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Comment optimiser l’aménagement de ses bureaux ?

StartupO : comment aménager ses bureaux ?

La pandémie a modifié la façon de travailler. Les entreprises repensent donc l'aménagement de leurs bureaux pour s'adapter à la nouvelle normalité. Si vous vous trouvez dans cette situation, vous vous demandez peut-être si vous êtes satisfait de votre espace de travail et s'il reflète ou non le monde professionnel d’aujourd’hui. Retrouvez l'intégralité de l'article de StartupO sur leur site web >

Une question simple peut y répondre : Pensez-vous que vous tirez pleinement parti de tout le potentiel que l'aménagement de votre bureau peut offrir, en tenant compte des besoins de vos employés ? Si la réponse est non, alors ce post est fait pour vous.

Qu'est-ce que l'aménagement des bureaux ?

Tout d'abord, l'aménagement de bureaux consiste à créer un espace qui encourage la productivité et le travail utile, tout en facilitant la créativité et la collaboration. Idéalement, l'ensemble des composantes et éléments d'un espace de travail, devraient être à la fois décoratifs et fonctionnels. Dans un bureau, les employeurs se concentrent de plus en plus sur la conception d'environnements qui optimisent le bien-être des employés, comme la qualité de l'air, les éléments d'éclairage, la disposition, les choix de couleurs, l'ergonomie et la réduction du stress, ainsi que la connectivité entre les employés.

Globalement, l'aménagement des bureaux doit prendre en compte les besoins des employés, leur bien-être et fournir un espace fonctionnel où ils peuvent s'épanouir.

Pourquoi l'aménagement des bureaux est-il important pour la productivité ?

Remanier l'aménagement de votre bureau ne se limite pas à utiliser efficacement le lieu de travail. Il s'agit de créer un espace qui facilite la collaboration, génère des sentiments de confort et de calme, offre aux employés leur propre espace et encourage la productivité. A ce jour, beaucoup d’employés sont encore mécontents de leur environnement de travail et ont du mal à se concentrer. Que nous en ayons conscience ou non, l'endroit où nous travaillons peut avoir une incidence positive ou négative sur notre productivité. Un environnement encombré, sombre et exigu est susceptible de faire baisser la productivité, tandis qu'un espace ouvert et lumineux peut augmenter la capacité de concentration. Alors, comment optimiser l'aménagement de votre bureau ?

Évaluez vos besoins et votre façon de travailler

Avant de choisir le bon mobilier de bureau, vous devez prendre du recul et évaluer vos besoins. Quel type de travail ferez-vous ? Combien de personnes utiliseront l'espace ? Avez-vous besoin de beaucoup de rangement ou une approche plus minimaliste suffira-t-elle ? Une fois que vous avez une bonne idée de vos besoins, vous pouvez commencer à réduire vos options. Par exemple, si vous avez une petite équipe, un espace de travail collaboratif peut être plus efficace que des bureaux individuels. En prenant le temps d'évaluer ces besoins, vous pouvez vous assurer de choisir le mobilier le plus adapté.

Pendant que vous planifiez votre refonte, observez les comportements et remarquez les éléments qui pourraient manquer. La meilleure façon de le savoir est d’en parler directement avec vos collaborateurs. Envoyez une enquête pour recueillir des informations sur ce dont ils ont besoin pour améliorer leur environnement de travail. Il est également important de prévoir une possibilité d'expansion future. Avec le temps, votre entreprise va se développer et vous aurez peut-être besoin d'espace pour accueillir davantage d'employés ou d'équipements. Il est donc essentiel de garder cette possible croissance à l'esprit, lorsque vous réaménagez vos espaces de travail.

Créez un espace confortable et fonctionnel pour vos employés

Ne commencez pas à réarranger vos bureaux sans vous demander si les meubles et équipements doivent être conservés. Le mobilier ancien et usé peut causer de nombreux problèmes de santé, comme des maux de dos, le syndrome du canal carpien, des migraines et une fatigue oculaire. Dites-vous que vous ne pouvez pas vous tromper en investissant dans du mobilier de bureau ergonomique. De plus, prévoyez un rangement personnel pour chaque poste de travail. Ajoutez des étagères au-dessus de la surface de travail pour garder les articles à portée de main. Tirez parti de l'espace mural. Choisissez des systèmes de rangement qui correspondent au style et à la taille de votre bureau...

Lire la suite de l'article sur le site web de StartupO >

Les conseils de Colliers

Ne pas avoir ses propres bureaux, ça peut être une manière d'optimiser! Selon sa taille, son plan de croissance, l'importance de se créer une véritable identité, une startup peut envisager dans un premier temps de louer un espace dans un coworking: cette option donne de la flexibilité au démarrage.

Aménager ses propres bureaux, c'est contribuer à l'efficacité et au bien être des équipes, et donc au développement de votre entreprise. L'optimisation dépend des objectifs qu'on se donne et des contraintes que l'on définit ou que l'on subit (budget, planning…). C'est pourquoi, quelque soit la taille de l'entreprise, et donc en particulier une startup, la clé est de se poser les bonnes questions en amont:

  • Quel ADN les bureaux doivent-ils refléter?
  • Quelle croissance d'effectifs devront-ils absorber au cours de la durée du bail?
  • Quel équilibre entre territoires d'équipes et transversalité? (à adapter selon votre taille, et le nombre de métiers)
  • Quelles façons de travailler doivent-ils favoriser?
  • Quelle modularité dans les espaces? Pour quelle optimisation des usages?
  • Quelle importance donner à l'impact environnemental? sobriété digitale, circularité des matériaux, bilan carbone…

Il existe autant de façon d'optimiser que d'entreprises. En ces temps irréversibles d'hybridation du travail, nous conseillons de toujours intégrer les 5 Bs:

  • Behaviour: les personnes, leurs habitudes, leurs usages, le management, les règles et comportements individuels et collectifs.
  • Brand: l'image que vont refléter les bureaux auprès de vos collaborateurs et de vos partenaires, investisseurs et clients qui vont vous rendre visite.
  • Bytes: la technologie, qui doit fluidifier la mobilité et la collaboration à distance.
  • Bricks: les fonctions de chaque espace, la diversité des typologies de mobilier.
  • Benefits: les services apportés (et leur impact sur l'aménagement, comme par exemple un frigo connecté).

Trois conseils pour finir:

  • Commencer par définir la logique d'organisation du travail: quel cadre pour la présence "au bureau", quel degré de régulation? L'impact sur la quantité et l'organisation des espaces est majeur.
  • Décider le processus participatif (ou non) de la conception de vos aménagements et l'assumer! Selon votre taille et votre culture, il peut être plus efficace que les co-concepteurs soient les décisionnaires ou au contraire que des ambassadeurs soient embarqués. Dans tous les cas, l'adhésion et l'appropriation par tous est la clé de la pérennité de vos bureaux.
  • Faire vivre l'environnement de travail: votre startup évolue constamment, l'usage des espaces évoluera probablement, l'optimisation passe aussi par l'observation en mode amélioration continue, et l'adaptation des pratiques aux retours d’expérience. Si un espace est peu utilisé, peut être sa fonction doit elle changer! Ou peut être est-il mal compris.

En conclusion, réfléchissez à l’aménagement de bureaux qui correspond le mieux à votre organisation et vos enjeux, pour soutenir à la fois performance et qualité de vie au travail. Et oubliez peut être la notion « d’optimisation », qui en découlera en fait naturellement.


Contact

Nathalie Prinet

Consultante

Paris

Nathalie est une Consultante passionnée par le monde du travail et aide ses clients à définir leur vision de la manière dont l'environnement de travail peut soutenir leur stratégie d'entreprise et de ressources humaines. Issu d'une formation en marketing et en recherche sur la clientèle, elle fait l'expérience de "l'aspect client" chez Schweppes, PepsiCo et Microsoft (planification de produits pour de nouvelles méthodes de travail), avant de rejoindre AOS, aujourd'hui Colliers, en juillet 2014. Elle a étudié un an en 2012 au Collège des hautes études en environnement et développement durable (Ecole Centrale/ESCP) et a obtenu un diplôme de commerce de l'Institut supérieur de gestion, Paris, New-York, Tokyo en 1989.

Elle mène des études "3Bs", (Bricks, Bytes, Behavior) en collaboration avec des architectes et d'autres experts pour définir des stratégies d'environnement de travail qui facilitent les méthodes de travail des gens, aujourd'hui et dans le futur. Elle dirige aussi des recherches sur l'environnement de travail ou des projets entiers lorsqu'ils incluent une transformation des méthodes de travail. Son champ d'action est la France, mais elle est heureuse de partager nos pratiques et notre savoir-faire avec n'importe quel pays du monde.

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