Ga naar de hoofdinhoud Ga naar voettekst

De goede kantoortuin is een hofje


Maandagavond bleek uit het KRO-NCRV programma De Monitor dat kantoortuinen leiden tot vermoeidheid en concentratieverlies en daardoor mogelijk tot meer verzuim. Dat blijkt althans uit een rondgang onder ruim negentig leden van de NVAB, de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde. Deze klachten zijn niet exclusief voor de kantoortuin op zich, ze verschijnen bij alle slechte werkomgevingen.

 

De kantoortuin moet een menselijke maat hebben, herkenbaarheid van je team, keuzevrijheid bieden voor de medewerker en plekken met gegarandeerde stilte en focus. De goede kantoortuin is daarom een hofje. Een hofje is een binnenplaats of binnentuin met daar omheen gelegen een aantal woningen: het is open, is gedeeld maar heeft ook een menselijke maat.

 

Goed of slecht
En omdat een bron geen bron is: de tien slechtst scorende werkomgevingen van de wereld zijn allemaal open kantooromgevingen. De resultaten van het meest robuuste onderzoek naar de beleving van werkomgeving is – op basis van de grootste dataset en meeste respondenten – Leesman. Dit heeft met 627.843 respondenten in meer dan 4.403 gebouwen in 93 landen de beste dataset om conclusies uit te trekken. Hieruit blijkt ook dat negen van de tien best scorende werkomgevingen open kantooromgevingen zijn.

Zoals altijd is de waarheid genuanceerd en eigenlijk ook erg simpel. Je kunt een werkomgeving goed of slecht ontwerpen, ook een kantoortuin.Dit wordt ook onderstreept door onderzoek van de vakvereniging Facility Management Nederland (FMN). Deze deed in 2018 onderzoek naar de optimale bezetting van een kantooromgeving. Conclusie is dat er geen correlatie bestaat tussen bezettingsgraad en tevredenheid. Een goed ontworpen werkomgeving kan meer drukte aan dan een slecht ontworpen kantooromgeving. 

 

Variëteit aan werkplekken
Wat is dan de succesfactor van een wel goed werkende open werkomgeving? Ook hier zijn de onderzoeksresultaten helder: keuzevrijheid en variëteit aan werkplekken. In open omgevingen met vaste werkplekken zonder alternatieve plekken om rust op te zoeken zegt maar 32% productief te kunnen werken. In open werkomgevingen met keuzevrijheid van werkplekken en diversiteit in aanvullende rustige werkplekken zegt 74% productief te kunnen werken. Heb je in jouw kantoortuin geen ‘escape’ om op te zoeken wanneer je je wilt concentreren, dan wordt het inderdaad tijd om aan de bel te trekken bij je werkgever om deze te verbeteren.


Maar waarom een kantoortuin, zou je je kunnen afvragen. Antwoord is dat de uitdagingen van deze tijd niet meer zijn te beantwoorden met specialisten die in een kamertje aan een vraagstuk zitten te werken. Deze tijd vraagt om een opgavegerichte manier van werken in teams die samen zijn gesteld uit medewerkers met verschillende disciplines, die korte verbeterrondes kennen voor innovatie en het werken aan oplossingen. Deze teams werken het beste als ze bij elkaar zitten, voor de samenwerking maar nog belangrijker voor de teambeleving, de kracht om samen een probleem op te lossen.

 

Bij toeval
Terug naar kamers is contraproductief als werkomgeving. Negatief voor de samenwerking en teamcohesie maar vooral een doodsteek voor de innovatie en vooral de serendipiteit. Serendipiteit is het vinden van iets onverwachts en bruikbaars, terwijl je op zoek bent naar iets anders. De aanname is dat slimme, voorbereide mensen beter in staat zijn om ontdekkingen te doen bij toeval. De Amerikaanse onderzoeker Julius Comroe omschrijft dit als “het zoeken naar een speld in een hooiberg en eruit rollen met een boerenmeid”.

De aanval moet gericht zijn op alle slechte kantoren van Nederland en niet alleen op de kantoortuin als rode lap. Het probleem ligt naar mijn mening niet bij de kantoortuin, maar hoe we ze ontwerpen. De goede kantoortuin heeft een menselijke maat, biedt herkenbaarheid van je team, biedt keuzevrijheid en plekken met gegarandeerde stilte en focus. 

 
- Menselijke maat is de groepsgrootte waarbij je je onderdeel voelt van de groep, een thuisbasis voor je team.
- Keuzevrijheid is een verworvenheid van de moderne medewerker, de werkplek kunnen kiezen die past bij je werkzaamheden en werkstijl. De stilte opzoeken als je deze nodig hebt. De beste garantie op stilte is het spreiden van lawaai. Het lawaai wat er niet is hoef je dan ook niet te isoleren.
- Stilte is meer dan het ontbreken van lawaai. Het heeft een positieve invloed op creatief denkwerk en besluitvormingsprocessen. Contemplatie betekent letterlijk “het scheiden van iets uit zijn omgeving”. Op de werkomgeving gaat het er om je te kunnen onttrekken aan de dagelijkse kantoordynamiek om zaken te overdenken, te beschouwen en te doorgronden om tot nieuwe inzichten te komen.


De goede kantoortuin is dus een hofje.