Hyvä hallintotapa, sisäinen valvonta ja vahva kontrolliympäristö avainasemassa Colliersin talouspalveluissa
Vastuullisen kiinteistösijoittamisen edellytyksenä on talouspalveluiden hyvä hallintotapa, sisäinen valvonta ja vahva kontrolliympäristö. On ensiarvoisen tärkeää, että kirjanpidossa ja alakirjanpidoissa on kontrolleja ja valvontaa, joilla varmistetaan oikea-aikainen ja laadukas talousraportointi. Hyvää hallintotapaa noudattavan talouspalveluiden kumppanin kanssa yhtiön hallitus ja toimitusjohtaja voivat olla levollisin mielin ja vakuuttuneita, että osakeyhtiölain mukaiset velvoitteet täyttyvät. Osakeyhtiölain mukaisesti hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Sen lisäksi toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Colliersin talouspalveluissa hyvä hallintotapa, sisäinen valvonta ja hyvä kontrolliympäristö ovat avainroolissa jokapäiväisessä tekemisessä. Kontrolliviitekehyksemme on jakaantunut seuraaviin osa-alueisiin:
- Työskentelykulttuuri
Yrityskulttuurimme ytimessä on arvolupauksemme tehdä asiat oikein ja laadukkaasti. Sisäinen valvontamme lähtee oikeasta ajattelutavasta ja sen johtamisesta, jota tuemme eettisillä toimintatavoilla, perehdytyksillä ja koulutuksilla. Talous- ja verokoulutusten lisäksi keskeisissä roolissa koulutuksissa ovat henkilöstötietojen turvaaminen, rahanpesun ja lahjonnan vastaisten toimien ja tietoturvan varmistaminen.
- IT-ympäristö
Lähtökohtana Colliersilla on käsitellä aineistoa mahdollisimman sähköisesti ja hyödyntää automaation mahdollisuuksia tehokkaasti. IT-ympäristö ja IT-infra ovat merkittävässä roolissa palveluidemme tuotannossa. Colliersilla on ISO/IEC 27001:2017 -sertifikaatti, joka osoittaa, että tietoturvapolitiikat ja toimintatavat ovat Colliersilla korkealuokkaiset. Tietoturvan avulla rajaamme aineistoon pääsyn vain tarvittaville henkilöille, ja varmistamme aineiston ja tiedon nopean palautumisajan mahdollisissa ongelmatilanteissa.
- Työtehtävien eriyttäminen
Talouspalveluiden prosesseissa olemme eriyttäneet peräkkäiset tehtävät toisistaan, jotta prosessissa ei synny ns. vaarallisia työtehtäviä tai niiden yhdistelmiä. Merkittävässä roolissa työtehtävien eriyttämisessä on käyttöoikeuksien eriyttäminen sekä järjestelmätasolla että käyttöoikeusroolien tasolla. Käyttöoikeuksiin liittyen meillä on käsittelyprosessi uusille työntekijöille, roolia vaihtaville työntekijöille, Colliersilta poistuville työntekijöille ja käyttöoikeuksien säännölliselle tarkastukselle.
- Prosessien kontrollit
Prosessien kehittämisessä Colliersilla keskeisessä osassa on tehokas kontrolliympäristö, kontrollien dokumentointi ja prosessien automatisointi. Työskentelemme ISO 9001-standardin mukaisesti, joten kehitämme työskentelytapojamme jatkuvasti. Jokaiseen talouspalveluiden osaprosessiin olemme määritelleet prosessille tavoitteet ja toteuttaneet kontrollit, joilla varmistamme, että prosessi toimii laadukkaasti. Merkittävässä roolissa meillä on myös prosessien kehittäminen mm. robotiikalla, jolloin mahdollistetaan inhimillisten virheiden minimoiminen ja enemmän aikaa työn tulosten laadun varmistamiseen. Talouspalveluissamme meneillään on myös ISAE 3402 - projekti, jolla varmistamme, että kontrollipisteiden dokumentaatio on poikkeuksetta korkealla tasolla.
- Seuranta ja sisäinen tarkastus
Talouspalveluissa kontrollien toteutumista ja työn laadukkuutta seurataan esimiesten, työntekijöiden, laatuseurannan ja sisäisen tarkastuksen avulla. Laatuseurannan avulla selvitämme mahdollisen laatupoikkeaman syyt ja teemme prosessien kehittämistä, jotta poikkeaman toistuminen vältetään. Prosessejamme tarkastaa myös Colliers EMEA:n sisäinen tarkastus, joka tuo hyvää lisätukea sisäiseen valvontaamme.
Kaikessa tekemisessämme pyrimme varmistamaan, että tuottamamme palvelut ovat laadukkaita ja tuemme työntekijöidemme “Halua tehdä asiat oikein ja laadukkaasti”. Keskustelemme mielellämme talouspalveluiden sisäisen valvonnan viitekehyksestä ja kerromme ratkaisuistamme kuten mm. automaation avulla tehdyistä kontrollipisteistä.
Kirjoittaja:
Emmi Kavén
Development Manager, Colliers Finland
p. +358 20 130 2258, emmi.kaven@colliers.com