Siirry pääsisältöön Siirry alatunnisteeseen

Kiinteistöjohtamisen ABC: Askelmerkit onnistuneeseen haltuunottoon

Kiinteistöjohtamisen ABC

Huolellisesti toteutettu kiinteistöjen haltuunotto luo kestävän pohjan kiinteistöjohtamiselle

Haltuunotolla tarkoitetaan vaihetta, jossa kiinteistönomistajan kiinteistöjen manageeraus siirtyy kiinteistöjohtamiseen erikoistuneelta operaattorilta toiselle esimerkiksi kilpailutuksen seurauksena. Haltuunotto tulee kyseeseen myös silloin, kun kiinteistön omistaja haluaa ulkoistaa aiemmin itse tekemänsä kiinteistöjohdolliset työt kumppanille. Kiinteistöjohtamisen palveluntarjoaja on kiinteistön omistajan merkittävin yhteistyökumppani yhtiön vakaan ja kestävän tuoton maksimoimisessa. Siksi ei ole yhdentekevää, millaisen kiinteistöjohtamisen kumppanin omistaja itselleen valitsee. 

Miksi juuri haltuunotto on niin kriittinen vaihe koko yhteistyön onnistumisen kannalta?

Haltuunottovaiheessa luodaan perusta omistajan ja kiinteistömanagerin välille sekä sovitaan pelisäännöt ja suunnitelma haltuunoton toteuttamiseksi. Mikäli haltuunottoa ei suoriteta ammattimaisesti, sillä voi olla pitkälle kantavia taloudellisia seurauksia.

Haltuunottoprosessi käynnistyy kiinteistön omistajan ja uuden sekä väistyvän kiinteistömanagerin kanssa pidettävällä kolmikantaneuvottelulla, jossa käydään läpi yhteinen haltuunottosuunnitelma sekä osapuolten vastuut ja tehtävät. Samalla perustetaan haltuunottotiimi hoitamaan käytännön haltuunottoa. Haltuunoton aikana on tärkeää raportoida prosessin etenemisestä ja siinä mahdollisesti esiintyvistä puutteista. Puutteita voi löytyä esimerkiksi kiinteistötietojen dokumentaatiosta, mikä on tärkeä tunnistaa, sillä puutteet lähtötiedoissa ja dokumentaatiossa vaikeuttavat merkittävästi kiinteistöjen johtamista taloudellisesti ja teknisesti oikein. Aloituskokouksessa on syytä sopia yhteisistä pelisäännöistä, kuten kokous- ja raportointikäytännöistä operatiivisessa toiminnassa. Myös haltuunottovaiheen päättyminen on hyvä todeta erikseen, jonka jälkeen kohteet siirtyvät suunnitelman mukaiseen palvelutuotantoon. 

Haltuunottovaiheessa käydään siis johdonmukaisesti läpi kohteiden taloudellinen kuin operatiivinen performanssi lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä, peilaten omistajan kiinteistöstrategiaan ja tuotto-odotuksiin kuin myös kiinteistön käyttäjien asiakastyytyväisyyteen ja tarpeisiin. Lisäksi kartoitetaan kiinteistöjen teknisen ylläpidon asettamat vaatimukset, auditoidaan palvelusopimukset vastaamaan kohteiden vaatimustasoa ja valitaan sopivat kumppanit näitä tehtäviä hoitamaan, yhteisten laatutavoitteiden mukaisesti. Haltuunottovaihe on tarkasti suunniteltu prosessi, jolla varmistetaan strategisella tasolla omistajan tahtotilan, vastuullisuuden ja hyvän hallintotavan toteutuminen, mikä näkyy operatiivisena toiminnan tehokkuutena, luotettavuutena ja laadukkuutena toiminnalle asetetuissa mittareissa. 

Haltuunoton ABC pähkinänkuoressa

  1. Tiedostetaan omistajan tavoitteet ja kiinteistöstrategia sekä managerin valtuudet
  2. Laaditaan haltuunottosuunnitelma
  3. Nimetään haltuunottotiimi ja jäsenten vastuut
  4. Sovitaan etenemisaikataulusta ja poikkeamien raportoinnista
  5. Tutustutaan kohteiden perustietoihin, dokumentaatioon ja raportteihin
  6. Tutustutaan ja auditoidaan kohteet paikan päällä, mielellään yhdessä palveluntuottajien kanssa
  7. Tutustutaan vuokralaisiin, vuokrasopimuksiin, kiinteistötalouden asioihin
  8. Viedään tiedot tietojärjestelmiin ja palvelutuotantoon
  9. Kiinteistömanageri johtaa sekä asiakassuhdetta, palveluntuotantoa että kumppaniverkostoa 

Colliersin haltuunottoprosessin vahvuus

”Vahvuutemme on prosessiohjattu toimintamallimme, jolla varmistamme sekä vastuiden ja velvollisuuksien kuin tietojen siirtymisen osapuolten välillä. Haltuunottoprosessissa meille muodostuu ajantasainen käsitys kiinteistöjen yleiskunnosta, korjausvelasta, investointitarpeista, vuokratasoista sekä käyttäjäkokemuksesta kuin myös omistajan ESG-tavoitteista. Näiden pohjalle suunnittelemme operatiivisen palvelutuotannon ja toimenpiteet”, sanoo Teemu Sipilä, Vice President, Property Management, Colliersilta. 

Colliersilla asiakkuuspäällikkö johtaa kokonaisuutta, ja kukin palveluvastaava raportoi palvelusta aina asiakkuuspäällikölle. Näin asiakkuuspäälliköllä on aina ajantasainen käsitys kiinteistöjen kokonaistilanteesta.

Lue lisää Colliersin Kiinteistöjohtaminen 2.0 toimintamallista

Lisätiedot:
Teemu Sipilä
Vice President, Property Management
teemu.sipila@colliers.com | +358 50 388 3733