Pāriet uz galveno saturu Pāriet uz kājeni

Jaunā realitāte diktē citus nosacījumus birojos

workplace advisory

Olga Mihailova, Colliers darba vides risinājumu eksperte

 

Jau pirms pandēmijas daudzi uzņēmumi un organizācijas meklēja atbildes uz jautājumiem – kāda loma ir birojam  mūsdienās, kāpēc tāds ir vajadzīgs, cik liels un kāds tas ir jāveido.

Ikviena biroja iekārtojumu lielākoties var sadalīt  četrās dažādās zonas.

  • Pirmo var dēvēt par klientu zonu – tā ir vieta, kur tiek sagaidīti uzņēmuma viesi, darbinieki, tā savā ziņā ir arī kompānijas vizītkarte – to redz visi, kas atnāk uz biroju. Tomēr dažos uzņēmumos, piemēram, biznesa atbalsta organizācijās (back office) šādas zonas var arī nebūt – tā vienkārši nav nepieciešama.
  • Nākamā ir sociālā zona – tā ir biroja sirds - biroja daļa, kurā cilvēki satiekas, sarunājas, atpūšas. Tajā zonā ieskaitām virtuvi, kafijas stūrīšus, atpūtas telpas, varbūt kādu spēļu istabu, ja tāda ir un tamlīdzīgi. Šī zona var būt vienota vai tā var būt sadalīta mazākās vienībās un izkaisīta biroja ietvaros, piemēram, ja uzņēmuma birojs ir izvietos divos vai vairākos stāvos.
  • Neiztrūkstoša ikviena biroja sastāvdaļa ir kopējā zona – pārrunu telpas, telefona būdiņas, viss, kas tiek izmantots pienākumu veikšanai papildus darba vietai – galdam. Šo infrastruktūru izmanto kā individuāli, tā darbam komandās, bet galvenais ir tas, ka tā nav piesaistīta kādam konkrētam cilvēkam vai komandai un to var izmantot visi uzņēmuma darbinieki pēc vajadzības.
  • Un visbeidzot – komandas zona – biroja daļa, kurā cilvēki veic individuālo darbu komandu ietvaros vai vieni paši - zona, kurā atrodas darba galdi. Šīs darba stacijas var būt, var nebūt piesaistītas konkrētam cilvēkam.

Izmaiņas var iedalīt vairākās grupās atkarībā no tā, kas ir to pamatā - izmaiņas platībā, izmaiņas funkcionalitātē (iepriekš uzskaitīto biroja zonu proporcijā) un tādas izmaiņas, kas skar gan platību, gan funkcionalitāti.

Var paplašināt vai tieši pretēji – samazināt biroja platību, nemainot tā funkcionalitāti. Piemēram, uzņēmuma birojs ir izvietots vairākos stāvos vai arī viena stāva ietvaros ir vairāki līdzīgi segmenti (iekārtojums ir līdzīgs, katrā ir darba stacijas, pārrunu telpas, kafijas stūrītis), un tad ir iespējams atdalīt kādu no šiem segmentiem vai atteikties no stāva, tādējādi samazinot platību, bet saglabājot nemainīgu funkcionalitāti.

Cits risinājums ir saistīts ar pārmaiņām biroja funkcionalitātē. Piemēram, uzņēmumam ir ilgtermiņa nomas līgums, un ir skaidrs, ka biroja telpu kontūra nemainīsies, taču

esošais izkārtojums vairs neapmierina jaunās prasības un nenodrošina produktīvu darbu, jo trūkst pārrunu telpu, neformālu satikšanās vietu un vietu konferenču zvaniem utt. Šajā gadījumā, nedaudz mainot funkcionalitāti, var iegūt vēlamo rezultātu, piemēram, samazinot lielu klientu zonu, kas šobrīd ir mazāk aktuāla, var iegūt papildus platību kādai pārrunu telpai, vai neformālai darbinieku satikšanās vietai, vai arī samazinot darba zonas (gadījumā ja darbinieki vairs nestrādās birojā visas piecas dienas nedēļā un uzņēmums var ieviest dalīto galdu principu) vietā, kur atradās daļa no darba galdiem, var izveidot šobrīd tik aktuālās zvanu būdiņās, nodrošinot darbinieku vajadzību netraucēti veikt zvanus un konferenču zvanus, kā arī savu zvanu laikā netraucēt citus kolēģus darba zonā.

Tomēr lielākoties biroja pārmaiņas skar gan platību, gan funkcionalitāti. Nereti, izskatot kādu no variantiem, mainās arī otrs.

Uzņēmumam ir jādefinē, kāda ir vēlamā jaunā proporcija starp darbu mājās un darbu birojā; jāvienojas savstarpēji – cik daudzi nāk uz biroju, cik bieži, vai tiek saglabātas visas darba stacijas vai arī no tām daļēji varētu atteikties.

Ja ir skaidrs, ka biroja pielietojumam ir jābūt citādam, ir jāatbild uz jautājumiem – kāpēc nākam uz biroju, ko mēs birojā gribam darīt un kā mums trūkst, un tad attiecīgi domāt, kā to ieviest, no kā varam atteikties, ja ir tāda nepieciešamība.

Iedziļinoties detaļās, lai pieņemtu pareizos lēmumus, padziļināti ir jāizpēta arī tas, ko tieši dara cilvēki uzņēmumā, tas atšķiras atkarībā no nozares, kompānijas specifikas. Darbinieku aktivitātes arī pašā uzņēmumā atšķiras – dažādas komandas veic atšķirīgus darbus. Piemēram, darba vide, ko mēs veidojam 20 projektu vadītājiem un 5 analītiķiem, atšķirsies no tās, kas tiks izveidota 20 analītiķiem un 5 projektu vadītājiem - būs citas funkcionālo zonu proporcijas. Papildus ir jāanalizē arī darbinieku mobilitāte -  cik daudz laika darbinieki pavada birojā un ārpus biroja savu darba pienākumu dēļ (papildus jaunajam līdzsvaram starp darbu mājās un darbu birojā), šeit pieminētais piemērs ar analītiķiem un projektu vadītājiem arī labi atspoguļo potenciālo atšķirību.

Šo izpētot un apkopojot,  var iegūt uz datiem balstītu saprašanu par potenciālām izmaiņām darba vidē, biroja plānojumā.

 


Related Experts

Olga Mihailova

Direktora vietniece | Biroju platību nodaļa

Rīga

Esmu pievienojusies Colliers komandai 2016. gada septembrī, uzsākot savu profesionalo ceļojumu  biroju iznomāšanas novirzienā, pārstāvot Iznomatāju intereses. Šobrīd es palīdzu gan biroja segmenta iznomātajiem, gan arī nomniekiem sasniegt savus mērķus un saņemt lielāko atdevi no saviem birojiem.

SKATĪT EKSPERTU