Přejít na hlavní obsah Přeskočit na zápatí

Chytrá aplikace vs znuděná recepční

Spaceflow1536_x_1040

Vzhled a funkčnost recepce je v mnoha případech první vizitkou společnosti, kterou potenciální klienti a obchodní partneři uvidí. Pamatujete si recepce, které na vás udělaly opravdový dojem? Pravděpodobně jste nezapomněli ani na ty, u kterých to bylo naopak. Chytré systémy na recepci dokážou pozitivní zážitek umocnit, řeší řadu problémů a zlepšují i spolupráci napříč odděleními. Dokáže to i vaše recepční?

První dojem může být i kámen úrazu

Recepce představuje první kontakt klienta se společností. „Bohužel ještě dnes pro spoustu firem platí, že jejich recepční a celý systém odbavování návštěv nepůsobí zrovna elegantním dojmem a není ani zcela funkční,“ myslí si Marek Rackay, Senior Project Manager z oddělení týmu Building Consultancy v Colliers. „Někdy vás přivítá krásně navržený interiér. U dveří však sedí třeba neupravená recepční a znuděná ostraha. První dojem pak není ideální..“

Naopak, když vejdete do budovy, kde vás přivítá recepční s úsměvem na tváři, který vám ochotně připraví  kávu během  registracedo systému, anebo při příchodu již vědí, jakou kávu pijete, zanechá to ve vás o poznání jiný dojem, který si pak odnášíte dál. Nemusí to však stačit – zvlášť, když se celý proces čekání prodlužuje tím, že recepční po příchodu telefonuje ve snaze spojit se s dotyčným zaměstnancem, zapisuje si telefonní čísla  jméno a důvod návštěvy.

„Právě na tuto situaci jsme chtěli zareagovat. Návštěva se registruje na tabletu pomocí QR kódu, který od hostitele dostává spolu s pozvánkou do kalendáře. Od recepční už host dostává jen vstupní kartu. Pro hostitele to navíc znamená, že jakmile návštěva dorazí, dostává notifikaci. Odpadá tak i nutnost volání z recepce. Celá operace tak trvá pár sekund,“ říká Petr Bořuta ze společnosti Spaceflow, která návštěvnický systém vyvinula jako doplněk ke svému primárnímu produktu – „tenant experience“ aplikaci.

Fenomén prázdných židlí

I po uvolnění všech restrikcí v souvislosti s pandemií COVID-19 a již vysoké proočkovanosti obyvatel je na pražském trhu pořád značné množství zavřených kanceláří, především  nadnárodních firem.

„Menší firmy se dělí na dvě skupiny,“ říká Marek Rackay. „První jsou ty, které situaci s covidem po návratu řešily minimálně a žádná velká opatření nezavedly. Ty druhé, podobně jako my v Colliers, vstup do kanceláří omezily a postaraly se o systém, ve kterém zaměstnanci pravidelně rotují. Je tady ještě model, ve kterém jsou lidé rozděleni na skupiny. Jedna skupina dochází do kanceláře každý den a určitá část zaměstnanců pracuje vzdáleně.“

Podle dlouholetých poznatků Colliers, konkrétně týmu Workspace Advisory bylo již před pandemií zcela běžným jevem, že se ve společnosti nad tisíc zaměstnanců v kancelářích fyzicky pohybuje zpravidla pouze 40 % lidí. Zbytek pracuje vzdáleně, případně je na schůzkách s klienty, čerpá osobní volno a tak dále.

„U velkého počtu klientů se setkáváme s post-covidových fenoménem, kdy se zaměstnanci velmi pomalu vracejí do kanceláří a tedy se i obsazenost prostor zvedá velmi pomalu. Management tak hledá různé cesty, jak zaměstnance vrátit do kanceláří,“ říká Marek Rackay.

Technologie postupují a covid posvítil i na oblast efektivního využívání prostor. Prázdné židle a změna pracovního stylu přivádí víc a víc společností k úvahám nejen o tom, kolik prostor skutečně potřebují, ale také jak využít co nejefektivněji recepci.

„U větších firem už můžeme pozorovat změny ve fungování recepcí,“ říká Lukáš Litera, ředitel oddělení Colliers Building Consultancy. „Dříve nebyli výjimkou tři recepční, kteří se  střídali a řešili nejen přijímání návštěv, ale také rezervace aut, pracovních míst, zasedacích místností, pracovních obědů a poštu. Tato agenda se dnes přesouvá do zautomatizovaných smart systémů, kde si člověk jednoduše klikne a zařídí veškeré požadavky související s dennodenním provozem.“

„S kým si to měl včera schůzku?“

V Colliers jsme pracovali se systémy společností Spaceti, Spaceflow, či Sine. Tyto facility management systémy či tenant experience aplikace dokážou svůj software na míru přizpůsobit potřebám jednotlivých firem či pronajímatelů. 

V procesu stavebního poradenství používáme například rezervační systém touchONE, který firmám bez ohledu na velikost prostor umožní rezervaci veškerých místností použitím desítek dotykových panelů, které lze propojit s hlavním panelem, například na recepci. Nainstalovaný systém touchONE zajišťuje pak celý rezervační systém pro desítky místností. Systém touchONE se také postará o objednání kávy nebo chlebíčků na konkrétní čas pro konkrétní zasedačku.

“Co se týče návštěv v budově, v naprosté většině případů je to tak jednoduché, že postačí jediný tablet a ve spolupráci s jednou recepční se návštěva zaregistruje do systému, který přehledně ukazuje, jakou návštěvu kdo v budově očekává nebo kdy a kde bude sedět,” vysvětluje Marek. Chytré systémy v budovách myslí i na otázku zaznamenávání pohybu lidí a návštěv.

Pokud ve firmě nikdo nemá doopravdy přehled o tom, jací návštěvníci se denně v kancelářích pohybují, přichází o cenné informace. Kromě bezpečnostních důvodů může být přehled klíčový pro lepší spolupráci mezi jednotlivými odděleními a pro business development. „Kolegové v Colliers si předávají informace o tom, kdo koho zná a spolupracuje s ním a mnohokrát jsou tyto informace pro kolegy opravdu nápomocné a rozvíjejí efektivní networking,“ vysvětluje Marek Rackay. „S kým jsi to měl včera schůzku,“ je často důležitá otázka.

„Naši klienti  anonymizovaná data o rezervacích využívají i pro pochopení toho, na jaké prostory se zaměřit u přestaveb nebo nových budov – jak velké budovat zasedací místnosti a jaké vybavení je nejoblíbenější,“ doplňuje Bořuta ze Spaceflow.

A co vy? Jak chytrá je vaše recepce? 


Related Experts

Lukas Litera

Senior Associate | Czech

Prague

In his position at Colliers Lukas helps clients to rethink a way how their offices operate with aim to follow the New Ways of Working and the latest trends.

In additions Lukas manages fit-out projects on behalf of clients from conception to completion.

He has over 17 years of experience within the business from the Central Europe Region from following areas:

• Project management

• Workplace solutions

• Fit-out projects supervision

• Office relocation consulting

• Facility management

• Procurement

• Space planning

• Developing new business

Zobrazit odborníka

Marek Rackay

Senior Project Manager | Czech

Prague

I returned to the Czech Republic after 17 years living in Australia where I have been working in Property Operation and Facilities Management roles. 

I joined Colliers International  in Prague in April 2017  to support expending Building Consultancy department providing a range of services such as project and cost management and monitoring, building surveying and work place solutions, supporting clients  to help them achieve their real estate goals including research and advisory on smart office technology solutions and operation. 

Prior to Colliers in Prague I managed General Electric portfolio in Australia NSW & ACT as a Senior FM under Brookfield GIS  and was responsible for high-rise 42 storey  commercial building operation as a Operations Manager under Colliers International.

 

Zobrazit odborníka

Katarina Karmazinova

PR Manager | Czech Republic

Prague

I am an NCTJ diploma qualified journalist with a Master’s degree in European Business with seven years of experience in media and financial reporting. Mostly during my years at Mergermarket, a former company of the Financial Times Group, I have built an extensive network of contacts around Europe as Client Relationship Manager for DACH and CEE. I am fluent in English, German, Czech and Slovak languages with an advanced level of Spanish.   Highly adept at the editorial, PR or creative content writing for mainstream and/or Social Media. 

Zobrazit odborníka