Ga naar de hoofdinhoud Ga naar voettekst

12 tips om als team van thuis uit samen te werken

Nieuwe, goede werkgewoonten dankzij Covid-19

Als specialist in kantoorinrichting weet Colliers als geen ander dat de werkomgeving een plaats moet zijn waar mensen zich goed en gemotiveerd voelen, efficiënt kunnen samenwerken maar ook voldoende stille ruimte hebben om alleen te werken. De coronacrisis verplicht bedrijven ertoe om hun bestaande werkgewoonten aan te passen en telewerken meer dan ooit tevoren aan te moedigen. 

Thuiswerken op zich is geen nieuw fenomeen, maar volledige teams die tegelijkertijd van op afstand werken, is dat wel. Veel telewerksystemen staan vandaag nog niet op punt. Daarom is dit het uitgelezen moment om dit systeem te optimaliseren. Dit betekent dat het thuiskantoor nu, en wellicht ook in de toekomst, onderdeel wordt van de ‘werkomgeving’.

Bovendien is het ontzettend belangrijk om ervoor te zorgen dat teamleden niet geïsoleerd raken. Met behulp van de recentste technologieën, kunnen we van op afstand met elkaar in contact blijven en uitgroeien tot een efficiënt, telewerkend team. Om als team van thuis uit te werken, geeft Colliers 12 tips die voor telewerkers van pas kunnen komen.

1. Telewerkbeleid 
Als organisatie is het belangrijk een ‘telewerk policy’, of beleid in verband met thuiswerken, te hebben. Op die manier weten alle werknemers wat ze mogen, kunnen of moeten doen van thuis uit. Mag je bijvoorbeeld thuiswerk, in normale omstandigheden, combineren met de oppas van een al dan niet ziek kind? Moet je dezelfde werkuren hanteren of mag je heel vroeg starten en/of later starten en later eindigen? Bovendien is het cruciaal om de richtlijnen jaarlijks te herzien zodat ze up-to-date en accuraat blijven.

2. Sociaal contact
Om de work-life balans evenwichtiger en productiever te maken, hebben mensen sociale interacties nodig. Het belang van gesprekken tussen collega’s mag niet verwaarloosd worden. Dagelijkse interactie tussen collega’s zou isolement namelijk helpen voorkomen.

3. Werk activeren
Als collega’s elkaars beschikbaarheden kennen, agenda’s delen en deadlines vastleggen, kunnen er teamgesprekken of virtuele ‘stand-ups’ ingepland worden. Op die manier kan het werk van op afstand geactiveerd worden.  

4. Technologie
Om van op afstand in contact te blijven met collega’s en klanten is het een goed plan om gebruik te maken van erkende, goedgekeurde verbindingen en krachtige communicatie- en documentsoftware zoals Slack, Skype, Teams, Google-docs, Salesforce, Chatter, Quip, Hive, DropBox, etc.

5. Videoconferenties
Tegenwoordig is elke laptop uitgerust met een camera. Iedereen kan dus deelnemen aan videoconferenties. Teamgesprekken met camera bevorderen niet enkel het verbondenheidsgevoel tussen de teamleden, maar ze verhogen ook de productiviteit van de vergaderingen. Het beste is om van videoconferenties met camera een vaste regel te maken.

6. Vergaderingen
Het is slim om ook voor elke videovergadering duidelijke agendapunten vast te leggen. Enkel zo kan de vergadering efficiënt verlopen zonder kostbare tijd te verliezen.

7. Verplichtingen
Als een volledig team gaat telewerken, draagt iedereen een zekere verantwoordelijkheid. Het is belangrijk om afspraken en verplichtingen na te komen en om transparant te communiceren. Dat schept vertrouwen. 

8. Managementpraktijken 

Het is een goed idee om te blijven communiceren over de doelen en initiatieven van het bedrijf. Zo blijft het volledige team op de hoogte van de groepsdoelstellingen en of deze al dan niet worden gerealiseerd.

9. Tijdschema & inrichting werkruimte
Om afleiding te vermijden is het een goed idee om een persoonlijk tijdschema op te maken met werk- en ontspanningsmomenten. Ook is de keuze van werkruimte enorm belangrijk. De voorkeur gaat naar een ruimte die afgezonderd is van andere huisgenoten, een aangename (natuurlijke) verlichting heeft, een comfortabele bureaustoel bevat en een snelle internetverbinding biedt. 

10. Werk en privé gescheiden
Thuiswerken kan ertoe leiden dat de grenzen tussen werk- en privéleven vervagen. Om die reden is het uiterst belangrijk om regels op te stellen over de indeling van een thuiswerkdag. 

11. Persoonlijk welzijn

Het is belangrijk om ook van thuis uit belang te hechten aan persoonlijk welzijn door voldoende pauzes in te lassen, uitgerust te zijn en – indien mogelijk – tussendoor eens een luchtje te scheppen. 

12. Innovatie
De manier waarop organisaties vandaag telewerken kan zeker nog verbeteren. Nu is het uitgesproken moment om op zoek te gaan naar innovatieve ideeën die thuiswerken voor de toekomst kunnen optimaliseren. 

 

Related Experts

Annick Vandenbulcke

Head of Occupier Advisory | Managing Director

Brussel (Colliers)

As Head of Occupier Advisory I help clients to develop real estate solutions that support their business strategy. Wheather they want to improve their image, optimize their finances, support growth or create a cultural change, their real estate can help achieve these challanges.  With a large experience in workplace strategy, tenant representation and office fitout I can provide advice throughout the whole real estate process. 

Ontmoet onze expert