Ga naar de hoofdinhoud Ga naar voettekst

Hybride werken vraagt hybride dienstverlening

jongen opent pakketje op thuiswerkplek

Jarenlang gingen innovaties binnen het facilitaire werkveld stapsgewijs. Veranderingen in onze manier van werken zijn door de coronacrisis in een stroomversnelling terecht gekomen. Thuiswerken en samenwerken op afstand werden de regel, niet de uitzondering. Organisaties en hun medewerkers hebben ontdekt dat dat veel voordelen biedt. Zoveel zelfs, dat medewerkers na de pandemie graag één dag meer thuis blijven dan ervoor. Dat zijn in totaal ongeveer twee dagen per week.

Thuiswerken is niets nieuws. Toch was het faciliteren van werken tot vorig jaar nog altijd sterk gericht op het kantoor. De definitief nieuwe manier van werken vraagt om meer aandacht voor andere werkplekken, ook tussen kantoor en thuis. Bijvoorbeeld een flexwerkplek, hotellobby of koffiebar. De werkweek wordt straks verdeeld over meerdere locaties: het ‘hybride werken’. 

Dat heeft gevolgen voor de bedrijfshuisvesting. Is er op kantoor meer plek nodig voor ontmoeting en samenwerking? Of kunnen we met minder ruimte af, omdat dit wordt opgevangen door andere werklocaties? Zulke afwegingen vormen de eerste stap in de nieuwe huisvestingsstrategie. De tweede is hoe je de nieuwe balans in verschillende werkplekken goed kunt ondersteunen. Vijf hybride uitdagingen en vijf facilitaire antwoorden:

1. Werken buiten het kantoor vraagt om facilitaire abonnementen
Het kantoor blijft bestaan, maar niet iedereen werkt er altijd. Er moet nu nagedacht worden over de dienstverlening op meerdere plaatsen onder verschillende omstandigheden. Op een flexkantoor is dat vaak uitstekend geregeld, maar op de thuiswerkplek is er nog veel winst te behalen. Denk aan het voorzien in een ergonomische werkplek, goede internetverbinding of gezonde catering tijdens digitale evenementen.

Er komen daarnaast nieuwe diensten voor de thuiswerker aan. Denk aan lunch- en fruitbezorging of het schoonmaken van de werkplek. Dat kan met flexibele abonnementsvormen, zodat de medewerker meer keuzevrijheid krijgt over de planning en invulling. Bovendien stelt het medewerkers in staat om lokale ondernemers te steunen wat past bij de duurzame ambitie van veel ondernemingen. Facilitaire dienstverleners moeten gestimuleerd worden mee te denken hoe zij hun oplossingen kunnen aanbieden voor kantoor, thuis en op andere plekken. Faciliteren kan ook buitenshuis door afspraken te maken met lokale ondernemers of vestigingen van landelijke ketens, zoals copyshops, stomerijen, koffietentjes en lunchrooms. Medewerkers kunnen daar op rekening printen, hun werkkleding laten wassen of met korting koffie halen en lunchen. 

Vernieuwend, revolutionair? Eigenlijk helemaal niet, in België zijn de maaltijd cheques als onderdeel van het beloningspakket al jaren de standaard voor veel bedrijven. Met maaltijd cheques kunnen de medewerkers buiten het kantoor lunchen of in de supermarkt hun boodschappen betalen. Facilitaire service abonnementen zijn het antwoord op hybride werken buiten kantoor.

2. Een wisselende kantoorbezetting vraagt om flexibele dienstverlening
Door hybride werken gaat de kantoorbezetting schommelen. Het is een uitdaging om de dienstverlening daar op af te stemmen. Een oplossing is het spreiden van kantoorbezoek door het toewijzen van kantoordagen aan bepaalde teams of een reservingsapp met een maximumcapaciteit. Toch zullen veel bedrijven daar niet voor kiezen, omdat reguleren niet erg hybride is.

Een goed alternatief is om dienstverlening op te schalen op drukke dagen en af te schalen op rustige dagen, zoals een onbemande receptie op vrijdag. Daarvoor zijn verschillende pakketten nodig die samenhangen met de verwachte bezetting. De makkelijkste manier om dit te doen is op basis van de gemiddeld waargenomen bezetting op een bepaalde werkdag. Een effectievere manier is om dit voor elke dag in het jaar afzonderlijk vast te stellen.

Dit vraagt om goede data, met behulp van een smart building die dankzij verschillende technologieën dagelijks de bezetting en het gebruik nauwkeurig registreert. Smart buildings zijn na de coronacrisis geen overbodige luxe meer, maar een noodzakelijk middel om de huisvesting en dienstverlening perfect te kunnen organiseren.

3. Ontmoeten en samenwerken op kantoor, vraagt om programmeren van het kantoor
Het kantoor wordt een plek voor werkzaamheden die je er beter kunt doen dan thuis: ontmoeten, vergaderen, samenwerken en relaties ontvangen. Deze activiteiten moeten ondersteund worden. Er zijn daarvoor voldoende geschikte ruimtes nodig, inclusief bijbehorende voorzieningen. Denk aan ontvangst, catering, (wisselende) inrichting en technische ondersteuning.

Facility managers spelen een verbindende rol in het organiseren van deze activiteiten. Zij combineren werkplek, dienstverlening en hospitality om een totale medewerkersbeleving te bieden, zowel op kantoor als daarbuiten. Door het hybride werken wordt het noodzakelijk om bij de inrichting van het kantoor en werkplekken ook de facilitaire dienstverlening mee te nemen in het ontwerp. Voor facility managers betekent dit dat zij het gebouw gaan programmeren in het gebruik van ruimtes en het aanbieden van activiteiten.

4. Welzijn en gezondheid vraagt garanderen van de veilige werkplek
Welzijn en gezondheid van medewerkers zijn altijd al belangrijk geweest, maar worden door hybride werken een grotere uitdaging. Thuiswerkers zitten vaak de hele dag op dezelfde plek, achter de laptop en krijgen weinig beweging. Het is ook moeilijker voor de werkgever om een verandering in de mentale gezondheid te signaleren. Dat vraagt extra aandacht.

Bij de (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor is het bieden van een veilige werkplek de eerste cruciale stap. Schoonmaak was jarenlang een bezuinigingspost maar is nu een basis randvoorwaarde voor werken op kantoor. Werknemers zijn zich meer dan ooit bewust van hygiëne. Ze zullen daar meer inzicht in willen. Ook daarvoor is een smart building een belangrijk middel. Facility managers kunnen daarnaast een belangrijke rol spelen door het aanbieden van gezonde voeding op kantoor en via lokale voorzieningen en het aanbieden van verschillende (sportieve) activiteiten. Dat is niet alleen het terrein van facility managers, maar ook van human resources. Zij kunnen elkaar hierin versterken.

5. Medewerkersbetrokkenheid vraagt om actieve community building
Door het hybride werken is het niet meer nodig om altijd naar kantoor te komen. Dat is nadelig voor de medewerkersbetrokkenheid. Het blijft belangrijk dat collega’s elkaar regelmatig zien en het kantoor speelt daarin nog steeds de hoofdrol. Dat verandert van een plek waar je móet zijn naar een plek waar je wílt zijn. Het wordt een clubhuis dat past bij de verschillende leefstijlen van de medewerkers, een mix van werkplekken, vormgeving, voorzieningen en evenementen. Het is een omgeving waar je de bedrijfscultuur ervaart, de teamrelaties versterkt en waar je ook nog gewoon heel goed en fijn kunt werken.

Facility managers kunnen betrokkenheid stimuleren door de organisatie van kennisbijeenkomsten, sociale evenementen en andere groepsactiviteiten. Uitdaging wordt om dit ook door te vertalen buiten de muren van het kantoor. Activiteiten worden daarom vaak hybride georganiseerd met behulp van online mogelijkheden. Facility managers gaan hiervoor meer samenwerken met de marketing- en communicatieafdeling. 

De gelukkige medewerker
De definitieve doorbraak van het hybride werken vraagt om een nieuwe huisvestingsstrategie van organisaties. Dienstverlening is er niet meer alleen voor het kantoor, maar moet zich aanpassen aan verschillende plekken, bezettingen en activiteiten. Een goede en veilige werkomgeving vormt nog altijd de basis, maar het speelveld van facility management is groter geworden. Welzijn, gezondheid, medewerkersbetrokkenheid, ontmoeting en samenwerking vragen meer aandacht. Daarvoor zullen facility management, ontwerpers, human resources, marketing en communicatie steeds meer samenwerken met elkaar. Met als einddoel: de gelukkige medewerker.


Related Experts

Denise Hoogendoorn

Head of Facility Management Consultancy

Rotterdam

Binnen Colliers ben ik verantwoordelijk voor de afdeling Facility Management Consultancy en werk ik voor klanten in Nederland en EMEA. Ik adviseer mijn klanten op uiteenlopende facilitaire en huisvestingsvraagstukken, zoals inrichting van de facilitaire dienstverlening, begeleiding van uitbestedingstrajecten, inrichting van de facilitaire organisatie, benchmarks, hospitality, klanttevredenheid, duurzaamheid en  circulariteit.

View expert