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Facility Management: cuidando a los activos y a las personas

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Las empresas están siempre preocupadas por aumentar su productividad optimizando al máximo posible el uso de sus recursos. Además, desean hacerlo mejorando sus procesos para obtener los resultados en el menor tiempo posible. Y buscan conseguirlo cuidando al activo más valioso que poseen: sus colaboradores. Para ello es que existe el profesional conocido como Facility Manager (FM).

El Facility Management es una nueva posición dentro del organigrama de las empresas, que busca una gestión más eficiente de los activos de un edificio a través de procesos más ágiles y eficientes. Dicha gestión incluye no solo los activos físicos, sino también los humanos.

El facility management no debe confundirse con la actividad de Servicios Generales. Para entender la diferencia en ambas posiciones hay que entender la diferencia en la definición de ambas actividades.

La atención de Servicios Generales suele estar relacionada a los temas de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos, así como al abastecimiento de algunos servicios que están relacionados con el correcto funcionamiento de la infraestructura.

Asimismo, el encargado de Servicios Generales debe velar por el cumplimiento de los mantenimientos preventivos y correcto funcionamiento de los equipos. Otra de sus funciones es coordinar con proveedores de limpieza y seguridad, entre otros, para velar por la conservación del inmueble de la mejor manera.

En cambio, el Facility Management es una disciplina que se dedica por una parte a la atención de los servicios generales, así como a gestionar todos los servicios que no sean parte del core business de la empresa, convirtiéndose en la bisagra entre la actividad principal y todos los servicios de soporte que se necesite para poder cumplir con los objetivos estratégicos de la empresa.

En ese sentido, el Facility Manager debe velar por el cumplimiento del área de servicios generales, pero velando por el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la empresa, administrando los recursos y desarrollando proyectos para generar eficiencias que se vean reflejadas en sus resultados.

La evolución del puesto de encargado de Servicios Generales a Facility Manager, se lleva a cabo debido a que las empresas necesitan crecer y planificar sobre la base de la innovación y desarrollo de nuevos negocios y/o productos, con el fin de evitar el malgasto de esfuerzos en actividades que no sean su core business.

Esta es la razón por la cual las empresas modernas integran al área de Facility Management en el planeamiento estratégico, dándole la responsabilidad de gestionar todos los servicios de soporte.

Es necesario recalcar que los servicios generales son una parte del Facility Management; sin embargo, esta área está compuesta también por todos los servicios de soporte que no sean parte de la actividad principal de la empresa, por ejemplo los de Flota de Vehículos, Catering, Agencia de Viajes, entre otros.

Además, recordemos que el FM es el encargado de velar por la integración de los servicios y sus usuarios, sin importar el área funcional donde trabajen. Por ello, al estar involucrado en la planificación estratégica de la empresa, se debe adelantar para cubrir las necesidades del personal y ayudar con el cumplimiento de los objetivos trazados.

 

Gestión humana

Pero esta actividad no sólo se trata de la gestión de activos, es decir, de aspectos puramente materiales e instrumentales. También existe, en esta nueva dimensión de las cosas, un aporte a la gestión humana.

El Facility Management aporta a la gestión de las personas dentro de una edificación a través del correcto funcionamiento de los equipos e instalaciones, así como con el cumplimiento de las políticas de seguridad y salud en el trabajo. Así, los FM velan por las personas y su bienestar.

De ese modo, entonces, los FM adaptan los espacios donde trabajan los colaboradores, adecuándolos de la mejor manera a las condiciones actuales del trabajo en una empresa, ya sea en la oficina o en el home office.

Recordemos que el ambiente donde realizamos nuestras labores debe cumplir con algunos puntos para poder desempeñar el trabajo encomendado de la mejor manera. Por ejemplo: la correcta iluminación, buena postura del cuerpo, distancia adecuada entre la silla y el escritorio, equipos de purificación de aire -más aún ahora en pandemia-, entre otros.

El departamento de Facility Management, a través del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, es el encargado de velar por el bienestar de las personas, lo cual, a la larga, se reflejará en la productividad de las mismas. Y por ende, también impactará en el resultado final de las empresas.

 

Cuidando a las personas

Definitivamente, la pandemia del Covid-19 ha cambiado la forma de trabajar de todas las organizaciones a lo largo del planeta. Si bien se ha implementado el home office, los trabajos de mantenimiento de equipos, desinfección y fumigación de infraestructura no han detenido su actividad.

Por ello es que el FM hoy debe también velar por el correcto funcionamiento, seguridad e higiene de los lugares de trabajo. Y, dado que la “nueva normalidad” nos ha llevado a tener un régimen laboral mixto (presencial y a distancia), la labor del FM se multiplica, ya que debe gestionar las áreas comunes donde se trabaja, así como velar porque los trabajadores que realizan home office cuenten con todas las herramientas para realizar sus labores de la mejor manera.

Debido al home office habrá más espacios sin utilizar en la empresa, por lo que es función del FM controlar la disponibilidad de espacios y ahorrar en el tamaño de las oficinas, así como velar por el cumplimiento del aforo máximo -el cual ha cambiado con la pandemia-, con horarios flexibles y reserva de ubicaciones.

Y, finalmente, un punto fundamental es contar con planes de contingencia para velar por la continuidad del negocio. Por dicha razón, el FM, debido a la coyuntura y la incertidumbre frente al virus, debemos estar alerta para adaptarnos y asumir los retos que se vayan presentando.

  

DATO

Desde el 2019 existe en nuestro país la Asociación Peruana de Facility Management (APEFAM), constituida por profesionales que se desempeñan en esta actividad y cuyo fin es lograr su reconocimiento, así como llevar a cabo la promoción, representación, liderazgo y fomento de los avances de esta disciplina. Su web es http://apefam.pe/

 

DATO 2

Conozca cómo Colliers REMS puede ayudar a su empresa a implementar un componente de Facility Management en https://www.rems.com.pe/servicios/facility-management