Přejít na hlavní obsah Přeskočit na zápatí

Řekněte nám o sobě a my vám řekneme co s vaší kanceláři

DandBHero

Přemýšleli jste o stěhování do lepší, větší či menší kanceláře? Je ve vaší firmě efektivně využitý prostor? Možná vám take končí za dva roky nebo i dřív nájemní smlouva a ještě jste nepřemýšleli co dál. Experti z týmů Design & Build a oddělení kanceláří v Colliers mluví o tom, jak české společnosti aktuálně uvažují o svých prostorách a jaká kritéria jsou při jejich plánování v rozhodovacím procesu pořád stejně důležitá.

Prostory se mění

 

„Na trhu jsme již zaznamenali několik společností, které uvažují o zmenšení kanceláří,“ říká Petr Žalský, ředitel oddělení kanceláří v české pobočce Colliers International. Jedná se převážně o IT sektor s českým zázemím. U nadnárodních společností se většinou setkáváme s názorem, že zmenšení nevylučují, ale čekají na vývoj situace a nastavení strategie využití prostor z mateřských společností. Bez ohledu na velikost prostor je hlavním tématem využití kancelářského prostoru, které společnosti plánují upravit a přizpůsobit případné nové strategii, kterou se zabývají, nebo v dohledné době budou.

„Správné nastavení funkcí v kancelářském prostoru a využití kombinace vzdálené práce a práce v kanceláři přinese především funkční změny a až následně zvážení celkové potřebné velikosti kanceláří. Osobně nečekám zmenšení kanceláří u výrazné skupiny firem,“ říká Petr Žalský, který očekává následující dopad na trh: „Jemné navýšení volných prostor o plochy převážně do 800 m2 a u firem, které budou měnit strategii práce silné zvažování, zda se jim přestavba podaří za chodu, nebo zda je to přiměje ke stěhování a výstavbě nových prostor odpovídajících požadavkům. Mluvíme však o období následujících let, ne měsíců.“

V Colliers předpokládáme, že při řešení prostoru bude stále kladen důraz na maximální propojenost týmů při zachování určitého soukromí. “Myslíme tím především prostor pro spolupráci, telefonní budky, které jsou již delší dobu hitem a místa, kde si budou moci zaměstnanci odpočinout od běžného pracovního stereotypu,” říká Ezequiel González, designer v týmu Design & Build. “Akustika prostor je stále velké téma, stejně tak jako ostatní faktory ovlivňující kvalitně strávený čas v kanceláři: tepelná pohoda, dostatek denního světla a čerstvého vzduchu,” doplňuje.

 

Firma plánuje stěhování…co teď?

 

Majitelé kancelářské budovy mají standardně zasmuvněnou firmu na výstavbu tzv. shell & core – a hrubou stavbu. Tito dodavatelé se ale většinou nespecializují na dodávku interiérových prací (fit-outů). Právě proto je dobré si vybrat zkušeného partnera, který firmu procesem návrhu a stavby interiéru spolehlivě provede. Stěhování je totiž pro firmy vždy náročné. Často nemají zkušenost a přehled o tom, co je podstatné a jaké kroky je potřeba podniknout. Je pro ně nezbytné si položit následující otázky:

 

1.     Kolika lidmi bude prostor užíván? Jakou mají tyto prostory maximální možnou obsazenost? V současné době u strategicky smýšlejících firem pozorujeme, že s určitým procentem sdílených pracovních míst počítají. Není to však vždy jednoznačné. Každý zaměstnavatel dnes musí přihlédnout ke způsobu fungování celé společnosti a dynamiky jednotlivých týmů. Pokud se jedná o specifická pracovní místa, jaká potřebují například vývojáři, musíme vzít v potaz jejich požadavky na vybavení pracovního místa. Potřebují dva a více monitorů? Naopak u pracovních pozic jako jsou obchodní manažeři, konzultanti nebo prodejci, kteří by z titulu náplně své práce měli trávit čas na prohlídkách, u klientů nebo na jednáních mimo kancelář, se poměr stolů versus reálný počet zaměstnanců pohybuje v poměru 0,8 a méně.

2.     Na kolik let se zasmluvnit? Bude firma potrebovat růst? Bez důkladné analýzy se zaměstnavatelům jen těžko stanovuje velikost prostoru potřebného pro budoucí nájem. Stává se, že pokud tvorbě space planu nepředchází důkladný rozbor potřeb, může dojít k situaci, že se všichni do prostoru jednoduše nevejdou, nebo skončí se špatnou dispozicí na úkor komfortu zaměstnanců. V Colliers dělá podrobnou analýzu potřeb oddělení Workplace Advisory, které umožňuje firmám získat velmi přesný obraz o pořebách svých zaměstnanců. Pomáhá jím tak předejít nepříjemným překvapením a nasměruje zaměstnavatele k takovému řešení prostoru, jaké zaměstnanci potřebují. Podrobným dotazníkem zároveň pomůže ukázat zaměstnancům, že jejich slovo má váhu a na jejich pohodě firmě záleží.

3.     Jaké jsou požadavky na zasedačky, sklady, testovací laboratoře? Každá firma je unikátní, a má tedy odlišné požadavky na open space, samostatné kanceláře a jejich rozdělení. S designem se začíná od nuly. Pokud firmy neexpandují, dle naší zkušenosti nevědí, co přesne chtějí. Je na architektovi, aby přišel s něčím moderním, nápaditým a svěžím. Architektova výzva spočívá v tom, že musí předvídat, co se bude dít za pár let, až firma dospěje do poločasu nájemní smlouvy, která bývá na dobu pět, sedm i více let. Architekt se musí snažit, aby prostor ani za dva tři roky nevypadal „old-school”.

4.     Velká kuchyňka či kantýna? Aktuálně je velmi populární transformace kuchyňky na velkou kuchyň, která se stává multifunkčním prostorem, umožňuje posezení v době mítingu či brainstormingu i možnost pracovat ad hoc. Kuchyňky poslouží i náhodným či neformálním setkáním, a tedy podporují, aby se potkávali lidé z různých oddělení. Tímto způsobem se ve firmě zlepšuje spolupráce. V minulosti to bývala deviza kávových koutků. Dnes je královnou networkingu designově řečená kuchyň.

5.     Dokážete si představit prostor ve 3D? Cesta od představy k 3D vizualizaci, která je běžně součástí architektonických studií, zahrnuje spoustu komunikace. Díky vizualizacím si klient dokáže lépe představit a konečně i rozhodnout, zda např. bude mít otevřené nebo snížené podhledy na stropě či jaké materiály a barvy si v prostoru vybere.

6.     Na co si dát pozor? Někteří nájemci si přejí do open space na podlahu dřevo, což je materiál, který není do otevřených prostor vhodný. Sadrokartonové podhledy do zasedaček také nejsou ideální, jelikož odrážejí zvuk. To způsobuje problémy s akustikou a právě akustika je něco, co se poté musí řešit dodatečně například akustickými obklady na stěnu či dalšími prvky. Do otevřeného prostoru se dávají třeba akustické paravany. V kancelářích musi být i dostatek denního světla. Pracovní místa se standardně navrhují u fasády, zasedací místnosti nebo sklady, kde není trvalý pobyt lidí, se navrhují dál od fasády směrem ke středu budovy.

 

Nekteré firmy se rozhodují zaměstancům poskytnout zenovou místnost určenou ke spaní a relaxaci, kterou ocení zejména vytížení zaměstnaci, například když hodně cestují. Dalším trendem je game room pro ty, co potřebují častěji vypnout. Fitness studio je také oblíbenou variantou a nemusí v něm být nutně činky; stačí prázdná místnost, kde si zacvičit jógu nebo pilates. Populární jsou i terasy, které poskytnou místo pro BBQ nebo firemní party.

 

„Rádi předtím, než začneme, společnost navštívíme, abychom pochopili historii firmy, její filozofii. Například jak vzniklo logo a jak ho můžeme zakomponovat do designu,” říká Lenka Macková, návrhářka z týmu Design & Build v české pobočce Colliers a dodává: „Je důležité, aby se firma opravdu podílela na tvorbě celé přestavby. Teprve když je celý design pro firmu osobitý a zaměstnanci se v něm cítí dobře, můžeme mít radost z dobře odvedeného návrhu.”

Na firemní kultuře záleží. Víte, jaká je ta vaše?


Related Experts

Katarina Karmazinova

PR Manager | Czech Republic

Prague

I am an NCTJ diploma qualified journalist with a Master’s degree in European Business with seven years of experience in media and financial reporting. Mostly during my years at Mergermarket, a former company of the Financial Times Group, I have built an extensive network of contacts around Europe as Client Relationship Manager for DACH and CEE. I am fluent in English, German, Czech and Slovak languages with an advanced level of Spanish.   Highly adept at the editorial, PR or creative content writing for mainstream and/or Social Media. 

Zobrazit odborníka