względzie przepisy są tymczasowe, zmiany legislacyjne mogą wymusić pewne korekty. Szukamy jednak rozwiązań wykraczających poza bieżące potrzeby, na tyle elastycznych i uniwersalnych, by niezależnie od nadchodzących zmian były stabilną bazą dla pracowników i klientów.
