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Case: LeasePlan

LE CONTEXTE

LeasePlan disposait auparavant de son propre immeuble de bureaux. Ce bâtiment datait des années 1980 et était obsolète. Il ne reflétait plus la culture d'entreprise de LeasePlan et ne donnait pas aux nouveaux venus une première impression adéquate. Le bâtiment était beaucoup trop spacieux. En outre, l’environnement de travail était composé de petits bureaux séparés, de longs couloirs et il y avait peu de possibilités de travail flexible et collaboratif dans toutes ces « cages à poules ». Avant, de petites salles individuelles faisaient partie d'un environnement de bureau ordinaire, mais aujourd'hui, les espaces ouverts sont davantage en phase avec la tendance actuelle .

Comme il était trop fastidieux de moderniser ce bâtiment obsolète, LeasePlan a opté pour un immeuble de bureaux flambant neuf. En plus d'un immeuble de bureaux esthétique, ergonomique et pratique, LeasePlan voulait un environnement de travail qui propose une méthode de travail "hybride" ou "activity-based".

Dans ce contexte, le terme "hybride" désigne un lieu de travail moderne qui, outre la promotion du travail à domicile, offre encore suffisamment de postes de travail flexibles ou d'espaces ouverts aux employés qui préfèrent venir au bureau ou qui ne peuvent tout simplement pas travailler de chez eux. Un environnement de travail "activity-based", quant à lui, doit favoriser un travail optimal dans des espaces variés : lieux calmes, bulles pour téléphoner, salles de réunion, espaces disruptifs, espaces ouverts, cafétarias, etc.

LeasePlan s’est adjoint les services de Colliers International et ce partenariat a comblé ses attentes.

  

LE PROJET

Après avoir comparé trois autres offres, LeasePlan a porté son choix sur Colliers. La raison principale : Colliers est une entreprise de renommée internationale.

En février 2019, LeasePlan a fait appel aux experts de Colliers pour concevoir leur nouveau bâtiment d'une manière moderne et en accord avec le style de la maison. La rénovation des bureaux a eu lieu entre février 2019 et novembre 2019, date à laquelle LeasePlan a déménagé.

Colliers a pris en main l'ensemble du projet et s'est d'abord penché sur la situation existante. Ensuite, les experts de Colliers ont consulté les employés de LeasePlan pour avoir une idée plus précise de l'endroit où ils aimeraient aller. Ils ont ainsi eu suffisamment d'informations pour élaborer un plan permettant de répondre aux souhaits de LeasePlan. À partir de mars 2019, des réunions hebdomadaires ont été organisées afin que Colliers puisse superviser le projet le plus efficacement possible.

LeasePlan voulait proposer à ses employés une façon hybride de travailler dans un nouveau lieu de travail, qui soit à la fois esthétique, pratique et ergonomique. L’entreprise en a défini les principaux critères, l’objectif final étant de refléter la culture d’entreprise de LeasePlan:

  1. Des postes de travail flexibles pour tous (même la direction ne dispose plus de bureaux fixes) ;
  2. Des espaces ouverts pouvant accueillir jusqu'à 20 postes de travail simultanément ;
  3. Des salles séparées pour les réunions (sans oublier des espaces collaboratifs en position debout pour les réunions internes), les appels téléphoniques et le travail exigeant de la concentration ;
  4. Un mobilier confortable, de haute qualité et ergonomique : les meilleures chaises de bureau du marché, un pilotage 100% électrique et des tables ‘state of the art’ pour travailler debout ou assis ;
  5. Une ventilation appropriée : LeasePlan a investi dans un dispositif de chauffage et de gestion de l'air ;
  6. Des matériaux isolants, pour une acoustique adéquate, et des salles silencieuses insonorisées.

  

LA SOLUTION

LeasePlan est pleinement satisfait de ce résultat : "Depuis l'intervention de Colliers International, les employés se comportent différemment. Leur satisfaction se voit à l’œil nu. Colliers a veillé à ce que ses employés soient contents et à ce qu'ils assurent à leur tour la satisfaction des clients. L’ensemble du projet est une véritable réussite, d’un point de vue pratique et esthétique. De plus, il n'y a pas eu de mauvaises surprises en matière de budget. Colliers a donc pleinement rempli son contrat et nous recommanderions donc certainement Colliers à d'autres entreprises".

En outre, Colliers a réussi à définir un nouvel environnement de travail, en conformité avec les souhaits de LeasePlan, dans un espace 20% plus petit. La seule façon d'y parvenir était d'organiser efficacement les nouveaux bureaux.

LA VALEUR AJOUTEE DE COLLIERS INTERNATIONAL

  • Un mode de travail « agile » et moderne dans des lieux de travail flexibles et des espaces ouverts ;
  • Un travail plus efficace grâce à un réaménagement des bureaux ;
  • Des installations confortables, toutes raccordées à l'électricité et adaptées aux besoins des employés ;
  • Un environnement de travail aéré (climatisation en été et chauffage en hiver) ;
  • Des salles calmes et insonorisées et une acoustique adaptée dans les salles de réunion ;
  • Un environnement de travail plus agréable qui correspond à l’identité de LeasePlan.

FICHE TECHNIQUE

  • 3400 mètres carrés répartis sur trois étages
  • Projet total d’une durée de 9 mois
  • 220 employés au total
  • Un taux d'occupation de 81% en moyenne
  • Récapitulatif des différents services proposés par Colliers :
    • L’aménagement de nouveaux bureaux ;
    • La gestion de projet : des réunions hebdomadaires mises en place pour suivre le projet et adhérer au mieux aux desiderata du client ;
    • L’aide proactive pour le choix des matériaux et du mobilier ;
    • Le suivi minutieux des travaux de rénovation ;
    • Le suivi systématique des commandes passées auprès des fournisseurs ;
La co-organisation du déménagement.