Trendy v obsazenosti kanceláří – opravdu dochází ke snižování nároků na prostory z důvodu více home office (a zvyšuje se přepronájem kanceláří) nebo firmy naopak zjistily, že potřebují více prostoru na jednoho zaměstnance?
Firmy krátkodobě zvažují podnájem prostor, které v současné době nevyužívají, protože tím získají čas a prostředky na dokončení vlastních strategií pro užívání prostor v dlouhodobém horizontu. Jako celek budou společnosti kombinovat rozvolnění pracovních míst s větší pracovní zonou pro každé jednotlivé pracovní místo se zavedením určitého poměru sdílení pracovních míst z důvodu většího používání vzdálené práce. Výsledná plocha kanceláří, která bude potřeba pro práci, bude pro každou firmu trochu jiná a bude odrážet nastavenou flexibilitu práce, vybavení pracovního prostředí, nastavení poměru pracovní místa versus místa k setkávání a podobně a nepochybně také firemní kulturu.
Jaká bude strategie rozmístění nábytku a uspořádání prostoru?
V současné době je běžným standardem, že pracovní stoly tvoří ca. 60% užívané plochy kanceláří a zbývajících 40% slouží dalším funkcím pracovního prostředí a pracovních aktivit. Roste podíl malých zasedacích místností s kapacitou do 6 osob a upouští se od velkých konferenčních prostor, které často neefektivně zabírají místo v kancelářích a využívají se v plné kapacitě jen několikrát do roka. Je běžné, že pro větší celofiremní schůzky (townhall meetings) se využívá například prostor business lounge. Taková společná zona (prostor spojující funkci kuchyně, neformálního sezení a potkávání a relaxace) vytváří dnes srdce firmy, kde se zaměstnanci potkávají napříč pozicemi a funkcemi, mohou rychle a neformálně vyřešit pracovní problémy, kvůli kterým by se jinak scházeli v dohodnutých časech, mohou strávit kvalitně čas mimo open plan nebo vyřešit telefonní hovor, kterým by jinak rušili ostatní kolegy na pracovišti.
Při rozmístění pracovních stolů v prostoru se projevuje možnost uplatnění společenského odstupu mezi pracovníky (ca. 1 až 1,5 metru) s dopadem na počet pracovních stolů v prostoru. Některé společnosti zvažují úplně zuršit tzv. 6-ti hnízda v kancelářích a ponechat pouze 4-hnízda pracovních stolů v otevřeném prostoru a tím celkově snížit kapacitu kanceláří. Nicméně k tomuto kroku se přistupuje v kombinaci se zavedením rotací týmů nebo sdílení praocvních míst mezi jednotlivými zaměstnanci tak, aby nebylo nutné navyšovat užívanou plochu kanceláří.
Zvýšené nároky na hygienu
Firmy zavádějí různá pravidla pro úklid v kancelářích, bezpečný přístup do kanceláří (používání výtahů, schodišť apod.) a pro pohyb zaměstnanců v pracovním prostředí včetně toho, že některé firmy pokračují v používání roušek uvnitř kanceláří i přes uvolnění těchto pravidel ve společnosti. Součástí těchto pravidel jsou častější úklidy kancelářský prostor a především jejich vybavení, ale také důraz na edukaci zaměstnanců, aby dodržovali nejen osobní hygienu, ale například po sobě uklízeli použité nádobí z prostoru tak, aby se minimalizovalo riziko přenosu viru. Pravidlo čistého stolu (clean desk policy) dostalo z důvodu COVID situace naprosto jiný impuls a důležitost.
Vnímáme tedy ve společnostech důraz na zdravé vnitřní prostředí, které je nyní aktuálnější než kdy dříve. Zdravé pracovní prostředí bude obsahovat všechny prvky, které mělo obsahovat i v minulosti, jen v současné době došlo k posunu v jejich vnímání. Součástí pracovního prostředí je nejen kvalitní vzduchotechnika a klimatizace, případně otevíratelná okna, ale správné použití zeleně v kancelářích, kvalitní přírodní materiály, které jsou součástí zařízení prostor, správné použití barev, ale také správné akustické řešení prostor, které přispívá k pracovní pohodě zaměstnanců. Tyto prvky musí být správně navrženy a kombinovány tak, aby výsledné pracovní prostředí podporovalo zaměstnance v práci a přispívalo k tomu, že se do kanceláří budou rádi vracet.
