Episode 6 Caméléon :
L’intégration des nouveaux collaborateurs
Si le développement du télétravail, parfois en mode asynchrone, exige de repenser le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs, la venue sur le site de l’entreprise reste pour autant indispensable, même si aujourd’hui, la possibilité de travailler à distance constitue un élément quasi incontournable de la marque employeur. Se rendre au bureau permet d’appréhender les valeurs de l’entreprise, de s’imprégner de sa culture implicite, de découvrir les équipes, métiers, de tisser des liens, de constituer son réseau dans l’entreprise... Ces éléments, qui ancrent le nouvel arrivé dans son environnement de travail et lui permettent de travailler sereinement à distance, passent nécessairement par une présence physique au sein des bureaux, dont ils justifient l’utilité autant qu’ils requestionnent l’organisation.
En effet, l’organisation spatiale joue un rôle déterminant tout au long d’un processus d’intégration qui doit s’envisager sur toute la durée du recrutement. Dès les entretiens d’embauche, elle participe à la décision de rejoindre ou non l’entreprise. Au-delà de la première semaine, elle permet de faciliter l’intégration au sein des équipes, en particulier avec le besoin de colocalisation qui reprend de l'importance, qu’elle soit ponctuelle ou permanente. Les aménagements flexibles permettent de placer le nouvel arrivé physiquement au cœur de l’équipe et au plus près de ses collègues dont certains sont appelés à jouer un rôle prépondérant dans la réussite de son onboarding, plutôt que de lui attribuer par défaut une place en fonction des postes disponibles. Cette cohabitation va donc nécessiter une coordination avec l’ensemble des collaborateurs d’une même équipe pour accompagner le nouvel arrivant dans ses premières semaines voire mois. Ce processus participe incontestablement à la transmission des connaissances et des savoir-faire propres à une entreprise.
L'intégration dans l'entreprise passe par l'intégration dans l'équipe, certes, mais aussi de façon plus transversale par la connexion aux autres équipes, notamment par le biais des lieux de convergence de l’entreprise. Par ailleurs, il est important d’expliquer au nouveau venu les principes de fonctionnement de l’entreprise et leur traduction spatiale, de décrypter les usages associés aux espaces et, notamment, ceux des lieux transverses qui contribuent à l’intégration tels que les kiosques IT, RH, sources d’information, et indirectement de rencontres, d’échanges et de liens, il est également important de visibiliser dans l’espace les métiers, les équipes et communautés pour faciliter leur identification, notamment via des repères et totems. Cette mise en visibilité physique jette une passerelle entre rencontres réelles et connexions virtuelles, qui se complètent et se prolongent, par l’intermédiaire d’un réseau social d’entreprise par exemple.
Conçus dans une logique d’ouverture, les espaces peuvent faciliter ainsi l’accès aux ressources et favoriser la transmission des informations comme des savoirs. Alors que certains avaient un peu vite imaginé pouvoir se passer des bureaux, la nécessaire intégration des nouveaux collaborateurs dans la durée les replace au centre du jeu.
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