Ga naar de hoofdinhoud Ga naar voettekst

De perfecte balans tussen kantoor en thuis

collega's hebben een vergadering op kantoor
Meer dan 80 procent van de Nederlanders wil ook na de intelligente lockdown minimaal één dag per week thuis blijven werken, blijkt uit ons recente onderzoek. Sommige bedrijven ontdekten de afgelopen maanden zelfs dat ze het kantoor helemaal niet nodig hebben. Het Financieel Dagblad portretteerde het verhaal van drie ondernemingen die de huur van hun kantoor hebben opgezegd. Het gaat om softwarebedrijf Typeqast, streamingplatform Jet-Stream en digitale zorginstelling Ksyos.

Alle drie de bedrijven komen uit een branche waar nagenoeg al het werk digitaal gaat. Ze kunnen hun kantoor makkelijk missen zonder productieverlies. Voorlopig zijn ze daarin wel een uitzondering. Ksyos is met 115 medewerkers veruit de grootste van de drie. Bij elkaar opgeteld gaat het slechts om een fractie van alle Nederlandse kantoorbanen die nu 100% ‘thuisbanen’ worden. Van een massaal afscheid van kantoor is geen sprake. Het kantoor biedt te veel wat thuiswerken niet kan vervangen.

Tijd, aandacht en goede afspraken
In de media wordt vooral gesproken over de voordelen van thuiswerken, zoals minder files en een betere werk-privébalans. Als er al nadelen worden uitgelicht, dan zijn ze vooral van praktische aard. Denk aan problemen met het inloggen op het bedrijfsnetwerk of haperingen tijdens het videobellen. Veel minder gaat het over nadelen van menselijke aard. Wat voor effect heeft het thuiswerken op ons (emotioneel) welzijn, het gevoel van betrokkenheid bij ons werk, onze collega’s en het bedrijf? Hoe zorgen we ervoor dat we niet alleen doen wat we moeten doen, maar daar ook nog steeds plezier in hebben?

Met wat tijd, aandacht en goede afspraken is dat allemaal haalbaar. Vijf tips voor de perfecte werkbalans tussen thuis en kantoor:

1. Wees duidelijk en volledig in alle communicatie

Een van de belangrijkste drijvers van goede samenwerking is communicatie. Duidelijke afspraken daarover zijn essentieel. Zorg ervoor dat je als team op gezette tijden overleg met elkaar hebt en bespreek tijdens dit overleg de zaken die door alle teamleden gehoord moeten worden. Is een van de teamleden verhinderd en kan de bespreking niet wachten, zorg dan dat dit teamlid later alsnog persoonlijk geïnformeerd wordt.

2. Zorg voor de juiste tools voor iedereen

Samenwerken met alleen toegang tot e-mail en een standaard Microsoft Office pakket volstaat niet meer. Wat je nodig hebt zijn de juiste tools. Denk aan Teams, Zoom, Trello, Mirro, Canvas en Whiteboard. Voorkom dubbel werk, miscommunicatie en frustratie door als team eerst te bepalen welke digitale hulpmiddelen het beste aansluiten bij jullie werkzaamheden. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde tools, maar ook dat iedereen ermee kan werken.

3. Creëer een ‘etiquette’ voor digitale ontmoetingen

Virtueel contact is niet hetzelfde als een fysieke samenkomst. Er is een verschil in de verwerking van informatie in de hersenen. Dit heeft een direct effect op samenwerking. Creëer daarom een etiquette voor digitale teamontmoetingen. Zoek naar een goede frequentie waarbij je de balans vindt tussen kwantiteit en kwaliteit. Hou je aan de begin- en eindtijd. Komt niet alles aan bod? Plan dan een vervolgafspraak. Ga zeker niet door wanneer één of meerdere deelnemers niet langer deel kan nemen.

4. Houd ruimte voor sociale interactie

Uit onderzoek blijkt dat we ook na de coronacrisis graag meer thuis zouden werken. Toch is er zeker nog behoefte om naar kantoor te komen, vooral om elkaar te ontmoeten. Dat is belangrijk voor het gevoel ergens deel van uit te maken, met collega’s een band op te bouwen en te onderhouden. Virtuele samenkomsten kunnen dat niet vervangen. Als we minder op kantoor komen, vraagt dit om een aanpak die past bij de cultuur van het bedrijf en specifiek die van het team. Als je als team een dag hebt waarop je op kantoor komt, plan deze dan niet helemaal vol met werksessies, vergaderingen en andere zakelijke activiteiten. Houd ruimte voor sociale interactie. Veel goede ideeën ontstaan spontaan, bij de koffieautomaat of de printer. Heb het regelmatig over (gemeenschappelijke) interesses of andere niet aan werk gerelateerde onderwerpen. Humor, succes en verlies zorgen allemaal voor verbinding.

5. Blijf inzetten op de bedrijfscultuur

Bedrijfscultuur wordt met de dag belangrijker voor een werkgever. Het speelt namelijk een cruciale rol bij de afweging of een medewerker voor een organisatie wil (blijven) werken en zich verbonden voelt met de organisatie en de collega’s. Zeker voor de jongere generaties. Normaal gesproken wordt cultuur het sterkst ervaren op kantoor of in de nabijheid van collega’s. Hoe meer je op afstand van elkaar werkt, hoe moeilijker het wordt om dat gevoel vast te houden. Dit zit in alle hiervoor genoemde tips verwerkt. Zorg ervoor dat alles wat voorheen een belangrijk onderdeel uitmaakte van de bedrijfscultuur terugkomt in de afspraken die je met elkaar maakt over werken op afstand.

Ga niet voorbij aan het menselijke aspect     
Werken lijkt tegenwoordig kinderlijk eenvoudig: geef ons een laptop, zorg voor internetverbinding en we kunnen aan de slag. Maar dan gaan we volledig voorbij aan het menselijke aspect. We moeten nieuwe afspraken maken over hoe we als team samenwerken en wat we daarvoor nodig hebben van elkaar. Cultuur, tools en communicatie vormen de rode draad. Leg de afspraken vast in een teammanifest. Zo zorg je voor de perfecte balans tussen thuis en kantoor.

Wat betekent meer thuiswerken voor uw huisvesting, uw medewerkers en de totale behoefte aan kantoorruimte van uw organisatie? Het vaststellen van de nieuwe balans tussen thuis- en kantoorwerken is daarvoor bepalend. Wij kunnen u helpen invulling te geven aan de nieuwe werkelijkheid. Dat doen we onder andere met onze CIAO app, die ontwikkeld is om de kantoorbezetting veilig te regelen. Meer informatie vindt u op deimpactvanthuiswerken.nl.