Vzhled a funkčnost recepce je v mnoha případech první vizitkou společnosti, kterou potenciální klienti a obchodní partneři uvidí. Pamatujete si recepce, které na vás udělaly opravdový dojem? Pravděpodobně jste nezapomněli ani na ty, u kterých to bylo naopak. Chytré systémy na recepci dokážou pozitivní zážitek umocnit, řeší řadu problémů a zlepšují i spolupráci napříč odděleními. Dokáže to i vaše recepční?
První dojem může být i kámen úrazu
Recepce představuje první kontakt klienta se společností. „Bohužel ještě dnes pro spoustu firem platí, že jejich recepční a celý systém odbavování návštěv nepůsobí zrovna elegantním dojmem a není ani zcela funkční,“ myslí si Marek Rackay, Senior Project Manager z oddělení týmu Building Consultancy v Colliers. „Někdy vás přivítá krásně navržený interiér. U dveří však sedí třeba neupravená recepční a znuděná ostraha. První dojem pak není ideální..“
Naopak, když vejdete do budovy, kde vás přivítá recepční s úsměvem na tváři, který vám ochotně připraví kávu během registracedo systému, anebo při příchodu již vědí, jakou kávu pijete, zanechá to ve vás o poznání jiný dojem, který si pak odnášíte dál. Nemusí to však stačit – zvlášť, když se celý proces čekání prodlužuje tím, že recepční po příchodu telefonuje ve snaze spojit se s dotyčným zaměstnancem, zapisuje si telefonní čísla jméno a důvod návštěvy.
„Právě na tuto situaci jsme chtěli zareagovat. Návštěva se registruje na tabletu pomocí QR kódu, který od hostitele dostává spolu s pozvánkou do kalendáře. Od recepční už host dostává jen vstupní kartu. Pro hostitele to navíc znamená, že jakmile návštěva dorazí, dostává notifikaci. Odpadá tak i nutnost volání z recepce. Celá operace tak trvá pár sekund,“ říká Petr Bořuta ze společnosti Spaceflow, která návštěvnický systém vyvinula jako doplněk ke svému primárnímu produktu – „tenant experience“ aplikaci.
Fenomén prázdných židlí
I po uvolnění všech restrikcí v souvislosti s pandemií COVID-19 a již vysoké proočkovanosti obyvatel je na pražském trhu pořád značné množství zavřených kanceláří, především nadnárodních firem.
„Menší firmy se dělí na dvě skupiny,“ říká Marek Rackay. „První jsou ty, které situaci s covidem po návratu řešily minimálně a žádná velká opatření nezavedly. Ty druhé, podobně jako my v Colliers, vstup do kanceláří omezily a postaraly se o systém, ve kterém zaměstnanci pravidelně rotují. Je tady ještě model, ve kterém jsou lidé rozděleni na skupiny. Jedna skupina dochází do kanceláře každý den a určitá část zaměstnanců pracuje vzdáleně.“
Podle dlouholetých poznatků Colliers, konkrétně týmu Workspace Advisory bylo již před pandemií zcela běžným jevem, že se ve společnosti nad tisíc zaměstnanců v kancelářích fyzicky pohybuje zpravidla pouze 40 % lidí. Zbytek pracuje vzdáleně, případně je na schůzkách s klienty, čerpá osobní volno a tak dále.
„U velkého počtu klientů se setkáváme s post-covidových fenoménem, kdy se zaměstnanci velmi pomalu vracejí do kanceláří a tedy se i obsazenost prostor zvedá velmi pomalu. Management tak hledá různé cesty, jak zaměstnance vrátit do kanceláří,“ říká Marek Rackay.
Technologie postupují a covid posvítil i na oblast efektivního využívání prostor. Prázdné židle a změna pracovního stylu přivádí víc a víc společností k úvahám nejen o tom, kolik prostor skutečně potřebují, ale také jak využít co nejefektivněji recepci.
„U větších firem už můžeme pozorovat změny ve fungování recepcí,“ říká Lukáš Litera, ředitel oddělení Colliers Building Consultancy. „Dříve nebyli výjimkou tři recepční, kteří se střídali a řešili nejen přijímání návštěv, ale také rezervace aut, pracovních míst, zasedacích místností, pracovních obědů a poštu. Tato agenda se dnes přesouvá do zautomatizovaných smart systémů, kde si člověk jednoduše klikne a zařídí veškeré požadavky související s dennodenním provozem.“
„S kým si to měl včera schůzku?“
V Colliers jsme pracovali se systémy společností Spaceti, Spaceflow, či Sine. Tyto facility management systémy či tenant experience aplikace dokážou svůj software na míru přizpůsobit potřebám jednotlivých firem či pronajímatelů.
V procesu stavebního poradenství používáme například rezervační systém touchONE, který firmám bez ohledu na velikost prostor umožní rezervaci veškerých místností použitím desítek dotykových panelů, které lze propojit s hlavním panelem, například na recepci. Nainstalovaný systém touchONE zajišťuje pak celý rezervační systém pro desítky místností. Systém touchONE se také postará o objednání kávy nebo chlebíčků na konkrétní čas pro konkrétní zasedačku.
“Co se týče návštěv v budově, v naprosté většině případů je to tak jednoduché, že postačí jediný tablet a ve spolupráci s jednou recepční se návštěva zaregistruje do systému, který přehledně ukazuje, jakou návštěvu kdo v budově očekává nebo kdy a kde bude sedět,” vysvětluje Marek. Chytré systémy v budovách myslí i na otázku zaznamenávání pohybu lidí a návštěv.
Pokud ve firmě nikdo nemá doopravdy přehled o tom, jací návštěvníci se denně v kancelářích pohybují, přichází o cenné informace. Kromě bezpečnostních důvodů může být přehled klíčový pro lepší spolupráci mezi jednotlivými odděleními a pro business development. „Kolegové v Colliers si předávají informace o tom, kdo koho zná a spolupracuje s ním a mnohokrát jsou tyto informace pro kolegy opravdu nápomocné a rozvíjejí efektivní networking,“ vysvětluje Marek Rackay. „S kým jsi to měl včera schůzku,“ je často důležitá otázka.
„Naši klienti anonymizovaná data o rezervacích využívají i pro pochopení toho, na jaké prostory se zaměřit u přestaveb nebo nových budov – jak velké budovat zasedací místnosti a jaké vybavení je nejoblíbenější,“ doplňuje Bořuta ze Spaceflow.
A co vy? Jak chytrá je vaše recepce?
