Immobilier institutionnel

Le cadrage de projet vise à identifier la nature du projet, préciser son périmètre, sa localisation (soit connue, soit recherchée) et sa consistance, ainsi que le niveau d’implication et d’accompagnement des agents souhaité. Il consiste également à comprendre les attentes et les capacités du client, analyser les grandes lignes de sa faisabilité économique et le planning associé à chaque mode opératoire.

Le projet immobilier pourra s’inscrire dans différentes typologies de famille qui bénéficieront d’un accompagnement spécifique : cession ou acquisition d’un bien immobilier ; rénovation / restructuration / extension / construction d’un bien immobilier, prise à bail ou renégociation de bail d’un bien immobilier, projet de transformation des environnements de travail (emménagement / déménagement avec ses travaux d’aménagement associés).

Le cadrage du projet permettra au bénéficiaire de disposer d’une feuille de route lui permettant de choisir comment mener à bien la réalisation de son projet en ayant une parfaite connaissance des enjeux liés au choix opérationnel qu’il retiendra, et étant aligné avec l’ambition de transformation souhaitée.

Les projets immobiliers sont le plus souvent des projets de regroupement ou de relocalisation de services. Ils sont soit le fruit d’une réorganisation de l’entité, soit motivés par des opportunités immobilières (abandon d’une prise à bail, cession d’un site à fort potentiel de valorisation, site devenu inadapté…), pouvant d’ailleurs être issus d’un schéma directeur immobilier.

Ils s’accompagnent de plusieurs opérations immobilières à mener de front - acquisition ou prise à bail d’un nouveau site, construction neuve, rénovation et réhabilitation, cession, fin de prise à bail, mise en location, démolition – et nécessitent pour être menés à leur terme un pilotage soutenu et une méthodologie adaptée.

Un schéma directeur immobilier vise d’abord à réaliser un diagnostic du patrimoine immobilier du bénéficiaire pour en déterminer les points forts/points faibles au regard des enjeux auxquels il est confronté (enjeux liés à la fois à la stratégie du bénéficiaire, mais aussi aux besoins « métier » des occupants). Il a ensuite pour objectif de projeter sur un horizon de 5 à 15 ans les évolutions du parc, bien par bien (relocalisation, valorisation, cession, maintien en l’état, etc.) assorties d’une feuille de route opérationnelle et du plan d’investissement associé. C’est in fine un outil de dialogue avec les directions à des fins d’arbitrages structurants en termes de projets immobiliers.

Les organismes de la sphère publique sont soit propriétaires occupants, soit titulaires de baux immobiliers (ou tout autre type de contrat autorisant le preneur à utiliser les locaux) dans le cadre de l’occupation de leurs locaux. Il se présente parfois, dans le cadre de la vie du bail, des opportunités de renégociation de ses conditions juridiques et financières telles qu’un loyer inscrit au bail au-dessus de la valeur locative de marché, une échéance de bail proche, la présence de clause d’indexation litigieuse. Par ailleurs les modalités de sortie en fin de bail ou à l’issue d’une échéance sont l’occasion de négocier les conditions de remise en état du site libéré.

L’assistance à l’analyse, la renégociation ou la résiliation d’un bail a donc pour objectif d’assurer au bénéficiaire l’obtention des meilleures conditions tout en veillant à tenir compte des enjeux métiers, techniques et humains du bénéficiaire.

La réflexion sur des nouveaux environnements de travail peut découler d’opportunités immobilières ou de décisions de regroupement de services dans le cadre de l’élaboration de schémas directeurs immobiliers. Elle peut également être impulsée par le souhait d’avoir un environnement de travail en adéquation avec les nouveaux modes de travail.

En effet, dans un contexte dans lequel le télétravail se structure et se pérennise, et donc dans lequel l’équilibre entre présentiel et distanciel se transforme significativement, l’environnement de travail doit évoluer en conséquence. Il comprend bien sûr les espaces au sein de l’entreprise mais doit s’entendre au global, en intégrant également le travail à domicile, voire d’autres formes de travail à distance, comme le recours à des tiers-lieux par exemple.

L’accompagnement dans la recherche d’un actif immobilier consiste à conseiller l’utilisateur depuis la définition d’un cahier des charges immobilier jusqu’à la négociation des termes de l’acte, qu’il s’agisse d’un bail ou d’une promesse d’acquisition. L’objectif étant d’assister le bénéficiaire dans la recherche du bien immobilier le plus adapté à ses besoins, d’un point de vue technique, fonctionnel et financier.

En ce qui concerne l’accompagnement dans le cadre d’une cession d’un actif immobilier, le but est d’assister le bénéficiaire dans la valorisation, l’organisation et la contractualisation de la cession. En outre, le titulaire veillera à mettre en place une méthodologie permettant au bénéficiaire de céder son actif au niveau de valorisation attendu et à des conditions juridiques et calendaires optimisées.

Que ce soit pour les recherches de site ou pour les cessions, le cadre juridique imposé aux opérateurs nécessite la mise en œuvre de procédures garante des principes de publicité et de mise en concurrence, et dans le respect des contraintes de la commande publique.

Les projets immobiliers sont le plus souvent des projets de regroupement ou de relocalisation de services. Ils sont soit le fruit d’une réorganisation de l’entité, soit motivés par des opportunités immobilières (abandon d’une prise à bail, cession d’un site à fort potentiel de valorisation, site devenu inadapté…), pouvant d’ailleurs être issus d’un schéma directeur immobilier.

Dans le cadre de ces projets, différents types d’actions peuvent être menées sur des actifs détenus et/ou occupés par le bénéficiaire :

• Cession (pouvant passer par une reconversion / valorisation) / acquisition d’un bien immobilier (en l’état ou à restructurer, avec ou sans travaux d’aménagement preneur)
• Rénovation / restructuration / extension / construction d’un bien immobilier
• Prise à bail ou renégociation de bail d’un bien immobilier (s’accompagnant souvent d’une « sortie » d’un bien précédemment utilisé)
• Emménagement / déménagement

Afin de mettre en œuvre ces projets qui rencontrent des problématiques très techniques, des compétences et expertises variées (transactions, architecture, commercialisation de biens, space planning, études techniques…) doivent être mobilisées afin d’appuyer le bénéficiaire et de l’aider à prendre les bonnes décisions.

Dans le cadre de projets qui sont le plus souvent des projets de regroupement ou de relocalisation de services, différents types d’actions peuvent être menées sur des actifs détenus et/ou occupés par le bénéficiaire :

• Cession (pouvant passer par une reconversion / valorisation) / acquisition d’un bien immobilier (en l’état ou à restructurer, avec ou sans travaux d’aménagement preneur)
• Emménagement / déménagement

Par ailleurs, d’autres décisions peuvent être prises, comme la mise à disposition d’actifs dans le cadre d’AOT ou l’exercice du droit de préemption.

Afin de permettre à vos bénéficiaires de prendre des décisions portant sur leurs actifs immobiliers, mais également de sécuriser la négociation du prix d’achat ou de vente du bien, il peut être nécessaire de réaliser une valorisation de l’actif objet du projet immobilier.

Cette prestation est nécessairement réalisée sous la responsabilité d'un membre d'une association professionnelle reconnue et fait l'objet d'une couverture d'assurance responsabilité professionnelle spécifique. Les experts sont soumis aux obligations particulières que sont une obligation d'indépendance, d'objectivité, de vérification de conflit d'intérêt et de confirmation de compétences. Les experts du titulaire sont soumis aux règles édictées par la Charte de l'expertise en estimation immobilière et la Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS).

Un projet immobilier est dans bien des cas le vecteur d’une transformation des modes de travail. Il requiert de fait un accompagnement des différentes catégories d’occupants (les agents, les encadrants, les exploitants) pour s’approprier les nouveaux espaces et modes de travail associés, de façon progressive tout au long du projet. La conduite du changement doit ainsi alterner sur la durée des actions de communication et de formation, souvent fondées sur l’exemple de ce qui se pratique ailleurs.

Cette transformation des modes de travail a aujourd’hui pris une acuité toute particulière à l’aune d’un nouvel équilibre présentiel / distanciel qui tend à devenir la norme. Le bureau a ainsi une vocation sociale plus marquée, les espaces de travail (plus collaboratifs) et leurs usages évoluant en conséquence. La conduite du changement devient ainsi un enjeu pour permettre cette transition auprès des occupants.

L’accompagnement du bénéficiaire dans l’élaboration d’une stratégie immobilière vise à :

• Comprendre les attentes et objectifs du bénéficiaire à court, moyen et long terme en matière de stratégie opérationnelle, de positionnement sur le marché, de croissance avec création de nouvelles lignes de métiers ou au contraire de recentrage sur les métiers historiques, de localisation géographique…
• Analyser la situation actuelle du bénéficiaire : modes de travail, modes d’occupation des locaux, recensement exhaustif du patrimoine et analyse de son état d’entretien et d’obsolescence
• Traduire les attentes et objectifs du bénéficiaire en termes d’organisation et / ou de besoins de locaux : quelle organisation, quelle utilisation des espaces, quelles surfaces, quelles fonctions, quelles localisations…. Proposer un ou plusieurs scénarios mettant en exergue : les façons de passer d’un état à l’autre; la mise en évidence des freins probables et des leviers possibles liés à la mise en œuvre de la stratégie proposée; les grands agrégats économiques liés à cette transformation et le cash flow lié à la mise en place de cette stratégie mettant en évidence les coûts associés et les revenus / économies pouvant en découler; le planning associé mettant en évidence les étapes clefs, le tableau de bord des indicateurs clefs
• Préconiser un scénario privilégié et produire le rapport de l’étude de valorisation

La mise en place d’une politique immobilière durable vise à inscrire la transition écologique au cœur de la stratégie immobilière du bénéficiaire et à fédérer l’ensemble des acteurs mobilisés en interne - services en charge de l’environnement, du développement du patrimoine immobilier, de l’exploitation des bâtiments et des services, des finances, des achats, des Systèmes d’Information et de la communication - autour d’un projet commun. Il s’agit dans un premier temps d’évaluer la performance environnementale des sites occupés et de déterminer les axes de progressions. Ensuite, une feuille de route opérationnelle est coconstruite avec les parties prenantes, en veillant à activer l’ensemble des leviers possibles : suppression des surfaces sous-occupées ou devenues inutiles (ex. télétravail), désengagement des sites les moins performants, prise à bail d’un site performant, optimisation de la performance énergétique et des modes de consommation, etc. L’identification des modalités possibles de financement accompagnent la feuille de route (cessions, subventions, fonds spécialisés, etc.)

La mission d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) consiste à accompagner la Maîtrise d’Ouvrage sur toutes les phases d’un projet en constituant une équipe regroupant les expertises nécessaires, afin de répondre à la complexité croissante des opérations de réhabilitation et/ou de construction liée à l’évolution des technologies, du contexte réglementaire, des contraintes budgétaires accrues, et des nouvelles pratiques contractuelles.

Les projets d’aménagement d’un bâtiment/site peuvent découler d’opportunités immobilières ou de décisions de regroupement de services dans le cadre de l’élaboration de schémas directeurs immobiliers. Ils peuvent également être impulsés par le souhait d’avoir un environnement de travail en adéquation avec les nouveaux modes de travail.

Suite à la réflexion sur les aménagements des nouveaux environnements de travail (menée dans le cadre de l’UO 4.5) qui aboutit sur la réalisation de plans de micro-zoning, il faut prévoir et mettre en œuvre les travaux nécessaires à la réalisation de ces nouveaux espaces. L’assistance à maîtrise d’ouvrage dans l’élaboration d’un projet d’aménagement d’un bâtiment/site et/ou de suivi de réception des travaux a pour objectif d’assister votre bénéficiaire dans ces démarches et de lui apporter toutes les compétences et expertises nécessaires.

L’audit technique et réglementaire permet de :

• Mettre à jour la connaissance technique des sites pérennes et à enjeux pour vos bénéficiaires ;
• Recenser les principales anomalies et désordres techniques et mettre ainsi en lumière les risques réglementaires et non-conformités éventuelles ;
• Disposer de préconisations de travaux avec chiffrage pour être en mesure ensuite de planifier les dépenses « réelles » à allouer à l’entretien de ces sites sur les 5-10 années à venir.

Dans le cadre de projets de regroupements ou de relocalisation de services, qui sont soit le fruit d’une réorganisation de l’entité, soit motivées par une opportunité immobilière, il est nécessaire d’assurer, organiser et piloter l’organisation du ou des transferts dans un site existant ou à destination d’un nouveau bâtiment/site.

Pour ce faire, l’ingénierie de transfert accompagne votre bénéficiaire, de la planification des transferts au S.A.V post transfert et cela en constituant une équipe qui regroupe les expertises nécessaires en concertation avec les parties prenantes du projet (internes ou externes).

L’analyse juridique d’un projet immobilier a généralement pour objet :

• d’identifier les montages contractuels et juridiques envisageables et les contraintes réglementaires applicables,
• de déterminer et évaluer les risques juridiques inhérents à ce type de projets,
• proposer la solution la plus pertinente au regard des enjeux économiques et opérationnels.

Elle doit permettre aux bénéficiaires (propriétaire ou acquéreur, maître d’ouvrage ou utilisateur) d’avoir une vision claire et complète des tenants et aboutissants juridiques identifiés pour leurs projets afin de sélectionner un montage juridiquement sécurisé et répondant au mieux à leurs besoins.