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Liderazgo horizontal: el diseño y el liderazgo confluyen

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Los tiempos de cambio que vive el planeta están mostrando nuevas propuestas para el clima organizacional de las empresas. Algunas de ellas motivadas por la necesidad del trabajo remoto, y otras cuyo desarrollo se preveía incluso desde antes de la pandemia. Uno de estos últimos es lo que se conoce como liderazgo horizontal.

Este nuevo concepto implica una tendencia hacia una estructura organizacional horizontal dentro de las empresas, que de esta manera contarán con menos estructuras jerárquicas pero una mayor con toma de decisiones compartidas entre gerencias; es decir, un funcionamiento más ágil y verdaderamente en equipo.

De esa manera, se genera mayor confianza y seguridad en todo el personal de la empresa, además de generar espacios de comunicación entre los colaboradores, y entre ellos y sus líderes.

Esto implica, por sobre todo, una política de puertas abiertas en la organización. Pero no simplemente declarativa, sino real: las puertas de las oficinas deben permanecer abiertas todo el tiempo, e incluso suprimirse de ser necesario. Comenzando por las oficinas de los líderes.

Y esta política de puertas abiertas implica, además, un tema vital en las empresas de hoy día: la transparencia. Las áreas de la empresa ya no manejan información “secreta” ni “clasificada”, que no pueden o no deseen compartir con las demás oficinas. La información de la empresa es una sola y sirve a todos.

La transparencia es una característica de las metodologías ágiles, de uso ya muy extendido en las organizaciones modernas, propugna como uno de sus principios fundamentales. El hecho de compartir la información y el conocimiento entre todas las áreas de la empresa es necesario para conseguir los resultados que esta se ha fijado y fomentar la innovación.

Por supuesto que hay áreas que manejan información más sensible que requieren de mayor confidencialidad y espacios adecuados, como: Legal y Recursos Humanos, por ejemplo. Sin embargo, en todo lo demás, se debe implantar un sistema de trabajo colaborativo y transparente.

 

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Influencia del diseño

Por eso es que resalta la importancia del diseño de los interiores de las oficinas en la implementación de un modelo de liderazgo horizontal de una empresa, pues influye de manera directa y tangible en la relación entre el colaborador y los líderes.

En este punto se busca disminuir el número de oficinas cerradas y poco accesibles, para contar con una oficina con un open space más amplio y transparente. Una oficina opaca es muy similar, a todo efecto, a una oficina cerrada: poca iluminación, espacios privados y que no brindan posibilidad de comunicación entre sus ocupantes, etc.

Por dicha razón se sugiere, para promover el modelo de liderazgo horizontal, tener el espacio del líder (mobiliario, accesorios) dentro del pool operativo de la oficina y cercano a los escritorios de su equipo, lo cual facilita no solo el intercambio de ideas sino también el contacto cotidiano y la resolución de problemas con los miembros de su área.

Ello hace que ya no sean necesarias las oficinas privadas con espacios grandes, que muchas veces distancian en exceso a sus ocupantes. Barrios distribuidos por equipos dentro del open space, que facilitan el contacto entre los miembros del área, y que además permiten ver al líder desde cada uno de los espacios individuales, es una muy buena alternativa para estos efectos.

También es clave definir los tamaños de las oficinas de los líderes. Aquí se trata de cumplir con la normativa y los estándares del mercado, empleando ratios entre 12 y 15 metros cuadrados, y dejando atrás aquellas de más de 25 m2 que no motivan al líder a desplazarse por los demás espacios pues ya tiene todas sus necesidades cubiertas en su propia oficina.

Hay casos, por ejemplo, de oficinas amplias de gerentes que cuentan con baño y hasta kitchenette o salas, lo cual hace que ese líder vea menos necesario desplazarse por los otros espacios de su área donde los miembros de su equipo trabajan. Este modelo de oficinas ya viene cayendo en desuso.

Este cambio en el diseño de la planta de una oficina no solo influye en el liderazgo horizontal, sino también en poder hacer un mejor uso de los metros cuadrados de una oficina. En estudios realizados antes de la pandemia se encontró que los escritorios, en su pico más alto de ocupación, solo lograban entre un 70 a 75% de tiempo de uso, como máximo.

Ese promedio de tiempo de uso responde a la sumatoria de los períodos de permisos, vacaciones, licencias, viaje de negocios etc., que son actividades que forman parte de la dinámica diaria de los colaboradores.

 

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Cambio de mindset

No obstante todo lo anterior, para incorporar los cambios que propone el modelo de liderazgo horizontal es trascendental contar con un adecuado plan de Gestión del Cambio, para que puedan ir de la mano los cambios físicos y los cambios culturales de la compañía, y disminuir así la resistencia de los colaboradores a este modelo.

En dicho plan, uno de los aspectos fundamentales debe ser el cambio del mindset de los líderes, con el fin de que puedan dejar de ver estas reformas como pérdida de estatus.

Es natural que en los colaboradores, sobre todo en los líderes, se produzca cierta resistencia al cambio a un nuevo tipo de oficinas. Esto es más patente con la generación conocida como baby boomers (nacidos entre 1946 y 1964), pues a ellos les cuesta más dejar sus “cómodas” oficinas de 30 o más metros cuadrados.

Para este segmento de líderes es que se hace necesaria la propuesta de un plan de gestión del cambio y un seguimiento estrecho del área de Recursos Humanos. En este caso se trata de que la adaptación para ellos sea gradual, de ayudarlos al cambio.

 

Casos de éxito

En nuestro país, compañías de gran envergadura con organigramas “duros”, del sector minería y energía predominantemente, están hoy en día variando el diseño de sus oficinas y alineándose a la tendencia del liderazgo horizontal con resultados bastante alentadores.

Desde Colliers, y en los últimos dos años, hemos brindado soporte y acompañamiento a diversos rubros mediante nuestro servicio de Workplace Advisory, alcanzando alrededor de 25,000 m2 evaluados.

Y a nivel de Latinoamérica, compañías como MercadoLibre y HP son claros ejemplos también de esta dinámica, en donde los líderes trabajan físicamente en mayor cercanía con sus equipos. En todos los casos, se han logrado diseños flexibles que permiten tener una oficina preparada para una configuración futura.

La ventaja de tener estas plantas flexibles es que pueden adaptarse a los cambios dentro de la empresa que pueden avecinarse en el corto o mediano plazo. Esto último es vital, puesto que en el futuro se pueden presentar contingencias similares a la actual pandemia por ejemplo, lo cual hace necesario que la oficina esté preparada para dichos cambios.

Finalmente, estos cambios en las nuevas metodologías de trabajo no han afectado los m2 de las oficinas hacia la reducción, sino hacia una modificación en el balance de tipologías. Aquellos puestos unipersonales (escritorios) se han transformado en espacios colaborativos o comunitarios.

Es decir, el open space ha tenido un “retroceso” en la predominancia de la planta de oficinas, dejando lugar para fomentar e incluir mayores actividades de socialización y de comunidad.

 

Por Gloria Magallanes, Project Manager del área Strategic Project Services