Przejdź do głównej zawartości Przejdź do stopki

Jak dbać o najemców?

Jak dbać o najemców | Colliers Blog

Dobre praktyki czyli klucz do sukcesu w zarządzaniu nieruchomością. 

  • Najważniejsze dla zarządcy jest konsekwentne budowanie dobrej relacji, której podstawą jest transparentność i dobra komunikacja: polityka otwartych drzwi.
  • Najemcy zawsze oczekują przede wszystkim bezpieczeństwa i komfortu pracy; zakres tych podstawowych potrzeb staje się jednak coraz szerszy, potrzeby klientów rosną, konieczna jest elastyczność i szybka reakcja na nowe wymagania.
  • Działania integracyjne można pogodzić z polityką bezpieczeństwa sanitarnego – i warto to robić.
  • Strategie ESG w nieruchomościach będą w najbliższych latach odgrywać coraz ważniejszą rolę.

Wyzwania - czyli jak to zrobić dobrze?

Zarządca dużego budynku biurowego musi brać pod uwagę potrzeby kilku lub kilkunastu najemców o różnym profilu działalności, odmiennie rozwiązujących np. kwestie pracy zdalnej, organizacji przestrzeni biurowej czy spotkań z gośćmi spoza firmy. Różnice te stały się szczególnie widoczne w ciągu ostatnich dwóch lat.

W tej sytuacji podstawą jest polityka otwartych drzwi, regularny kontakt zainteresowanych stron i wczesne wyjaśnianie potencjalnych problemów. W zarządzaniu katowickim biurowcem .KTW I od początku przyjęto cykliczność spotkań jako podstawową zasadę współpracy. Odbywają się one przynajmniej dwa razy w roku, a ponadto organizowane są zawsze wtedy, gdy wymaga tego sytuacja mogąca oddziaływać na funkcjonowanie najemców. Tak było np. po nawalnych opadach deszczu, które w 2019 roku spowodowały podtopienia w okolicy i zalania wielu budynków w Katowicach, w tym garażu biurowca .KTW I. Szybka i adekwatna reakcja zarządcy jest dla najemców bardzo ważna, pomaga budować zaufanie.

Z powodu ograniczeń epidemiologicznych w ciągu ostatnich dwóch lat rozmowy twarzą w twarz trzeba było zastąpić telekonferencjami, ale ich częstotliwość się nie zmniejszyła. Dzięki tym spotkaniom najemcy na bieżąco poznają stopień zasiedlenia budynku oraz nowe osoby, które dołączyły do społeczności .KTW i są na bieżąco informowani o kwestiach organizacyjnych, finansowych czy technicznych. Także w innych dziedzinach – np. bezpieczeństwa pożarowego – nie ograniczamy się do minimów wyznaczonych przez przepisy; organizujemy szkolenia i ułatwiamy najemcom bezpośredni kontakt z inspektorem ds. ochrony przeciwpożarowej. Coroczne badania satysfakcji najemcy pokazują, że to zaangażowanie daje efekty i poprawia relacje w obiekcie. Badania, oceny, a szerzej - pozyskiwanie informacji zwrotnych to niezwykle ważny element pracy zarządcy, pozwalający na lepsze dostosowanie do indywidualnych potrzeb klientów.

Dobre praktyki w biurze

Każdy obiekt jest inny, różnią się też potrzeby klientów, a zarządca musi każdy przypadek traktować indywidualnie. Nie znaczy to, że dobre rozwiązania trzeba zawsze wymyślać od podstaw. Już w początkowym okresie pandemii specjaliści z Colliers przygotowali zestaw narzędzi – procedur, praktycznych sposobów działania i porad. Wobec nowej i niełatwej sytuacji była to znacząca, ekspercka pomoc zarówno dla zarządców, jak i dla samych najemców. Obecnie większość tych dobrych praktyk dotyczących. m.in. stosowanych oznaczeń, częstotliwości przeprowadzanych dezynfekcji czy sprzątania stała się obowiązującym standardem. Powstał też poradnik „Bezpieczne biuro” z bardzo aktualnymi wskazówkami dotyczącymi powrotu pracowników z home office  i zapewnienia dobrostanu w miejscu pracy. To kolejne wyzwania, które wkrótce czekają zarządców budynków biurowych.

Społeczność

Pandemia na kilkanaście miesięcy ograniczyła możliwość organizowania wydarzeń integracyjnych, na które zarządcy Colliers kładą nacisk, pomagając w tworzeniu więzi między pracownikami wszystkich firm mających swoje siedziby w budynku. Od początku też liczy się współudział samych zainteresowanych. Z inicjatywy właściciela budynku .KTW, firmy TDJ Estatejuż w 2019 roku zorganizowane zostało głosowanie w ramach Budżetu Partycypacyjnego. To nie zarządca, ani szefowie firm wynajmujących biura, ale sami pracownicy mogli zdecydować, co jest dla nich interesujące i atrakcyjne. Masaże relaksacyjne, warsztaty świąteczne, Dzień Kobiet połączony z beauty warsztatami, porady dotyczące aktywności w pracy czy słodkie i owocowe poczęstunki – to tylko niektóre z dobrze przyjętych pomysłów wybranych głosami społeczności .KTW.

W 2022 roku po wymuszonej przerwie wracamy powoli do takich akcji. Cały czas trwa też zaangażowanie w działania charytatywne i na rzecz lokalnej społeczności, od zbiórki krwi przez wsparcie dla schroniska, czy w ostatnim czasie – zbiórka i przekazanie środków pieniężnych na wsparcie potrzebujących z Ukrainy. Dowodzi to, że nawet w okresie obowiązywania najsurowszych ograniczeń sanitarnych lub w odpowiedzi na potrzeby społeczne można z powodzeniem realizować integrujące działania, zarówno w dużych, jak i małych budynkach biurowych. Społeczna odpowiedzialność i zaangażowanie, w tym inwestowanie w kapitał ludzki, zdrowie i bezpieczeństwo to jeden z filarów polityki ESG (skrót od  Environmental, Social, Corporate Governance), która zyskuje na znaczeniu w podejściu do biznesu, zarówno po stronie najemców, jak i inwestorów.

 

Przeczytaj pozostałe artykuły


Related Experts

Justyna Bociaga

Property Manager

Katowice

2016 - 2018 - Acting Shopping Centre Manager -  CUSHMAN & WAKEFIELD

2014 - 2016 - Marketing Manager (Shopping Centre) -  DTZ/CUSHMAN & WAKEFIELD

2008 - 2014  - Marketing Assistant, Assistant  (Shopping Centre) - MAYLAND REAL ESTATE

Pokaż eksperta