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Case: FedEx

THE CONTEXT
FedEx avait auparavant trois bureaux au total : un bureau pour TNT et deux autres pour FedEx. L'entreprise souhaitait rassembler tous les bureaux afin que chacun puisse travailler ensemble. Une enquête menée par FedEx auprès de ses employés au sujet de l'ancien immeuble de bureaux a montré que certaines choses pouvaient être améliorées. Sur la base de ces résultats, FedEx a eu une meilleure idée de ce qui devait changer dans son nouvel environnement de bureau. À l'origine, FedEx n'a pas trouvé de bâtiment approprié pour s'installer. Ils ont donc envisagé un projet de construction neuve pour lequel ils ont fait appel à Colliers. A ce moment, FedEx a trouvé par hasard un immeuble de bureaux approprié. Le bâtiment était quelque peu désuet et sa disposition reflétait l'ancienne façon de travailler, avec de nombreux couloirs et des pièces séparées. FedEx a alors fait appel à Colliers pour un "réaménagement" du bâtiment. Colliers s'est concentré sur la modernisation du bâtiment, en tenant compte des souhaits de FedEx. 

THE PROJECT
FedEx a discuté avec neuf parties européennes pour le projet. Colliers s'est distingué par son projet en Belgique et aux Pays-Bas. Le fait que Colliers ait pu passer rapidement d'un projet à l'autre dans les deux pays voisins a constitué un atout majeur. En avril 2019, FedEx a signé le contrat avec Colliers pour le "réaménagement" de l'immeuble de bureaux. La livraison du bâtiment rénové a eu lieu le 10 mars 2020. 
En raison de problèmes liés à l'acquisition du bâtiment, Colliers n'a pas pu commencer les travaux avant janvier 2020. 

FedEx : "Comme Colliers ne pouvait commencer les travaux qu'après les vacances de Noël, le projet a été retardé dès le départ. Cependant, en continuant à travailler avec ses équipes jour et nuit, Colliers a pu mener à bien le projet. Colliers a fait preuve d'une grande intelligence en réalisant le projet dans les délais convenus, ce qui a permis de rattraper entièrement le retard."
Après avoir discuté avec les gens de FedEx, Colliers savait exactement quelles étaient les innovations nécessaires. Il s'agissait principalement d'un lieu de travail qui combinait trois concepts (voir les points 1, 2 et 3 ci-dessous) en un environnement de travail sain. Afin de créer cette atmosphère saine, FedEx a également fait appel à la "Facility team" de Colliers. Ces personnes ont fait en sorte que nous installions une salle de yoga, une bibliothèque, des jardins intérieurs, deux restaurants, des cafétérias de travail et des "ramblas", des couloirs de réunion très fréquentés qui donnent sur les jardins intérieurs. 

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Le nouvel espace de bureaux devait être principalement adapté à ces éléments :

  1. Bureaux séparés pour les gestionnaires et les directeurs ;
  2. "Agile scrum" : environnement informatique ouvert (pas de salles séparées) pour travailler en groupes de 4, 6 ou 9 personnes. Il s'agit en fait d'îlots de quatre bureaux situés les uns à côté des autres. Au bout de la table est assise une personne qui dirige la réunion. Entre deux de ces îles, vous pouvez fermer un rideau pour organiser une vidéoconférence dans le calme. Des groupes de 10 personnes au maximum peuvent y travailler ensemble ;
  3. Des espaces ouverts pour 6 à 12 personnes en même temps. Ces espaces ouverts sont séparés par les bureaux des gestionnaires ou des directeurs. Ces espaces sont des "zones de contact" : des lieux où vous pouvez travailler pendant une à deux heures (entre deux réunions ou lorsque vous venez chercher quelque chose au bureau) ;
  4. Des cabines téléphoniques pour passer des appels téléphoniques ;
  5. Deux types de salles de réunion avec un mobilier adapté :

a. Des salles qui peuvent être utilisées davantage pour des réunions informelles avec des fauteuils confortables ou d'agréables poufs 
b. Des salles traditionnelles avec des tables et des chaises qui conviennent mieux aux réunions et aux discussions formelles

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  • Des prises électriques ont été installées partout pour pouvoir être connecté électroniquement ;
  • Plus d'air dans les bureaux pour offrir aux employés un environnement de travail idéal ;
  • Tout a été adapté au style de FedEx.

Colliers a également contribué à la stratégie du lieu de travail de FedEx pendant le projet à Bruxelles. Pour ce faire, Colliers a notamment organisé un jeu sur le lieu de travail pour les employés. Colliers a fait venir les 600 employés de FedEx par groupes de 100 pour leur expliquer comment utiliser au mieux le nouvel espace de bureaux. 
  
THE SOLUTION
Colliers a pu aménager le nouvel environnement de bureaux de FedEx exactement comme il se doit. Les employés ont déjà réagi positivement. En outre, l'intervention de Colliers a également permis à FedEx de gagner 500 m² d'espace (de l'ancien au nouveau bâtiment de bureaux) en divisant l'espace de la manière la plus efficace possible.
FedEx : "Nous avons emménagé dans nos bureaux le 10 mars, mais quelques jours plus tard, la mesure de travail à domicile obligatoire a été introduite. Nous n'avons donc pas encore pu profiter pleinement de notre nouveau bureau, mais nous le ferons ! Nous avons constaté que de nombreuses personnes sont satisfaites de ces changements. En outre, nous réalisons plus que jamais qu'un bureau est une sorte de lieu de rencontre. Notre nouveau bureau est en fait assez grand pour le nombre d'employés que nous avons en ce moment, mais si nous appliquons la règle d'un mètre et demi, alors notre bureau est juste parfait pour cela. Il semble que nous étions préparés à cela."

ADDED BUSINESS VALUE 

  • Les gestionnaires et les directeurs conservent leur intimité en disposant de leur propre bureau ;
  • Des méthodes de travail flexibles et modernes grâce aux espaces ouverts ;
  • Un travail plus efficace grâce à un nouveau bureau avec des espaces cloisonnés ;
  • Installations pour un travail entièrement numérique ;
  • Élargissement des conduits d'air pour fournir une alimentation en air supplémentaire aux espaces de bureaux ;
  • Un environnement de travail plus agréable, en parfaite adéquation avec l'identité visuelle de FedEx.


TECHNICAL SHEET 

  • 15.000 m²;
  • Projet total d'un an. En raison de retards dans l'acquisition du bâtiment, Colliers n'a pu commencer qu'en janvier 2020, alors que le contrat avait déjà été signé en avril 2019.
  • 660 postes de travail au total dans le nouveau bâtiment ;
  • 540 employés au total dans ce bâtiment aujourd'hui, avec une perspective de croissance ;
  • Plus de 400 000 employés dans le monde ;
  • Divers services fournis par Colliers :

o Conception de nouveaux espaces de bureaux et supervision du concept ;
o Gestion du projet : quotidiennement sur place ;
o Assistance dans le choix des matériaux et du mobilier ;
o Suivi des travaux de rénovation ;
o Suivi des fournisseurs ;
o Stratégie sur le lieu de travail : offrir des choses aux employés de FedEx, comme un jeu sur le lieu de travail pour promouvoir l'intégration ;
o Organisation du déménagement.