Sinds maart 2015 is de internationale verzekeringsmakelaarsgroep Marsh & McLennan Companies gevestigd in het Veridis-gebouw in Ouderghem, Brussel. Dit kantoorgebouw van 5 verdiepingen huisvest de verschillende dochterondernemingen van de groep: Marsh, Guy Carpenter en Mercer.
Eind 2020 heeft Marsh een beroep gedaan op Colliers Belgium om haar te helpen een nieuwe werkorganisatie te implementeren en de huidige werkomgeving aan te passen meer in overeenstemming met de nieuwe hybride werkwijzen. Het idee was om een moderne en innovatieve omgeving te creëren die creativiteit stimuleert en waar werknemers kunnen groeien en bloeien. Daarbij hebben ook de andere twee dochtermaatschappijen gehuisvesd in het gebouw, Guy Carpenter en Mercer, zich bij de oefening aangesloten.
De uitdaging van dit grootschalige project? De behoeften en werkwijzen van de drie organisaties en hun werknemers met elkaar in overeenstemming brengen alsook een nieuwe hybride werkomgeving (Hybrid Way of Working of HWOW) implementeren in de bestaande kantoren, waarbij structurele veranderingen en kosten tot een minimum worden beperkt.
De analysefase startte in december 2020, met gesprekken met de verschillende key stakeholders om de visie en het concept te bepalen, gevolgd door de berekening van de verdelingsratio en het uitwerken van en programma van noden.
De belangrijkste functionaliteiten van deze nieuwe flexibele werkomgeving zijn niet langer het ondersteunen van individueel werk, maar veeleer het creëren van een multifunctionele ruimte waar werknemers een veelheid aan mogelijkheden hebben om elkaar te ontmoeten, samen te werken, zich te concentreren,... Aangezien het aantal werkplekken werd verminderd, werden nieuwe werkplektypologieën geïntegreerd, zoals phone booths, cockpits, stiltezones, co-creation rooms,… die allemaal ter beschikking staan van de medewerkers, in funktie van de uit te voeren taak of hun persoonlijke voorkeur.
Gezien deze organisatorische veranderingen fysieke aanpassingen van de werkomgeving vereisten, hebben de teams van Colliers Belgium tijdens de ontwerpfase hun aandacht vervolgens gericht op het uitwerken van nieuwe inrichtingsplannen en de ontwikkeling van een nieuwe look & feel. Eind juni 2021 werden de werken en het meubilair besteld om in september te kunnen beginnen. Het einddoel is de terugkeer naar de splinternieuwe kantoren in het begin van 2022.
Maar de ondersteuning van Colliers Belgium houdt hier niet op. In de komende maanden zal ons Change Management team het change management project van Marsh mee uitwerken en ondersteunen, met als doel de werknemers van Marsh & McLennan Companies voor te bereiden op de nieuwe hybride werkorganisatie en hun nieuwe flexibele werkomgeving. Het resultaat? Tot begin 2022!
