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Le bureau post-Covid-19 : Définir le rythme de la transformation

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La plupart des entreprises acceptent que la crise sanitaire nécessite des changements dans l'environnement de travail, mais par où commencer et jusqu'où aller pour obtenir des résultats optimaux ? JanJaap Boogaard Directeur du département Workplace Advisory de Colliers EMEA , et Sven Moller Director Workplace Advisory, vous partagent leurs points de vue.

Les entreprises peuvent adopter une variété d’approches pour adapter l'environnement de travail à la réalité post-pandémie, mais elles devront inévitablement accepter certaines transformations plus importantes.

La plus grande surprise de la pandémie pour de nombreux dirigeants a été la prise de conscience que leur organisation pouvait travailler à distance, être productive et rester connectée. Cette prise de conscience a lancé une conversation nouvelle et essentielle pour de nombreuses organisations qui explorent leurs process, modes et lieux de travail. Si les gens peuvent être efficaces en travaillant de chez eux, alors quel est l'objectif du bureau ? Comment pouvons-nous tirer parti de nos biens immobiliers et de nos lieux de travail pour mieux soutenir nos objectifs organisationnels et culturels ?

Nous constatons que nos clients adoptent trois approches principales pour développer et mettre en œuvre des stratégies post-pandémie sur le lieu de travail qui soutiennent leurs objectifs. Le choix dépend de la stratégie organisationnelle et des événements et opportunités liés à l’immobilier, tels que les ruptures de bail :

  1. Développer et mettre en œuvre de nouvelles stratégies et conceptions de l’espace de travail post-Covid avant que les personnes ne retournent au bureau.
  2. Ne pas changer complètement le(s) bureau(x) avant le retour des équipes, mais plutôt créer des zones ou des bâtiments pilotes pour tester de nouvelles solutions de travail, de technologies et de comportements.
  3. Ne pas changer l’environnement de travail ou investir dans des zones pilotes ; au lieu de cela, attendre jusqu'à ce qu'il y ait plus de données et de clarté sur les expériences de travail à distance et le rôle futur du bureau.

Quelle que soit l'approche adoptée, plusieurs facteurs clés affecteront la performance de l’espace de travail au cours des cinq prochaines années.

Efficacité et efficience

Trouver l'équilibre le plus efficace et le plus efficient entre le travail au bureau et le télétravail est probablement la tâche la plus urgente à laquelle les entreprises sont confrontées. Les études considérables menées tout au long de la pandémie ont constamment mis en évidence le désir des entreprises de continuer à travailler à distance. Nos propres recherches montrent que la plupart des personnes veulent travailler environ la moitié du temps depuis le bureau et la moitié du temps en dehors du bureau. Il est également évident qu'une approche unique ne conviendra pas à toutes les entreprises.

Le bureau du futur devra s’adapter au travail collaboratif et individuel, bien que l’équilibre penche en faveur du premier.

Mais comment gérer cela d'un point de vue de l’« efficacité » ? La gestion des complexités d’une équipe décentralisée sera primordiale pour la réussite d’une entreprise, et le passage d’un modèle fondé sur l’assiduité à un modèle axé sur les résultats permettra de développer une culture de confiance qui aidera à assurer que le travail est terminé, quel que soit le lieu et le temps.

Et comment gérez-vous cela du point de vue de l’« efficience » ? L’augmentation du télétravail ne mène pas automatiquement à l’efficacité ou à la réduction des espaces de bureaux. Lorsque le travail à domicile n’est pas géré correctement, il est probable que les périodes de pointe varieront certains jours de la semaine. Les entreprises doivent trouver un équilibre entre la création d’un espace tampon suffisant pour permettre aux salariés et aux équipes d’être créatives et de travailler à partir du bureau quand elles en ont besoin, mais aussi de gérer l’efficacité et la durabilité de l’espace. Il est important de ne pas avoir un surplus d’espace de travail lorsque les gens travaillent beaucoup de temps de chez eux. Il est possible d’aplatir la courbe d’occupation des lieux de travail pour optimiser l’immobilier.

La technologie comme catalyseur

La technologie pourrait jouer un rôle important dans cette optimisation. La combinaison d’applications de réservation avec des plateformes d’analyse de l’occupation est de plus en plus importante. Au-delà de la réservation de postes de travail et/ou de zones de base, ces outils commencent également à intégrer des caractéristiques supplémentaires, y compris un aperçu de la disponibilité en direct des bureaux ; des visualisations et une cartographie des personnes et des équipes dans le bureau et des niveaux d’occupation ; et l’enregistrement des tendances et des pourcentages d’occupation pour tenir compte des besoins futurs. À l’avenir, on ajoutera probablement des analyses prédictives et dynamiques qui suggéreront des postes de travail ou des espaces en fonction des modèles de travail antérieurs.

Nous nous attendons à ce qu’un plus grand nombre de personnes se présentent au bureau pour collaborer après la pandémie tout en effectuant des activités individuelles depuis leur logement. Cependant, de nombreuses organisations veulent encore faciliter le travail individuel au bureau. En moyenne, jusqu’à 70% des bureaux avant la pandémie ont été attribués à des modes de travail individuels, par exemple des postes de travail individuels. Dans les stratégies d’environnement de travail post-Covid, nous constatons un rééquilibrage qui se situe en moyenne entre 20 et 40% pour les modes individuels et entre 60 et 80% pour les modes collaboratifs, avec quelques variations entre les entreprises privées et les industries.

Du point de vue de la collaboration, il est essentiel pour les entreprises de développer et de soutenir une « présence mixte » lorsque les collaborateurs.trices reviennent au bureau. Il est naturel que les personnes communiquent davantage avec leurs collègues proche physiquement aux dépens des collègues éloignés. Cela entraîne un déséquilibre potentiel dans la collaboration, qui doit être réglé au moyen d’une infrastructure de soutien physique, technologique et comportemental. Les nouvelles technologies de communication virtuelle visent à capter des équipes de plus en plus dispersées et à rendre les réunions hybrides plus inclusives, non pas au moyen d’écrans de vidéoconférence 2D existants, mais grâce à la réalité virtuelle et augmentée, aux images holographiques 3D et même aux avatars de travail. De plus, nous constatons une augmentation des espaces clos et semi-clos pour faciliter les réunions virtuelles et hybrides.

La technologie donne l’opportunité de développer une approche plus dynamique de la gestion et de l'optimisation des espaces de travail, en se basant sur des données.

Reconnaître les défis

Il est encore tôt et bien que certaines entreprises aient commencé à transformer leurs bureaux, il y a encore beaucoup d’incertitudes. Il est risqué de tirer des conclusions à partir des données recueillies pendant la pandémie. C’est pourquoi il est essentiel de mesurer étroitement les expériences de travail en cas de pandémie et après la pandémie au cours des prochains mois et des prochaines années. Nous pourrons ainsi déterminer quelles façons de travailler et quels types de bureaux mènent à la meilleure performance pour l’entreprise.

Colliers travaille avec de nombreuses entreprises à l’élaboration de stratégies en environnement de travail post-pandémie. Nous avons élaboré une méthodologie d’analyse de travail hybride pour mesurer les expériences et recueillir les pratiques exemplaires lorsque les personnes commencent à revenir au bureau, incorporant des activités telles que des enquêtes, le suivi de l'occupation, les mesures de l'activité, les vérifications par sondage, etc.

 

Cela permet aux entreprises d’évaluer avec précision l’expérience de travail qu’elles offrent en situation de pandémie et après la pandémie de Covid-19, et l’impact qui en découle sur la performance de l’entreprise. Ce n’est qu’un exemple de la tendance excitante des stratégies en environnement de travail qui deviennent davantage axées sur les données dans un monde post-Covid.

 

Auteurs

  • JanJaap Boogaard, Directeur du département Workplace Advisory | Colliers EMEA Occupier Services
  • Sven Moller, Director | Workplace Advisory | Colliers EMEA Occupier Services

 

Cet article s’inscrit dans le guide que Colliers a réalisé pour les locataires, les propriétaires et les investisseurs sur le monde de l’immobilier d’entreprise post-pandémie ; CRE - our industry today, tomorrow, and beyond. Retrouvez les autres articles CRE > 

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