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Fermeture des bureaux un jour par semaine : comment accompagner les managers et collaborateurs ?

Colliers a annoncé mi-novembre sa décision de fermer ses bureaux en France le vendredi jusqu'en mars de l'année prochaine. Cette mesure forte a pour objectif de consolider nos mesures de sobriété énergétique en réduisant notre consommation d'électricité par la baisse du chauffage et des éclairages, et par la réduction des déplacements. Caroline Bénech, Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation, et Frédérique Miriel, Directrice du Département Workplace Consulting et Change Management, chez Colliers France reviennent sur cette mesure et partagent avec vous sa mise en œuvre et ses implications futures auprès des salariés de Colliers.

Beaucoup d’entreprises y pensent, mais peu sautent le pas. Ce type de mesures rencontre encore de nombreuses réticences et parfois même de craintes qui l’emportent sur les convictions. Nous avons donc décidé de partager notre propre retour d’expérience sur la mise en œuvre de cette décision.

Pourquoi le vendredi ?

La fermeture des bureaux un jour par semaine est une décision innovante qui se prépare. Elle nécessite de trouver un équilibre entre les objectifs de sobriété énergétique et les conséquences humaines qu'elle peut entraîner. Depuis 2018, Colliers a une charte qui offre la possibilité de faire du télétravail jusqu'à deux jours par semaine. Ces jours pouvant être posés en fonction des besoins individuels et de l'équipe. Nous avions fait le constat que peu de personnes venaient dans les locaux de notre siège de Levallois-Perret le vendredi, environ 30 à 40 personnes sur 190. Le télétravail ce jour-là était donc déjà ancré dans les habitudes pour beaucoup de salariés.

Les espaces de coworking, une solution alternative

Néanmoins, nous ne pouvions imposer à nos équipes de télétravailler chez eux, sans offrir de solution alternative. En effet, le télétravail n'est pas possible ou souhaitable pour tout le monde : certaines personnes ne souhaitent pas ou ne peuvent pas télétravailler, certains métiers nécessitent des interactions, ou encore, les personnes qui viennent d’arriver dans l'entreprise ont besoin d'échanger avec leur nouvelle équipe pour s'intégrer. En fermant nos bureaux, nous prenions aussi le risque d’enlever beaucoup d’éléments de socialisation. C'est pour répondre à ces différentes situations que Colliers offre la possibilité à ses salariés de se rendre dans un des espaces de coworking réservables sur la plateforme Neo-nomade (avec qui nous avons un partenariat depuis avril 2019) pour pouvoir travailler dans des conditions confortables et/ou retrouver son équipe. Cette solution permet également à ceux qui le veulent de continuer à recevoir des clients dans des conditions optimales.

Comment accompagner les salariés ?

Chez Colliers, nous évoluons au sein d’environnements de travail dynamiques et flexibles depuis 2012. Nos équipes sont donc déjà habituées depuis plusieurs années au mode de travail hybride qui permet la reconfiguration aisée de l’organisation. Cet historique a facilité la mise en place du télétravail obligatoire le vendredi, contrairement à ce qui aurait pu être le cas dans une entreprises où le travail en mode agile n’est pas encore la règle. Si ce n'est pas votre cas, la solution sera de louer un grand espace en coworking pour pallier cette difficulté et répondre aux besoins de retrouvaille et d'échange de vos équipes.

Il est également nécessaire de faire un point sur la situation avec les managers au bout de quelques semaines pour connaître leur retours d'expérience sur les aspects de productivité, le bien-être, ainsi que d'autres points d'attention. Certaines équipes ont un besoin d’accompagnement particulier. Vous pouvez organiser des rencontres régulières entre les managers pour favoriser les partages de bonnes pratiques. Colliers propose par exemple des formations pour les accompagner dans la transformation de leurs modes de travail. Découvrez notre formation "Manager en mode hybride" >

Si l'accompagnement des managers est très important, celui des collaborateurs l’est tout autant. Il est donc indispensable qu’ils soient sur un pied d'égalité ; entre métiers, mais aussi entre les différents sites. Un questionnaire va être partagé avec les équipes en cours de test pour pouvoir faire remonter les ressentis positif et négatif face à cette situation de télétravail forcé. Il faut à tout prix prévenir le sentiment d’exclusion et d’isolement des collaborateurs. Vous pourrez ainsi ajuster les mesures d'accompagnement en fonction des résultats.

Il sera intéressant d'observer l'affluence des collaborateurs du lundi au jeudi au bureau et l'organisation des tâches de travail le vendredi. Y aura-t-il plus de réunion le vendredi ou ce temps sera-t-il mis à profit pour réaliser des tâches de concentration ? Si l'accord de télétravail de l'entreprise propose deux jours par semaine, quand le deuxième sera-t-il prit ?

Le conseil de l'expert

Comment mettre en œuvre cette mesure ?

Ce dispositif nécessite également de l'anticipation du côté des services d’Hospitality Management. Chez Colliers, cela a nécessité de réorganiser les horaires de travail de l'équipe de Sodexo sur quatre jours de la semaine au lieu de cinq auparavant. Les hôtesses d'accueil s'occupent désormais du secrétariat téléphonique à distance, ou ont été placées sur un autre site par leur employeur. Donc, ne vous précipitez pas.

Et après ?

Même en temps qu’experts, nous ne pouvons ni préjuger ni anticiper toutes les répercutions d’une telle mesure sur notre entreprise. Il est donc primordial de planifier, d’accompagner, et aussi de mesurer. Nous nous sommes donné jusqu'à mars pour tester ce dispositif. Lorsque cette période de test touchera à sa fin, nous ferons un bilan des aspects énergétiques, et des conséquences sur le bien-être et la productivité. Nous pourrons alors répondre à ces questions pour notre organisation : Est-ce une démarche à faire perdurer en continu, à réaliser uniquement sur certaines périodes stratégiques (l'hiver et l'été par exemple) ou à bannir totalement ? Si vous êtes confrontés aux mêmes réflexions, et que ces retours d'expériences vous ont intéressés, n'hésitez pas à nous contacter à cette adresse : france@colliers.com.

 


Contact

Caroline Bénech

Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation

Paris

Caroline, précédemment Chief Transformation Officer de Colliers, a rejoint le Board en qualité de Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation, en charge également des activités RSE et Environnement de travail début 2021. Ses trois missions ont pour objectifs d’accélérer la transformation de la culture d’entreprise, du management et des nouveaux modes de travail au service des ambitions du nouveau plan stratégique à horizon 2025, dans une organisation plus transverse et plus agile.

Forte d’une d’expérience de plus de 30 ans dans la conduite du changement, le management et la communication, Caroline a réalisé une grande partie de son parcours professionnel au sein du Ministère des Armées comme Responsable de la communication. Elle rejoint le marché de l’immobilier en 2007 en intégrant Colliers France en qualité de Directrice du département Accompagnement du changement. En 2019, elle est promue Chief Transformation Officer, avec pour missions d’animer la communauté managériale, de développer la culture d’entreprise et de favoriser l’engagement des collaborateurs.

Elle est diplômée du Celsa  (Communication),  licence d'Anglais (Sorbonne),  journalisme (CFJ) et coach (IFG).

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Frédérique Miriel

Directrice du Département Conseil en environnement de travail & Accompagnement au changement

Paris

Avec 25 ans d'expertise dans l'accompagnement des entreprises sur la transformation de leurs environnements de travail en cohérence avec leurs enjeux stratégiques (humain et business), Frédérique dirige aujourd'hui les activités Workplace consulting, Change management et R&D de Colliers International France. Ses missions consistent à conseiller les entreprise sur l'ensemble des dimensions d'un projet d'environnement de travail. 

Initialement formée à la gestion, au marketing et à l'accompagnement du changement après ses premières années de vie professionnelle dans le domaine de la communication, Frédérique a ensuite travaillé sur des projets de transformation d'environnements de travail en France. A travers ces expériences, elle développe une approche hollistique des entreprises en s'intéressant à leurs culture, enjeux d'évolution des modes de travail, contexte économique et domaine d'activité, en s'attachant à concevoir des environnements de travail propre à chacun de ses clients. 

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