Siirry pääsisältöön Siirry alatunnisteeseen

Colliers360 ja BI-työkalut vuokrahallinnossa

bityokalutvuokrahallinnossa1536x1040

Colliers360 on laadunhallinnan ja tiedon analysoinnin digitaalinen raportointialusta Colliersin vuokrahallinnossa. Asiantuntijamme analysoivat reaaliaikaista, vuokrahallinnon eri lähteistä kerättyä dataa BI-työkaluin, ja tarkastavat palvelun laatua asiakkuuden vuosikellon mukaisin, säännöllisin kontrollipistein.

Tiedolla johtamisen kulttuuri näkyy asiantuntijoidemme työssä muun muassa siten, että analysoimme vuokratuottolaskutuksessa tapahtuvia muutoksia, teemme perintäänsiirtoehdotukset – avoimien saatavien dataan, riskiluokitusmuutoksiin ja maksuviiveanalyysiin perustuen – ja pyrimme tunnistamaan mahdolliset vuokralaisriskit jo ennalta.

Analysoimme vuokratuottolaskutusta kuukausittain

Ylipäätään ajantasaisen seurannan tärkeys on korostunut viimeisten puolentoista vuoden aikana, sillä pandemian myötä tarve reagoida proaktiivisesti muuttuneisiin tilanteisiin on kasvanut. Seuraamme kuukausittain vuokratuottolaskutusta, tunnistamme tapahtuneet muutokset ja tulkitsemme syitä muutosten taustalla. Esimerkiksi kulutuslaskutuksessa käytämme työkalua, jonka avulla laskutuksen tasoa verrataan edellisiin kuukausiin, jolloin saamme helpommin mahdolliset puuttuvat mittarilukemat tai -virheet kiinni”, kertoo Saija Tolvanen, Colliersin Vuokrahallintotiimin johtaja. 

Saatavien aktiivinen hallinta 

Vuokralaisriskin tunnistaminen ja vuokralaisten maksukyvyn seuranta ovat myös tärkeä osa vuokrahallintoa. Colliersilla käytössämme on sekä omia seurantatyökaluja, kuten saatavien kotiutumisasteen valvonta eli Collection ratio -raportointi, sekä Asiakastiedon Valvomo-tietoja. 

“Seuraamme muutoksia säännöllisesti kiinteistöjen käyttötarkoitustasolla, vuokranantajittain ja vuokralaisten toimialoittain. Voimme samalla seurata ja verrata vuokralaisten maksukäyttäytymisen muutosta suhteessa toimialaan ja kiinteistötyyppiin, mikä antaa tärkeää vertailudataa. Toistuvat viiveet ja nimenomaan maksukäyttäytymisessä tapahtuvat muutokset pystytään tunnistamaan nopeasti”, Tolvanen jatkaa.

COVID-19 aikana vuokranantajien saatavien määrät ovat nousseet merkittävästi, myönnetyistä vuokrahyvityksistä ja maksusuunnitelmista huolimatta. Tämän vuoksi vuokrahallinnossa on kehitetty avoimien saatavien seurantaan oma BI-työkalunsa, jonka avulla voidaan selkeästi analysoida vuokralaisten saatavien euromääräistä kehitystä ja niiden ikäjakaumaa. Lisäksi vuokravakuuksia ja niiden voimassaoloaikoja seurataan erillisellä BI-työkalulla. Samoja työkaluja hyödynnetään myös siirrettäessä saatavia perintään.

Vahvat kontrollit laadun varmistamisessa

Tehtävänämme vuokrahallinnossa on varmistaa asiakkaillemme oikea-aikainen vuokratuotto ja valvoa proaktiivisesti vuokralaisten saatavien kotiutumista. Laadun varmistamisessa käytämme sekä kiinteistöhallintajärjestelmien omia raportointityökaluja että kehittämiämme BI-työkaluja. Datan sisällön tarkistukseen käytetään esimerkiksi ALV-hakeutumisasteen osalta BI-työkaluja kuukausittain. 
Lisäksi seuraamme tarkasti omaa suoritustasoamme mittaavia tunnuslukuja – muun muassa asiakaspalvelumme sähköpostien käsittelyä ja asuntoasiakkuuksien vuokravakuuspalautusten käsittelyaikaa.

Mikäli haluat tutustua tarkemmin raportointialustaamme tai vuokrahallinnon työkaluihimme, ota yhteyttä!

Saija Tolvanen
Service Director, Lease Administration
saija.tolvanen@colliers.com  | +358 20 130 2762