Siirry pääsisältöön Siirry alatunnisteeseen

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaselosteet


 

01 Colliers Finland -konsernin asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste
02 Colliers Finland -konsernin tietojärjestelmien käyttäjähallinta- ja lokitietorekisterin tietosuoja-seloste
03 Colliers Finland -konsernin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste
04 Colliers Finland Oy:n vartiointipalveluiden tietosuojaseloste
05 Colliers Finland -konsernin vierailijarekisterin tietosuojaseloste
06 Colliers Finland -konsernin vuokra-asunnon hakijarekisterin tietosuojaseloste
07 Colliers Finland Oy:n välityspalvelurekisterin tietosuojaseloste

 

01 Colliers Finland -konsernin asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Asiakas-, prospekti-, yhteistyökumppani- ja markkinointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä yhdessä Colliers) oikeutettuun etuun (ml. suora-markkinointi) sekä lakisääteiseen velvoitteeseen asiakkaan tunnistamisesta. 
Henkilötietojen käyttötarkoitus on:
• Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden välisen suhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi ja tilastointi
• Asiakasviestintä
• Myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• Mielipide- ja markkinointitutkimusten toteuttaminen
• Asiakastyytyväisyyskyselyt
• Suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdentaminen 
• Liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
• Asiakkaan käyttäjien tunnistaminen ja käyttöoikeushallinta

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja asiakas- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. uutiskirjeen tilaajat, tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet, tilaisuuksiin osallistujat):
• Nimi
• Yhteystiedot: postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Yritys tai yhteisötieto sekä asema yrityksessä tai yhteisössä, jota edustaa
• Tarvittaessa yksilöintitieto (henkilötunnus, passin tai ajokortin nro sopimuksissa, asiakkaan tunnistus)
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat 
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot
• Ruokavaliotiedot (tapahtumat)
• Asiakashistoria (esim. osallistumistiedot tapahtumiin ja tilaisuuksiin)
• Asiakas-, käyttäjä- ja asiakaskokemustutkimusten vastaustiedot
• Puhelutallenteet
• Mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot.

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Rekisteriin kerätään tietoja Colliersin kanssa tehtävän asiakkuus- tai yhteistyösopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimus-suhteen aikana asiakkaan antamista tiedoista sekä suhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta vähäisessä määrin Iso-Britanniaa.
Colliers käyttää ulkopuolisten palveluntarjoajien palveluita esim. uutiskirjeen lähetys-listojen ja asiakas- ja yhteistyökumppanitietojen ylläpitoon sekä tilaisuuksiin osallistujien tietojen käsittelyyn. Kukin palvelutarjoaja käsittelee tietosuojasopimuksen mukaisesti henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun tarjoamiseksi.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Colliers varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.  Lähtökohtaisesti asiakastietoja säilytetään kaksi vuotta asiakas- ja/tai sopimussuhteen tai viimeisimmän interaktion (tarjouspyyntö, tilaus tai tapaaminen) päättymisen jälkeen (paitsi milloin lainsäädäntö edellyttää tietojen säilyttämistä pidempään).
Potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä kerättäviä henkilötietoja säilytetään pysyvästi lain sallimissa puitteissa. Colliers arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi Colliers huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. 
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

02 Colliers Finland -konsernin tietojärjestelmien käyttäjähallinta- ja lokitietorekisterin tietosuoja-seloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Tietojärjestelmien käyttäjähallinta- ja lokitietorekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä yhdessä Colliers) järjestelmien ja palveluiden käyttäjä-tunnusten ja käyttöoikeuksien hallinnointi, käytön valvonta sekä henkilötietojen suojaaminen asiattomalta pääsyltä tietoihin, vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä tai muulta laittomalta käsittelyltä. 
Tieto- ja viestintäjärjestelmät tallentavat toiminnastaan tietoja, joita käytetään tieto-järjestelmien käytönvalvontaan ja joiden avulla pyritään selvittämään ja ratkaisemaan tieto- ja viestintäjärjestelmien toiminnan häiriöitä tai virheitä. Lisäksi käsittelyn tarkoituksena on valvoa henkilötietoja ja muita luottamuksellista tietoja sisältävien tietojärjestelmien käyttöä. Tietojen käsittely perustuu Colliersin oikeutettuun etuun huolehtia tietojen käytönvalvonnasta hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi. 

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Lokitietojen avulla tapahtuva henkilötietojen käsittelyn valvonta edellyttää käyttäjien yksilöimistä ja tunnistamista. Rekisteri sisältää tiedot luvallisista käyttäjistä, heidän tunnisteista ja käyttöoikeuksistaan. Tässä tarkoituksessa ylläpidetään käyttöoikeus-järjestelmää. Lokitietoihin tallentuu käyttäjän kirjautumis- ja viestintäyhteystiedot mm. käyttäjätunnus, ajankohta sekä palvelun tai järjestelmän käyttöön liittyvät tiedot. 
Käyttäjähallinta- ja lokitietorekisterin rekisteriin kirjataan tiedot henkilöistä, joilla on työ- tai harjoittelusuhde, toimeksiantosuhde, palveluntuottajasuhde tai voimassa oleva asiakassuhde Colliersiin.
Käyttöoikeuksiin hallinnassa käsiteltäviä henkilötietoja ovat:
• Henkilön nimi
• Syntymäaika
• Henkilötunnus
• Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä
• Tehtävänimike
• Kustannuspaikka
• Toimipiste
• Käyttäjätunnus
Käyttöoikeustietoja hallinnoidaan Colliersin kulloinkin käytössä olevien omien järjestelmien osalta sekä palvelutuotannossa hyödynnettävien palveluportaalien osalta. 

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjähallinnan tietolähteinä ovat käyttäjältä saadut tiedot sekä Colliersin HR-järjestelmästä siirretyt tiedot. Lisäksi tietoa kertyy järjestelmistä lokitietoina. 

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta Iso-Britanniaa.
Lokitietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle vakavan tietoturvaloukkauksen selvittämisen ja tiedottamisen yhteydessä.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Käyttöoikeustietoja säilytetään kuusi kuukautta työ- tai toimeksiantosuhteen päättymisestä.
Lokitietoja säilytetään järjestelmäkohtaisesti. Mikäli kyse on Colliersin järjestelmästä, lokitietoja säilytetään enintään kaksi vuotta lokitiedon syntymisestä. Järjestelmistä, joissa Colliersin henkilöstö tai toimeksiantosuhteen perusteella valtuutettu toimii palvelun käyttäjänä, lokitietokannan ylläpidosta, tietojen säilyttämisestä ja lokitietojen poistamisesta vastaa (järjestelmä) palveluntuottaja.

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

03 Colliers Finland -konsernin rekrytointirekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Rekrytointirekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden (jäljempänä Colliers) henkilöstön rekrytointi. Tietojen käsittely perustuu sopimukseen tai Colliersin oikeutettuun etuun, kuten työnhakijan työ-hakemukseen ja rekrytointiprosessiin sekä henkilö- ja soveltuvuustestauksen osalta työnhakijan suostumukseen.

5 Henkilötietojen säilytysajat
Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään rekisterissä kaksitoista (12) kuukautta hakemuksen jättämisestä, ellei rekisteröity halua jatkaa hakemuksensa voimassa-oloaikaa.

6 Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavia rekrytointiprosessin ja työtehtävän kannalta tarpeellisia henkilötietoja työnhakijasta:
• Nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
• Työhakemukseen ja ansioluetteloon liittyvät tiedot, kuten työkokemus, koulutustiedot, osaaminen, luottamustoimet
• Haastatteluun sekä testeihin liittyvät tiedot
• Mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot

7 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on työnhakija itse. Lisäksi tiedot koostuvat työhönottoprosessissa tallennetuista tiedoista. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa. 

8 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta Iso-Britanniaa.
Rekrytointipalvelun toteuttamisessa Colliers käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa (SmartRecruiters), joka käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin 
se on tarpeen järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen toteuttamiseksi. Lisäksi Colliers käyttää henkilö- ja soveltuvuusarviointien sekä rekrytointiprosessin toteuttamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällöin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palvelun tuottamiseksi.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa säilytystiloissa. Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

10 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

04 Colliers Finland Oy:n vartiointipalveluiden tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Oy
Y-tunnus 0420052-8
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Vartioimisliiketoiminnassa käsiteltävien henkilötietojen rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu laissa yksityisistä turvallisuuspalveluista 2 luku 8 § määrätyistä vartioimisliikkeen tehtävistä, joista on laadittava tapahtumailmoitus. Rekisteri sisältää rekisterinpitäjän palveluksessa toimivien vartijoiden henkilötietoja liittyen heidän sekä kirjallisessa että sähköisessä muodossa laatimiinsa tapahtuma-ilmoituksiin. Vartija voi laatia tapahtumailmoituksen myös muista toimenpiteisiin johtaneista tapahtumista. Tapahtumailmoituksesta tulee käydä ilmi vartijan kyseiseen tapahtumaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet. Lisäksi toimenpiteiden kohteena olleiden henkilöiden sukunimi, etunimet, henkilötunnus ja osoitetiedot saadaan kirjata tapahtumailmoitukseen. 

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Tapahtumailmoitusten laatiminen ja tarvittaessa viranomaisen tai asianomistajan tietojen saaminen vaatii tapahtumailmoituksen laatijan tunnistamista. Tapahtumailmoitus sisältää tiedon ilmoituksen laatineesta vartijasta, sekä muista tilanteessa olleista rekisterinpitäjän työntekijöistä, kuten vartijan ja/tai työntekijän nimen, yhteystiedot, henkilötunnuksen sekä ko. tapahtumaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet. Tapahtumailmoitukseen saadaan merkitä lisäksi muiden tapahtumaan liittyneiden toimenpiteiden kohteena olevien henkilöiden henkilötietoja, kuten sukunimi, etunimet, henkilötunnus ja osoitetiedot sekä ko. tapahtumaan liittyvät havainnot ja toimenpiteet.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot tulevat tapahtumailmoituksen laatineelta vartijalta.

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Vartioimistehtävän toimeksiantajalla ja valvontaviranomaisella on oikeus saada jäljennös järjestelmään tallennetusta tapahtumailmoituksesta. Jos vartija vapauttaa kiinni ottamansa henkilön, tapahtumailmoitus on viipymättä toimitettava rikoksen tapahtumapaikkakunnan poliisilaitokselle.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään rekisterinpitäjän tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo salassapitovelvollisuus.  
Lain mukaan rekisterinpitäjän on säilytettävä tapahtumailmoitukset kahden vuoden ajan niiden laatimispäivän kalenterivuoden päättymisestä alkaen, jonka jälkeen henkilötietoja sisältävät tapahtumailmoitukset viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa hävitetään.

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

05 Colliers Finland -konsernin vierailijarekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Vierailijarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu Colliers Finland Group Oy:n ja samaan konserniin kuuluvien yritysten (jäljempänä Colliers) oikeutettuun etuun. Vierailijarekisterin tarkoituksena on järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitäminen toimitiloissa ja parkkitiloissa sekä pääsyn rajoittaminen. 

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Rekisterin tietosisältö koostuu autopaikkojen, kulkukorttien/avainten käyttäjien ja vierailijoiden perustiedoista.
Rekisterin tietosisältö muodostuu seuraavista tiedoista
a) Autopaikan käyttäjän nimi
b) Autopaikan käyttäjän osoite
c) Autopaikan käyttäjän puhelinnumero
d) Autopaikan käyttäjän henkilötunnus
e) Autopaikan käyttäjän sähköpostiosoite
f) Autopaikan käyttäjän tilinumero
g) Kulkukortin/avaimen lainaajan nimi
h) Kulkukortin/avaimen lainaajan osoite
i) Kulkukortin/avaimen lainaajan puhelinnumero
j) Kulkukortin/avaimen lainaajan titteli/toimenkuva
k) Yritys, jota kulkukortin/avaimen lainaaja edustaa
l) Kulkukortin/avaimen lainaus pvm
m) Kulkukortin/avaimen palautus pvm
n) Vierailijan nimi
o) Yritys, jota vierailija edustaa
p) Vierailijan tulo ja lähtöaika
q) Vierailijan isäntä
r) Vierailijan auton rekisterinumero
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä. 

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa viranomaisille rikosten tutkintaa varten.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin vierailijaohjelmassa sekä erillisissä dokumenteissa. Vierailijaohjelmassa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi ja fyysiset dokumentit säilytetään lukituissa arkistointitiloissa. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.  
Colliers säilyttää tietoja, kunnes vierailijakortti, kulkutunniste/avain on palautettu tai kun autopaikka on rekisteröidyn käytössä ja siihen mahdollisesti liittyvät maksut suoritettu tai muut riitaisuudet ratkaistu. 

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

06 Colliers Finland -konsernin vuokra-asunnon hakijarekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Group Oy 
Y-tunnus 2396296-6
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Vuokra-asunnon hakijarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Colliers Finland Group Oy ja samaan konserniin kuuluvat yritykset (jäljempänä Colliers)  keräävät ja tallettavat vuokra-asunnon hakijoiden henkilötietoja vuokra-asunnon haun ja asumisoikeusprosessin käynnistämiseksi.
Tietojen käsittely perustuu Colliersin oikeutettuun etuun, jotta se voi tarjota vuokra-asunnon hakupalvelua toimeksiantajille sekä vuokra-asunnon hakijoille. 

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Rekisteri sisältää tietoja vuokra-asunnon hakijasta sekä muista mahdollisista hakijan kanssa asumaan tulevista henkilöistä. Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja vuokra-asunnon hakijasta ja kanssahakijasta
• Perustiedot: etu- ja sukunimi, kansalaisuus, kotipaikka 
• Yksilöintitiedot: henkilötunnus
• Yhteystiedot: sähköposti, puhelinnumero, postiosoite sekä toivottu yhteydenottotapa
• Työsuhdetiedot
• Raskaustodistus ja laskettu aika 
• Hakemukseen liittyvät tiedot:
• Hakemustyyppi (uusi hakemus/asunnon vaihto)
• Haettavan asunnon tyyppi ja muut tiedot (esim. paikkakunta, kaupunginosa, talotyyppi, asunnon tarve)
• Tiedot nykyisestä asunnosta
• Asunnon tarpeen syyt
• Tarvittaessa hakijan itsensä antamat muut tarpeelliset tiedot
• Arava/korkotuettuihin hakemuksiin liittyvät tiedot
• Tulo- ja varallisuustiedot

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, lukuun ottamatta vähäisessä määrin Iso-Britanniaa.
Colliers luovuttaa vuokra-asunnon hakijan ja kanssahakijan tiedot vuokranantajalle vuokrasopimuksen solmimisen yhteydessä. 
Colliers käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, Visma Tampuuri Oy:tä, henkilötietojen keräämiseen ja hallinnointiin, jolloin palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen ko. palvelun järjestelmän ylläpidon ja viankorjauksen vuoksi. 

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Colliers varmistaa henkilötietoja käsittelevien alihankkijoidensa kanssa tehtävillä tietojenkäsittelysopimuksilla tietosuojan toteutumisen. 
Vuokra-asuntohakemus on voimassa kolme kuukautta hakemuksen jättämisestä. Colliers säilyttää hakemuksen tietoja lainsäädännön mukaisesti, esim. välitysliikelain mukaan vuokra-asuntohakemus säilytetään viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi Colliers noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta.

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista. 
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

07 Colliers Finland Oy:n välityspalvelurekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 17.9.2021

1 Rekisterinpitäjä
Colliers Finland Oy
Y-tunnus 0420052-8
Ratamestarinkatu 7 B 
00520 Helsinki

2 Yhteystiedot rekisteriasioissa 
Hille Amnell
hille.amnell@colliers.com
Puh. +358 201 302 545

3 Rekisterin nimi
Välitysliiketoiminnassa käsiteltävien henkilötietojen rekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Rekisterin käytön tarkoitus on kiinteistönvälitysliikettä koskevien lakien mukaisen toiminnan varmistaminen.

5 Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Rekisterin tietosisältö koostuu välityspalvelutoimeksiannon suorittamiseksi vaadittavista tiedoista.  Rekisteröityjen ryhmät ovat: 
• Asiakas eli toimeksiantaja tai tämän edustaja ja/tai yhteyshenkilö
• Toimeksiannon saajan eli palvelutuottajan vastuuhenkilöt toimeksiannossa
• Sopimusosapuolen edustajat
• Sopimusosapuolen vastuuhenkilöt, silloin kun ovat eri kuin edellä mainitut edustajat

Rekisterin tietosisältö muodostuu välityspalvelutoimeksiannon suorittamiseksi vaadittavista tiedoista:
a) Asiakkaan nimi 
b) Asiakkaan osoite
c) Toimeksiannon järjestysnumero
d) Toimeksiannon sisältö
e) Toimeksiannon vastaanottopäivä ja voimassaoloaika
f) Sopimuksen tekopäivä
g) Sopijaosapuolten nimet
h) Sopimuksen kohde
i) Kauppahinta tai vuokran määrä
j) Välityspalkkio

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä toimeksiannon yhteydessä (toimeksiantajatiedot) sekä sopimuksen syntyessä sopimusosapuolilta (sopimustiedot).

7 Tietojen luovutukset ja siirrot sekä tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietoja luovutetaan viranomaiselle viranomaisen pyynnöstä mm. aluehallintovirastolle sen tehdessä tarkastusta välitysliikkeiseen toiminnan lain ja luvan mukaisen toiminnan varmistamiseksi.

8 Rekisterin suojauksen periaatteet ja säilytysajat
Tiedot säilytetään Colliersin asiakaskohtaisissa toimeksiantopäiväkirjoissa. Toimeksiantopäiväkirjojen säilytyksessä käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi sekä tietojen käytön valvomiseksi. Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu erikseen nimetyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Colliers säilyttää tietoja välitysliikelain mukaisesti viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Lisäksi Colliers noudattaa arava- ja korkotukiasuntoihin liittyviä sääntöjä ja ohjeistuksia säilytysaikojen osalta.

9 Rekisteröidyn oikeudet ja pyynnöt
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja poistamista.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.