Společnosti řeší změny svého pracovního prostředí, které letošní pandemie urychlila. Jana Vlková, ředitelka Workplace Advisory radí, jak efektivně připravit strategii budoucích kanceláří a na co je důležité myslet při plánování nového rozložení kancelářských prostor.
Jak se mění kanceláře a prostředí administrativních budov?
Jednu věc můžeme potvrdit – zavedené restrikce otestovaly vzdálenou práci u velké většiny firem, a tak se tato forma práce skutečně stává součástí nového pracovního prostředí po Covidu. Nicméně, aby tento model fungoval nejen v krátkodobém horizontu, ale byl pro firmu efektivní i z dlouhodobého hlediska, je třeba splnit několik požadavků a podmínek na straně firmy a jejích zaměstnanců.
Kanceláře jsou a zůstanou základem pracovního prostředí většiny firem. Pouze malé výjimky, mezi něž patří firmy s malým počtem zaměstnanců, případně zaměstnávající plně mobilní zaměstnance, mohou fungovat bez kancelářských prostor. A důvod je jednoduchý: kanceláře jsou nositelem firemní kultury a firemního prostředí. Aby však kanceláře zůstaly kvalitním prostředím pro udržení produktivity firmy, bude nutné, aby se z nich stala atraktivní místa, kam se zaměstnanci rádi vracejí kvůli setkání s kolegy, kvalitnímu technologickému vybavení a načerpání nových informací a znalostí. Prostředí kanceláří by do budoucnosti mělo podporovat zdravý životní styl zaměstnanců a vytvářet pozitivně naladěné prostředí, které podpoří jejich sounáležitost s firmou.
Zní to možná jako klišé, ale pozitivní emoce, které spojují zaměstnance se společností, v níž pracují a kde se potkávají s kolegy, mohou mít zásadní vliv na dlouhodobou produktivitu jednotlivce i týmu. Také mají zásadní vliv na to, zda firma udrží své zaměstnance dlouhodobě. Součástí každé práce je kreativita, která často přichází s emocemi a fyzickým kontaktem, a kvalitní pracovní prostředí v kanceláři a setkávání přispěje k tomu, že zaměstnanci k této části své práce kanceláře budou využívat.
Kanceláře by tak zaměstnancům měly poskytnout to, co jim na nich v současné době nejvíc schází – náhodné setkávání s kolegy, fyzická spolupráce a komunikace s kolegy, především na neformální úrovni a oddělení osobního a pracovního života.
Očekává se další nástup sdílených kanceláří?
Pandemie urychlila změny v pracovním prostředí a potvrdila trend, že práce není místem, ale aktivitou. Tento rychlý posun se projevuje nejen v hlavních kancelářích firem, ale také v sektoru sdílených kanceláří.
V celoevropském kontextu jsme zaznamenali, že velké korporace zvažují ve svých strategiích kancelářských řešení sdílené kanceláře jako součást pracovního prostředí. Důvod je skutečnost, že ne všichni zaměstnanci mohou a chtějí pracovat z domova, ale zároveň pro ně může být vhodným řešením práce ze sdílené kanceláře, která se nachází v blízkosti jejich bydliště.
U našich klientů vidíme mnoho zaměstnanců, pro které práce z domova znamená práci například z Ostravy, ale jejich firma sídlí v Praze. Pro takového zaměstnance může být místo ve sdílené kanceláři v blízkosti bydliště kvalitním řešením, které mu umožní efektivně pracovat a zároveň netrávit dlouhý čas dojížděním, případně může ušetřit finanční prostředky za dlouhodobý pronájem bytu v Praze apod. Výsledkem těchto zrychlených změn může být reakce trhu na rozšíření sítě co-workingových center a sdílených kanceláří, které poskytnou kvalitní pracovní zázemí zaměstnancům.
Nicméně i taková změna potřebuje čas, protože postavit dobré co-workingové centrum může v dnešní době trvat 6 až 9 měsíců podle velikosti, či umístění v hotové nebo rozestavěné budově, takže skutečný dopad na trh sdílených kanceláří bude viditelný až v druhé polovině roku 2021. Z toho mohou těžit firmy, které mají funkční a kvalitní centra a mohou nabídnout firmám okamžité řešení bez dlouhého čekání.
Na druhou stranu právě odložený efekt může pomoci firmám skutečně kvalitně připravit svou strategii budoucích kanceláří a realizovat ji tak, aby přinesla pozitivní změnu pro všechny zaměstnance.
Jak je na tom Vaše pracovní prostředí? Jak má vypadat Vaše kancelář? Udělejte první kroky a zjistěte víc zodpovězením několika dotazů o Vaší firemní dynamice, kultuře a způsobu práce přes náš online nástroj Workplace Expert.
