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5 conseils pour accompagner les équipes lors de travaux en site occupé

On vous en parle depuis cet été, nous avons lancé en juillet des travaux pour rénover notre siège français à Levallois. Nous sommes très fiers de ce projet de réaménagement que nous avons nommé 41LM, en clin d’œil à notre adresse 41 rue Louise Michel à Levallois ! La livraison est prévue début 2021.

Pour une fois nous sommes notre propre client ! Nous avons bien-sûr fait appel à nos experts pour réaliser, aménager et accompagner ces futurs espaces à nos modes de travail, nos enjeux et notre stratégie d’entreprise. Ces travaux étant effectués en site occupé et dans un contexte de distanciation sociale ; il nous a paru nécessaire d’accompagner les collaborateurs de Colliers. Même et justement parce qu’ils sont habitués à gérer ce genre de projet chez nos clients, nous avions à cœur de garantir la bonne continuité de l’activité tout en préservant le lien social entre les équipes et une bonne qualité de vie au travail.

Caroline Bénech, Directrice de la transformation chez Colliers et membre de l’équipe projet 41LM, est à l’écoute de ses collègues et nous donne ses conseils pour accompagner les collaborateurs sur toute la durée de travaux de réaménagement en site occupé. 

#Coconstruire l’accompagnement

Les collaborateurs de Colliers, étant habitués à accompagner leurs clients dans des projets de transformation et d’aménagement de leurs espaces de travail complexes ou non, savent comment se déroule un tel projet, quelles en sont les contraintes et ce qui est demandé aux collaborateurs. L’équipe 41LM a coconstruit le plan d’accompagnement durant ce projet avec leurs collègues en interne pour connaître les attentes de chacun qui diffèrent d’une équipe à l’autre ou d’un métier à l’autre. Un baromètre d’équipe a été proposé aux managers pour connaître le mode de fonctionnement au sein de leurs équipes respectives, comment les collaborateurs aimeraient travailler et ce qu’il faut améliorer. Ce baromètre se base sur 4 thèmes : la confiance, la responsabilité, le retour (feedback) et l’autonomie. L’objectif est de permettre plus de fluidité dans les modes de travail et d’obtenir les meilleures conditions d’une nouvelle façon hybride de travailler (HWoW).

#Faciliter le travail à distance

Inutile de le rappeler, les travaux en site occupé offrent moins d’espaces pour travailler, de lieux de rencontre pour les équipes et provoquent des nuisances sonores. A cela deux solutions peuvent facilement être mises en place ; le télétravail et les tiers-lieux. Nous avons mis en place chez Colliers une charte du télétravail depuis plusieurs années et de nombreux collaborateurs y avaient déjà recours avant le confinement (et aujourd’hui le travail à domicile est d’ailleurs fortement encouragé par le gouvernement). Colliers France met aussi, depuis quelques années, à la disposition des équipes des espaces de coworking via la plateforme Neo-nomade. Nous n’avons pas tous un espace de travail bien défini, ergonomique ou les outils informatiques adéquats chez nous. L’utilisation de tiers-lieux et d’espaces de coworking ou proworking permet de pallier ce problème en offrant différents types d’espaces adaptés à différents besoins (postes individuels, salles de réunion pour vos équipes ou avec des clients...). N’hésitez pas à communiquer plusieurs fois auprès de vos collaborateurs pour encourager le recours au télétravail lorsque les nuisances sonores sont trop fortes ou qu’il n’y a pas assez de places pour chacun dans vos bureaux.

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#Créer une relation de confiance

Même si l’entreprise facilite le recours au télétravail, le manager doit aussi permettre (accepter/autoriser) que son équipe puisse travailler à distance. Eh oui ! Nous vous parlions de confiance plus haut... Il faut donc préparer les managers et les équipes face au télétravail. Travailler à distance les uns des autres n’est pas facile même avec Teams, Hangout, Skype ou Zoom comme le confinement nous l’a démontré. Cela demande de l’organisation et plus de communication, mais pas de surveiller son équipe. L’objectif est de maintenir le lien social entre tous les collaborateurs d’une même équipe et entre les équipes.

Lire aussi "Top 4 des astuces pour travailler 100% à distance avec ses collègues" >

#Organiser des accords d’équipe et des règles du bien vivre ensemble

Quel jour puis-je retrouver mon équipe au bureau ? Un passage obligé pour organiser les retrouvailles des équipes, mais aussi au sein des équipes et (ré)apprendre à partager les environnements de travail (inutile de tous venir au bureau le lundi). Puis-je téléphoner n’importe où ? Des règles de vie doivent définir comment bien vivre ensemble. Cela semble naïf ou un peu simple mais communiquer sur quelques règles permet de favoriser une bonne ambiance au travail, ainsi qu’une cohésion entre les équipes. Faites voter les gens ! Faites-les réagir et s’impliquer dans la création de ces règles. Elles seront d’autant mieux acceptées et respectées si elles proviennent des collaborateurs.

#Se projeter dans les futurs bureaux

Il n’y a rien de mieux qu’une mise en situation. Nous avons fait le même exercice que chez nos clients : on place devant une équipe un plan des futurs locaux et on fait réagir les collaborateurs face à ces nouveaux espaces en leur posant des questions. Comment organiser une journée type de travail ? Je pars en réunion pendant trois heures, est-ce que je laisse mes affaires sur le bench ? (pour des environnements par activité dans ce cas précis) L’un de mes collègues parle trop fort, que puis-je faire ?... C’est l’occasion de cibler en particulier les équipes qui en auront le plus besoin afin de rectifier en amont les mauvais comportements et de partager les bonnes pratiques. Il s’agit d’une étape simple mais nécessaire pour faciliter l’appropriation des nouveaux bureaux individuellement et en équipe. Plus on explique ce qui va se passer, mieux ces changements seront vécus parce que les collaborateurs seront préparés.

 

Vous l’avez compris, accompagner les collaborateurs nécessite d’être à leur écoute, de les aider à se projeter et de leur offrir la possibilité de s’exprimer et s’engager dans le projet de transformation de leur entreprise. Vous avez vous aussi un projet de transformation ? Nous sommes là pour vous aider !

Continuer à suivre l’évolution de notre projet 41LM sur notre site web et nos chaînes LinkedIn et Instagram !

 

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Contact

Caroline Bénech

Chief Transformation Officer and Executive Coach

Paris

Caroline, précédemment Chief Transformation Officer de Colliers, a rejoint le Board en qualité de Directrice des Ressources Humaines et de la Transformation, en charge également des activités RSE et Environnement de travail début 2021. Ses trois missions ont pour objectifs d’accélérer la transformation de la culture d’entreprise, du management et des nouveaux modes de travail au service des ambitions du nouveau plan stratégique à horizon 2025, dans une organisation plus transverse et plus agile.

Forte d’une d’expérience de plus de 30 ans dans la conduite du changement, le management et la communication, Caroline a réalisé une grande partie de son parcours professionnel au sein du Ministère des Armées comme Responsable de la communication. Elle rejoint le marché de l’immobilier en 2007 en intégrant Colliers France en qualité de Directrice du département Accompagnement du changement. En 2019, elle est promue Chief Transformation Officer, avec pour missions d’animer la communauté managériale, de développer la culture d’entreprise et de favoriser l’engagement des collaborateurs.

Elle est diplômée du Celsa  (Communication),  licence d'Anglais (Sorbonne),  journalisme (CFJ) et coach (IFG).

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