Для многих компаний внешний вид и расположение представительского офиса в престижном районе является имиджевым моментом. Но многие предприниматели на стадии, когда бизнес только развивается, даже не задумываются о такой опции и рассматривают офис, исходя из стереотипов о дешевизне и доступности. Однако, сегодня в Москве вполне реально снять представительный офис, в качественном бизнес-центре в хорошей локации за небольшие деньги. 

1. Торгуйтесь с собственниками бизнес-центра, просите максимально возможную скидку

Рассматривайте альтернативные варианты по меньшей ставке, изучайте нюансы
Несмотря на то, что бизнес-центры класса А считаются дорогими, тем не менее в таких БЦ можно найти помещение и по цене класса В+. Для этого нужно рассматривать не только проекты с высоким уровнем заполняемости, но и, наоборот, - недавно вышедшие на рынок бизнес-центры с высоким коэффициентом вакантности, так как собственники заполненных объектов последние площади сдают по максимально возможной ставке. Но здесь есть одно но - если вы интересуетесь бизнес-центром с большей долей свободных площадей, нужно выяснить, по какой причине они пустуют. Если это не связано с какими-либо инженерно-техническими недостатками здания, а обосновывается текущей фазой падения рынка, то в процессе переговоров даже небольшая компания может получить комфортные коммерческие условия и желаемый дисконт. Рынок перешел от арендодателя к арендатору, и даже крупнейшие девелоперы готовы проявлять небывалую гибкость, в особенности для «правильных» арендаторов, и даже если им требуются минимальные площади в аренду. Очень многое будет зависеть от ваших навыков ведения переговоров. 
Подводные камни: в случае с объектами, где много свободных площадей, – обращать внимание на инженерно-технические характеристики. Также в текущей ситуации рекомендуем ориентироваться на рублевые предложения. 

2. Разделите главный офис и бэк-офис

Для компаний с большим штатом сотрудников, которые нацелены на имиджевый офис, полезно будет рассмотреть вариант разделения офиса на несколько площадок. В этом случае возможна аренда или же субаренда представительского офиса не более 100 кв. м в качественном бизнес-центре в пределах Садового Кольца, который будет полностью оборудован и предназначен для организации бизнес встреч и переговоров с размещением зоны ресепшн. При этом кадровый состав компании (финансовый департамент, маркетинговый и кадровые службы, IT-менеджер, водитель и т.д.) может быть размещен в значительно более дешевом бизнес-центре неподалеку от представительского офиса, или в менее популярном районе города, где проще найти предложения с необходимыми характеристиками. Данный способ позволяет значительно минимизировать расходы компании. 
Подводные камни:в основном они связаны с возникающими сложностями во взаимодействии бэк-офиса и главного офиса компании в плане логистики и коммуникаций.

3. Сдайте часть помещений в субаренду

Если Вы уже арендуете подходящий офис, но его содержание и аренда из-за кризиса становятся невыгодными, то можно не только сэкономить, но и попробовать заработать на части помещений. В случае, когда есть возможность отделить без особых финансовых потерь неиспользуемую часть офиса, освободившиеся площади можно сдать в субаренду. Кто-то также может искать небольшое помещение в классе А, а ваше предложение станет привлекательным. Обратный вариант, кстати, также возможен. 

Подводные камни: возможность субаренды может быть ограничена собственниками помещения. Со стороны субарендатора есть определенные риски стать зависимым от первого арендатора и его арендных отношений с собственником. В случае расторжения основного договора сторонами субарендатор, возможно, будет застигнут врасплох, что приведет к временным и финансовым затратам. 

4. Рассматривайте качественные площадки за пределами центральных районов
 
Добро пожаловать в другой бизнес-центр в менее популярном районе. Переезд всей компании за пределы Центрального Делового Района в сопоставимый по качеству офис класса А. Разница в среднерыночных показателях запрашиваемой ставки аренды в ЦДР и за его пределами варьируется в зависимости от удаленности от центра, но в среднем ниже в два раза. 

Подводные камни: при переезде в более удаленные от центра районы главное не забыть основную цель – транспортная и пешеходная доступность бизнес-центра, качественное окружение с точки зрения деловой среды и развитости инфраструктуры. Логистика должна быть соблюдена.

5. Ориентируйтесь не на класс, а на характеристики бизнес-центра и его окружение


На рынке представлено большое количество качественного, концептуально интересного и недорогого предложения класса В+, стоимость аренды которого в пределах ЦДР значительно ниже представленного в рублях класса А – в среднем на 47%. Так что возможно имеет смысл ориентироваться не столько на букву класса, сколько на общие характеристики по качеству объекта и его локации. 

Подводные камни: не обнаружено, если у будущего арендатора нет принципиальной позиции «только класс А и ничего больше». 

6. Изучите возможности, предоставляемые коворкингом


Co-working в центре города. Речь пойдет не об обычном коворкинге для стартапов, начинающих предпринимателей, фрилансеров, дизайнеров и т.п., а о местах для искушенных бизнесменов. Премиум коворкинг – тренд последних лет. На московском рынке представлено несколько очень интересных проектов данного формата. Например, «Cabinet Lounge» на Лубянке, «CEO Rooms» в Башне «Империя», «Meeting Point» и «Telegraph» на Охотном ряду. Средняя стоимость резидентских «клубных карт» варьируется от набора необходимой инфраструктуры, услуг, размера рабочего места (от стола до маленького офиса на несколько человек) в диапазоне 20 000 – 50 000 рублей в месяц, что для небольшой компании может стать более выгодной альтернативой классическому офису.
 
Подводные камни: присутствие посторонних людей в числе сотрудников, клиентов и гостей других резидентов коворкинг пространства.

7. Грамотно спланируйте ваш офис, не оставляйте неиспользуемых площадей

Грамотная планировка нового офиса - залог хорошей экономии. Отказ от кабинетной планировки в пользу создания мобильного офиса, где открытая рабочая зона по необходимости трансформируется, например, в одну/две переговорные комнаты, за счет универсальной модульной конструкции создает возможность работы в разных функциональных зонах. Практика европейских, да и российских компаний показывает, что hot desking позволяет сократить расходы на аренду офиса на 20-30%. Хотя все, конечно, зависит от специфики компании. Чаще всего данная система работы приемлема для консультантов, юристов и других специальностей, не требующих постоянного присутствия. Еще один удобный формат офиса - loft, позволяющий за счет высоты потолков разместить дополнительные рабочие места на втором ярусе.
 
Подводные камни: проектирование таких «умных» решений в организации офисного пространства, скорее всего, потребуют определенных финансовых затрат, но одновременно с этим подобные «фишки» находят весьма положительные отклики у клиентов и являются отличительной и, что немаловажно, запоминающейся особенностью компании.

8. ДГИ вам в помощь!
 

Не пренебрегайте помощью ДГИ!
Еще один способ поиска недорого помещения с центральным местоположением — это участие в аукционе Департамента Городского Имущества. На торгах участники борются за право заключения договора аренды на помещения, предлагаемые, в том числе под размещение офиса, по заниженной стартовой стоимости аренды.

Подводные камни: в зависимости от особенностей помещения, количество заинтересованных сторон может быть разное, а окончательная ставка реализации помещения может быть, как значительно выше рынка, так и ниже среднерыночных значений.

9. Изучите возможности льготной аренды

Одним предпринимателям придется прибегать к альтернативным вариантам, иным удастся получить существенную экономию, арендовав под офис нежилое помещение, находящееся в муниципальной собственности. В настоящее время такая съемная площадь оплачивается по льготной ставке из расчета 3 500 рублей за квадратный метр, в то время как рыночный показатель достигает 22 000 рублей за квадратный метр в классе В+. 

Подводные камни: Однако для получения таких льгот должны быть соблюдены несколько условий, в том числе бизнес должен относится к определённому виду деятельности (к примеру, частный образовательный или медицинский).

Вывод:
Вариантов выбора альтернатив классическому офису может быть много. Главное – понимать, для каких целей этот офис нужен, и какие компромиссы становятся приемлемы, а какие – слишком сильно отодвигают от первоначально поставленной задачи, чтобы вместо имиджевого центрального офиса в итоге не получить нечто прямо противоположное. А со временем, по мере развития и укрепления бизнеса можно вернуться к поиску самого-самого класса А для нового офиса. А это уже тема для другого материала.


Август 2016.

Ссылка на источник