Ga naar de hoofdinhoud Ga naar voettekst

Case: FedEx

fedex_ZI8A8172HDR_1560x1040px

THE CONTEXT
FedEx beschikte vroeger over drie kantoren in totaal: een kantoor van TNT en twee andere kantoren voor FedEx. Het bedrijf wilde alle kantoren integreren om iedereen samen te kunnen laten werken. Uit een survey die FedEx over het oude kantoorgebouw gehouden heeft bij zijn werknemers, bleek dat er enkele dingen beter konden. Aan de hand van deze resultaten, had FedEx meer inzichten in wat er moest veranderen in hun nieuwe kantooromgeving. Oorspronkelijk vond FedEx geen geschikt gebouw om naartoe te verhuizen. Ze hadden dus gedacht aan een nieuwbouwproject waarvoor ze de hulp van Colliers hadden ingeroepen. Toen ze beslist hadden om zich op een nieuwbouwproject te richten, vond FedEx toevallig een geschikt kantoorgebouw. Het gebouw was wel wat verouderd en was ingedeeld volgens de vroegere manier van werken, meer bepaald met veel gangen en aparte kamers. FedEx heeft toen beroep gedaan op Colliers International voor een ‘refit’ van het gebouw. Colliers heeft zich dus gefocust op het moderniseren van het gebouw rekening houdend met de wensen van FedEx. 

THE PROJECT
Voor het project heeft FedEx met negen Europese partijen gesproken. Colliers sprong er voor hun project in België en Nederland bovenuit. Een groot pluspunt was dat Colliers snel kon schakelen tussen de projecten in de twee buurlanden. In april 2019 ondertekende FedEx het contract met Colliers voor de ‘refit’ van het kantoorgebouw. De oplevering van het gerenoveerde gebouw vond plaats op 10 maart 2020. 
Door problemen bij de overname van het gebouw, is Colliers pas in januari 2020 aan de werken kunnen beginnen. 

FedEx: ‘Doordat Colliers pas na de kerstvakantie is kunnen beginnen aan de werken, had het project al van bij start vertraging opgelopen. Toch is Colliers erin geslaagd – door dag en nacht met zijn teams te blijven doorwerken – om het project tot een goed einde te brengen. Het was ontzettend knap van Colliers om het project binnen de afgesproken tijdspanne af te krijgen en dus met andere woorden de opgelopen achterstand volledig in te halen.’
Na een gesprek met de mensen van FedEx, wist Colliers exact wat de nodige vernieuwingen moesten inhouden. Dit was voornamelijk een werkplek die drie concepten (zie punt 1, 2 en 3 hieronder) combineert in een gezonde werkomgeving. Om deze gezonde sfeer te creëren deed FedEx voor Colliers ook al beroep op zijn eigen ‘Facility team’. Deze mensen hebben ervoor gezorgd dat we een yogazaal, bibliotheek, binnentuinen, twee restaurants, werkcafetaria’s en ‘ramblas’, drukke ontmoetingsgangen, die uitkijken op de binnentuinen, hebben geïnstalleerd. 

fedex_ZI8A8871_155x233px fedex_ZI8A8864_349x233px Fedex_ZI8A8874_349x233px

Fedex_ZI8A8643HDR_350x233px fedex_ZI8A9895_155x233px fedex_ZI8A9135HDR_349x233px

     
De nieuwe kantoorruimte moest voor
namelijk aangepast zijn aan deze elementen:

  1. Aparte kantoren voor managers en directeurs;
  2. ‘Agile scrum’: open IT-omgeving (geen aparte ruimten) om in groepen van 4, 6 of 9 personen te werken. Het zijn eigenlijk eilanden van vier bureaus tegen elkaar. Aan het hoofd van de tafel zit dan iemand die de vergadering leidt. Tussen twee van deze eilanden kan je een gordijn sluiten om op een rustige manier een videoconferentie te houden. Groepen van maximum 10 personen kunnen hier samenwerken;
  3. Open ruimten voor 6-12 mensen tegelijkertijd. Deze open ruimten worden van elkaar gescheiden door de kantoren van de managers of directeurs. Deze ruimten zijn ‘touchdown plekken’: plekken waar je één tot twee uur kunt werken (tussen vergaderingen door of als je iets komt ophalen op kantoor);
  4. Belhokjes om telefoontjes te plegen; 
  5. Twee soorten vergaderzalen met aangepast meubilair:

a. Zalen die meer voor informele afspraken gebruikt kunnen worden met comfortabele zeteltjes of aangename zitzakken; 
b. Traditionele zalen met tafels en stoelen die meer geschikt zijn voor formele meetings en gesprekken; 

 fedex_ZI8A8444Edit_349x233px fedex_ZI8A8452_349x233px fedex_ZI8A8529HDR_349x233px

  • Overal zijn elektrische contacten aangelegd zodat je overal elektronisch aangesloten kan zijn;
  • Meer lucht in de kantoorruimte om de werknemers een ideale werkomgeving te bieden;
  • Alles werd aangepast aan de huisstijl van FedEx.

Colliers heeft tijdens het project in Brussel ‘design’ en ‘project management’, ook geholpen bij de ‘werplekstrategie’ van FedEx. Dit heeft Colliers onder andere gedaan met behulp van een ‘werkplekspel’ voor de medewerkers. Colliers liet de 600 medewerkers van FedEx in groepjes van 100 langskomen om hen uit te leggen hoe ze de nieuwe kantoorruimte optimaal kunnen benutten. 
  
THE SOLUTION
Colliers heeft de nieuwe kantooromgeving van FedEx volledig naar wens kunnen inrichten. De werknemers hebben alvast positief gereageerd. Daarnaast heeft de interventie van Colliers er ook voor gezorgd dat FedEx 500 m² ruimte heeft kunnen besparen (van het oude naar het nieuwe kantoorgebouw) door de ruimte op een zo efficiënt mogelijke manier in te delen.
FedEx: ‘Op 10 maart zijn we in ons kantoor getreden, maar enkele dagen later, werd de verplichte thuiswerkmaatregel ingevoerd. We hebben dus nog niet met de volle teugen kunnen genieten van ons nieuw kantoor, maar dat komt nog wel! Het is ons wel opgevallen dat veel mensen tevreden zijn over de aanpassingen. Bovendien beseffen we nu meer dan ooit dat een kantooromgeving een soort ontmoetingscentrum is. Ons nieuw kantoor is eigenlijk best groot voor het aantal werknemers dat we op dit moment hebben, maar als we de anderhalvemeterregel toepassen, dan is ons kantoor hier precies perfect voor voorzien. Het lijkt alsof we hierop voorbereid waren.’

ADDED BUSINESS VALUE 
• Managers en directeurs behouden hun privacy door een eigen kantoor;
• Flexibele en moderne manier van werken dankzij open spaces;
• Efficiënter werken dankzij een nieuw kantoor met ingedeelde ruimten;
• Faciliteiten om volledig digitaal te werken;
• Verbreding van de luchtkanalen die zorgt voor extra luchttoevoer naar de kantoorruimten; 
• Aangenamere werkomgeving die volledig past binnen de huisstijl van FedEx.

TECHNICAL SHEET 

• 15.000 m²;
• Totaalproject van 1 jaar. Door vertragingen bij de overname van het gebouw, is Colliers pas in januari 2020 kunnen beginnen, terwijl het contract al getekend was in april 2019.
• 660 werkplekken in totaal in het nieuwe gebouw;
• 540 medewerkers in totaal in dit gebouw vandaag, met het oog op groei;
• Meer dan 400.000 medewerkers wereldwijd;
• Verschillende diensten van Colliers:
o Intekenen nieuwe kantoorruimte en begeleiding van het concept;
o Projectbeheer: dagelijks ter plaatse;
o Hulp bij keuze van materialen en meubilair;
o Opvolging van de renovatiewerken;
o Opvolging van leveranciers;
o Werkplekstrategie: zaken aanleveren naar de werknemers van FedEx toe, zoals een werkplekspel om de integratie te bevorderen;
o Organisatie van verhuis.