Przejdź do głównej zawartości Przejdź do stopki

Jak hybrydowy model pracy zmienił nasze biuro? Case study Colliers.

Jak hybrydowy model pracy zmienił nasze biuro? Case study Colliers | Colliers Blog

System elastycznych biurek, aplikacje do zarządzania przestrzenią biurową, salki do spotkań i pracy grupowej , a także technologie umożliwiające spotkania hybrydowe – m.in. o takich elementach trzeba pamiętać projektując powrót pracowników do biur. 

  • W ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy zmieniły się proporcje między funkcjami biura. Przed pandemią przeważał model 70/30 (70% praca indywidualna przy biurku – 30% spotkania), obecnie te proporcje się odwracają.
  • Elastyczne formy pracy istniały w Colliers jeszcze przed pandemią, dlatego wdrożenie hybrydy było dla firmy naturalne.
  • Aby biuro dalej spełniało swoją funkcję i odpowiadało na oczekiwania użytkowników trzeba pamiętać o nowych technologiach – bez nich efektywna praca hybrydowa nie będzie możliwa.

Rozpowszechnienie szczepień na COVID-19 i zniesienie części obostrzeń spowodowało, że biura znów zapełniły się pracownikami. Pomimo zalet pracy zdalnej, ludziom brakuje kontaktu ze współpracownikami, potrzebują przestrzeni do spotkań, wymiany myśli czy poczucia przynależności do organizacji. Odpowiednio przygotowana przestrzeń biurowa daje też lepsze warunki do pracy niż te, które mamy w domach. Hybrydowy system pracy łączy zalety obu wariantów i od kilku lat jego znaczenie rosło, a pandemia tylko ugruntowała przekonanie, że organizacje są w stanie funkcjonować w takim systemie na stałe. Spełnienie oczekiwań pracowników i wdrożenie nowego, hybrydowego modelu pracy w Colliers, wymagało dostosowania biura do nowych funkcji i zasad.

Efektywne biuro – właściwe zarządzanie przestrzenią

Elastyczne formy pracy nie są w Colliers nowością – firma działa w modelu hot desk już od 2014 roku i dysponuje 30 salkami zarówno do pracy indywidualnej, jak i grupowej. Dlatego hybryda stała się dla nas naturalna i doskonale się w tym systemie pracy odnajdujemy. Jak to zrobiliśmy?

  • Elastyczne biurka

Każdy pracownik przed przyjściem do biura rezerwuje biurko, przy którym danego dnia będzie pracował. Ta sama zasada dotyczy salek, z których będziemy korzystać. Rezygnacja z indywidualnych, przypisanych do konkretnej osoby biurek wymagała pewnych kompromisów i zmiany przyzwyczajeń - usunięcie szafek pod biurkami i przechowywanie wszystkich przedmiotów w tzw. lockerach, czyli zamykanych skrytkach.

  • Przemodelowanie przestrzeni

Pracownicy Colliers aktywnie uczestniczyli w procesie ustalania zasad pracy hybrydowej w firmie. Według jednej z nich, każdy zespół przynajmniej raz w tygodniu spotyka się w biurze. Oznaczało to konieczność przemodelowania przestrzeni tak, aby zapewnić odpowiednią ilość miejsca, zapobiec ewentualnym kolizjom, ale też przestrzegać przepisów dotyczących zachowania dystansu.

  • Office App

Zarządzanie mobilnością pracowników może wydawać się trudne, ale dzięki specjalistycznym narzędziom, które dają możliwość rezerwowania biurka, salki, czy miejsca parkingowego jest wręcz odwrotnie. W Colliers od ponad roku stosujemy aplikację Office App, która łączy w sobie wszystkie te opcje, a także daje wiele dodatkowych możliwości, jak rejestracja gości, czy zgłaszanie usterek w biurze. Jest też świetnym źródłem informacji na temat tego ile osób jest danego dnia w biurze i z jakich funkcjonalności pracownicy korzystają najczęściej. To niezwykle cenna informacja na bazie której wiemy, w jakim kierunku biuro powinno się rozwijać w przyszłości

Spotkania hybrydowe – przestrzeń dla nowych technologii

Telekonferencje stały się standardem już dawno. Gdy pracownicy zaczęli wracać do biura Colliers, okazało się, że potrzebujemy nowego rozwiązania, które umożliwi spotkania hybrydowe, podczas których niektóre osoby są w biurze, a reszta online.

Testowaliśmy różne rozwiązania i zdecydowaliśmy się na Yealink MVC 300 i 500, które daje możliwość organizowania spotkania na MS Teams oraz dostarcza dobrej jakości infrastrukturę (przenośne mikrofony, głośnik i kamera). Po pierwszych miesiącach użytkowania wyposażamy kolejne salki w narzędzia do spotkań hybrydowych, a także nasze biura regionalne, aby wszystkie zespoły mogły efektywnie się spotykać w nowej formule. W niektórych sytuacjach np. w warsztatach nie da się jednak zastąpić bezpośredniego kontaktu nawet najlepszymi narzędziami telekomunikacyjnymi; w tej sytuacji optymalne rezultaty daje zgromadzenie pracowników w biurze.

Co na to ludzie? Reakcja na zmiany

Wprowadzenie nowych zasad i formy działania wymaga czasu. Hybrydowy model pracy w Colliers wdrażamy od września br. Niektórzy pracownicy przyjmą zamiany naturalnie, jako nowy model organizacji pracy. Inni nie są tak optymistyczni wobec nowego systemu, ponieważ wymaga z ich strony dodatkowej aktywności i elastyczności – robienia systematycznie rezerwacji i modyfikowania ich w przypadku zmiany planów.

Jednak fakt jest taki, że biura zmieniają swoją funkcję i od tego trendu nie ma już odwrotu. Aby zrealizować cele użytkowników, którzy chcą przyjaznej, wspierającej produktywność i kreatywność przestrzeni do pracy, biura będą wymagały jeszcze większej ilości nowych technologii. W modelu hybrydowym będą musiały konkurować z domem, ale home office nigdy nie zastąpi czegoś nieuchwytnego, co nazywamy „social glue”.

 

Przeczytaj pozostałe artykuły


Related Experts

Malgorzata Michalczyk

Director

Warszawa

Malgorzata joined Colliers in 2008 and took over the Administration Manager position. Before Colliers she gained 5 year experience as office manager in companies from consulting and finance sectors. She specialises in team management, cost and process optimization, IT optimization and other administrative day to day issues.

Zobacz moje wpisy na blogu www.najem.ca | Read my posts on the www.najem.ca blog: http://najem.ca/autor/malgorzata-michalczyk

Pokaż eksperta