Powierzchnia biurowa nie powinna generować kosztów, ale być dla organizacji źródłem zysku.
Jeśli spojrzymy na bilans roczny dowolnego dużego przedsiębiorstwa, nieruchomości będą prawdopodobnie figurowały w pierwszej trójce pozycji kosztowych. Tuż za kosztami personelu, technologii i kluczowych procesów biznesowych. W ten właśnie sposób większość organizacji postrzega wszystko, co jest związane z przestrzenią biurową – jako generator kosztów, obciążenie a nie zasób, który można wykorzystać do osiągania założonych rezultatów biznesowych. Tymczasem powierzchnia biurowa czy też szerzej – środowisko pracy – jest potężnym narzędziem, które w wymierny sposób przekłada się na wyniki finansowe. Wykorzystując to narzędzie we właściwy sposób możemy wpływać na poziom motywacji i zaangażowania pracowników, efektywność kluczowych procesów biznesowych i kulturę organizacji. Ale środowisko pracy może stać się takim narzędziem tylko wówczas, gdy jest odpowiednio dopasowane do pozostałych kluczowych zasobów organizacji – ludzi, procesów biznesowych, wykorzystywanych technologii i kultury organizacyjnej, a więc sposobu w jaki funkcjonujemy jako organizacja.
Podejście do projektowania przestrzeni biurowej zmieniło się znacznie od czasów, kiedy wąsko pojmowana efektywność kosztowa i kwestie kontroli nad pracownikiem były decydujące. Nieludzkie powierzchnie open space typu cubicle farm rodem z komiksu o Dilbercie, powoli odchodzą w przeszłość. Oczywiście efektywność kosztowa była i pozostanie istotnym kryterium decyzyjnym w dzisiejszej zglobalizowanej gospodarce, ale podejście polegające na upakowaniu maksymalnej ilości osób na możliwie małej powierzchni na szczęście przestaje dominować. W projektowaniu efektywnych i dobrze funkcjonujących środowisk pracy kluczowe pytanie nie powinno brzmieć jak obciąć koszty, ale jak możemy zmaksymalizować zyski, stwarzając naszym pracownikom środowisko, w którym mogą zrealizować swój pełny potencjał i odnieść sukces. Właściwie zaprojektowane środowisko pracy powoduje wzrost zaangażowania i motywacji pracowników, pomaga usprawnić kluczowe procesy biznesowe oraz wspiera pracę zespołową, obieg informacji i innowacyjność – na przykład poprzez stymulowanie spontanicznych interakcji i dzielenie się wiedzą. Jednocześnie zapewnia możliwość pracy w skupieniu, prywatność, komfort fizyczny i akustyczny oraz dba o potrzeby wynikające z indywidualnego stylu pracy.
Sekret dobrego środowiska pracy to zmiana nie tylko przestrzeni, ale i sposobu myślenia.
Właściwe podejście do przestrzeni biurowej nie polega na poszukiwaniu prostych oszczędności w przeliczeniu ilości metrów kwadratowych na pracownika. Nie chodzi też wcale o inwestowanie ogromnych kwot w tworzenie nowej, olśniewającej designem powierzchni, powalającej na wejściu efektem WOW! Przeciwnie. Wiele dobrze zaprojektowanych przestrzeni, które optymalnie wspierają organizacje z nich korzystające, ma często całkiem skromny i prosty wygląd. Diabeł tkwi tym razem w strategicznej analizie, na której oparte są poszczególne rozwiązania funkcjonalne: właściwy mix przestrzeni do pracy indywidualnej i zespołowej, różnorodność typów przestrzeni wspierająca różne style pracy, dostosowanie palety przestrzennej do specyficznych potrzeb organizacji, ukierunkowanie na wspieranie określonych zachowań, bądź eliminację tego, co nieefektywne i niepożądane. Wreszcie – równie istotne jak sam projekt przestrzeni – odpowiednio przeprowadzony proces zarządzania zmianą.
Tworzenie optymalnego środowiska pracy to przede wszystkim transformacja kulturowa. Zmiana sposobu myślenia i funkcjonowania jest co najmniej równie istotna jak rearanżacja fizycznej przestrzeni. Jak w każdej kuracji, zacząć należy od dogłębnej diagnozy. Stosując podejście Workplace Innovation wychodzimy od zdefiniowania celów biznesowych i ustalenia priorytetów, którymi rządzić się będzie organizacja przyszłego środowiska pracy.
Po określeniu wizji strategicznej, przychodzi czas na fazę diagnostyczno-analityczną, w której badamy obecne wykorzystanie przestrzeni, specyficzne potrzeby poszczególnych zespołów, dominujący w różnych obszarach organizacji tryb pracy, a także kluczowe aspekty kultury i stylu zarządzania firmy. W proces badawczy zaangażowane są wszystkie poziomy organizacji, aby otrzymane wyniki możliwie najwierniej odzwierciedlały jej charakter. Rezultaty tych działań przekładane są następnie na brief strategiczny ze szczegółowymi wytycznymi, dotyczącymi organizacji i aranżacji przestrzeni. Kluczowym elementem rekomendacji jest plan zarządzania zmianą, dzięki któremu można skutecznie przeprowadzić proces kulturowej transformacji. Przeprowadzka lub renowacja biura to znakomity moment na wprowadzenie zmian w naszym sposobie funkcjonowania, usprawnienie nieefektywnych procesów oraz wyeliminowanie zachowań i nawyków, które przeszkadzają wykorzystać pełny potencjał organizacji.
Ale o ile zmienić układ funkcjonalny i wystrój biura jest łatwo, o tyle zmiana kultury organizacji to skomplikowane i wielowymiarowe zadanie, które aby się powiodło, wymaga właściwego zarządzania.
