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Top 4 des astuces pour travailler 100% à distance avec ses collègues

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La troisième semaine de confinement prend fin et nous avons pensé qu’il était important de partager avec vous quelques astuces pour faire face à cette période de télétravail forcé. Quand on est à 100% à distance, il est important d’avoir des rituels anticipés et formalisés afin de préserver la continuité de l’activité, la cohésion entre les équipes mais aussi le bien-être de chaque collaborateur !

#1 PRENDRE SOIN DE SOI

Cela peut être facile à dire, voir même simpliste de commencer par ce point mais il est nécessaire de s’occuper de soi et de prendre soin de chaque personne autour de soi en essayant de rester positif pendant ce confinement. Pour cela, vous pouvez créer de nouvelles habitudes pour vous et vos proches, comme par exemple fixer un planning pour la journée, pratiquer de l’exercice physique régulièrement et prendre de courtes pauses régulières comme au bureau. Si cette situation est inédite et temporaire, nous pouvons préserver notre santé en restant chez nous bien sûr mais aussi en faisant attention à notre posture. Notre maison ou appartement n’est pas censé être un lieu de travail, il n’y a donc pas de poste de travail adapté ergonomiquement (sauf pour les chanceux et ceux qui ont tout prévu). Pour plus de conseils sur comment avoir une bonne posture (ou la meilleure possible) en travaillant et éviter un mal de dos, cliquez ici.

#2 ÉVITER L’ISOLEMENT ET LA PERTE DE LIEN AVEC SON MANAGER ET SES COLLÈGUES

Maintenir une cohésion d’équipe quand nous travaillons tous à 100 % à distance les uns des autres se complique quand la situation se prolonge... Plusieurs solutions s’offrent à nous ! Avant tout, il faut reproduire la spontanéité du quotidien, les échanges au sein de l’open space, devant la machine à café ou dans les couloirs. C’est là que des outils comme Teams, Facetime, Hangouts ou Slack entrent en jeu. Vous pouvez proposer un e-café ou créer de nouvelles habitudes avec vos collègues (par exemple faire des pauses communes tous les jours à la même heure), donner des feedbacks plus souvent que d’habitude, partager son ressenti avec ses collègues et son manager, et les solliciter en cas de souci. L’objectif est d’assurer une communication récurrente, d’entretenir et de renforcer l’esprit d’équipe même à distance. Alors n’hésitez pas à prendre vous-même l’initiative de «rituels» d’équipe si aucun n’est mis en place (ou pas assez) !

#3 UTILISER LES OUTILS DIGITAUX À LEUR PLEIN POTENTIEL

Nous travaillons tous les jours avec ces outils digitaux mais aujourd’hui il est nécessaire de les utiliser de façon optimale afin de garder le contact avec ses collègues et son manager sans être intrusif ! Si ce n’est déjà fait, pensez à partager votre agenda avec toute votre équipe (en rendant visibles toutes vos activités) et demandez à vos collègues, avec lesquels c’est nécessaire, de faire de même. Pensez aussi à changer votre statut en fonction de vos disponibilités et de votre emploi du temps. Vos collègues pourront ainsi savoir quand vous appeler sans vous déranger en consultant ces informations. Vous ne savez pas faire quelque chose ? Demander un conseil à un collègue plus technophile que vous !

#4 ENGAGER AU MAXIMUM LES PARTICIPANTS LORS DES RÉUNIONS

La réunion a commencé ? Faites un tour de table virtuel pour prendre des nouvelles de chacun.e, sur leur quotidien, leurs proches et finir par les dossiers... Profitez du fait que vous soyez tous ensemble pour recréer des échanges chaleureux. Vous voulez voir vos collègues mais ne pas vous montrer ? Tout le monde n’aime pas se voir en vidéo, mais faites une exception aujourd’hui et utilisez autant que possible la caméra au moins pour dire bonjour (lors de réunion en petit comité bien sûr), afin d’exprimer et de capter le non-verbal. L’idée est de recréer au maximum les réunions en face à face.

Ensuite, restez organisé en structurant bien chaque réunion pour ne pas perdre de temps et n’oublier aucun sujet, ce qui veut dire prédéfinir en amont les objectifs et le déroulé de la réunion. Ne laissez personne de côté ! Impliquez tout le monde en utilisant les sondages instantanés par exemple. Donnez la parole à chacun quitte à questionner les personnes qui ne s’expriment pas, parce qu’elles sont plus timides. Pour finir, une fois la réunion terminée vous pouvez envoyer un récapitulatif des sujets abordés et des idées partagées. Il est préférable de communiquer trop d’informations que pas assez lorsque l’on travaille à distance, afin que tout le monde soit à la page.

 

Vous l’avez compris, pour garder le lien entre les équipes pendant le télétravail, il faut compenser la distance par la fréquence ! Vous avez des questions ? N’hésitez pas à nous contacter.


Contact

Caroline Bénech

Chief Transformation Officer and Executive Coach

Paris

Caroline, précédemment Chief Transformation Officer de Colliers, a rejoint le Board en qualité de Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation, en charge également des activités RSE et Environnement de travail début 2021. Ses trois missions ont pour objectifs d’accélérer la transformation de la culture d’entreprise, du management et des nouveaux modes de travail au service des ambitions du nouveau plan stratégique à horizon 2025, dans une organisation plus transverse et plus agile.

Forte d’une d’expérience de plus de 30 ans dans la conduite du changement, le management et la communication, Caroline a réalisé une grande partie de son parcours professionnel au sein du Ministère des Armées comme Responsable de la communication. Elle rejoint le marché de l’immobilier en 2007 en intégrant Colliers France en qualité de Directrice du département Accompagnement du changement. En 2019, elle est promue Chief Transformation Officer, avec pour missions d’animer la communauté managériale, de développer la culture d’entreprise et de favoriser l’engagement des collaborateurs.

Elle est diplômée du Celsa  (Communication),  licence d'Anglais (Sorbonne),  journalisme (CFJ) et coach (IFG).

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