Choć zmiana przepisów dotyczących fakturowania z 2013 r. spowodowała, że już 3 lata temu część firm zdecydowała się zrezygnować z przesyłania do kontrahentów papierowych faktur, sam trend może się teraz zacząć rozwijać na dużą skalę. Obieg dokumentów (faktur sprzedaży i zakupu) pomiędzy przedsiębiorcami tylko i wyłącznie w formie elektronicznej przyśpieszy z pewnością wprowadzenie obowiązku dostarczania Jednolitego Pliku Kontrolnego („JPK”) do Urzędów Skarbowych. Nad stosownymi zmianami w przepisach podatkowych pracuje już polski rząd. Efektywność elektronicznego obiegu dokumentów wzrastać będzie wraz z liczbą podmiotów, które zaczną przekazywać faktury drogą mailową lub utworzą platformę, z której kontrahent będzie mógł pobrać dokument księgowy. 

Zalety rezygnacji z przesyłania faktur w formie papierowej są już powszechnie znane. Przede wszystkim skróceniu ulega czas jej dostarczenia, co w przypadku faktur z terminem płatności „od dnia otrzymania” ma istotne znaczenie. Pieniądze są szybciej księgowane na koncie, więc zachowana zostaje płynność finansowa wystawcy faktury. Ale to nie wszystko. Przejście z papierowego na elektroniczny obieg dokumentów automatyzuje procesy, a to już wymierne korzyści. Redukcji ulegają zarówno koszty archiwizacji, jak i wysyłki. Efektywniejsze staje się zarządzanie danymi – łatwo i szybko możemy dotrzeć do danych bieżących i archiwalnych.¬ Eliminujemy także ryzyko zagubienia dokumentu księgowego, a w przypadku skarbowej kontroli krzyżowej, która często wzbudza w przedsiębiorcach niepokój, jesteśmy w stanie dostarczyć elektroniczną wersję faktury w ciągu kilku lub kilkunastu minut.

– Colliers International dostrzega wszystkie te korzyści. Dlatego zachęcamy zarówno naszych najemców, jak i podwykonawców, z którymi współpracujemy, by wdrażali u siebie rozwiązania pozwalające zrezygnować z przesyłania faktur drogą papierową. Dzielimy się z naszymi partnerami wiedzą i doświadczeniem w tym zakresie. Mamy nadzieję, że nowe przepisy podatkowe przyspieszą wdrożenie elektronicznego obiegu faktur na dużą skalę. W dłuższej perspektywie skorzystają na tym wszystkie zaangażowane strony – mówi Joanna Chacińska dyrektor finansowy w dziale Zarządzania Nieruchomościami.  

Coraz więcej firm wykorzystuje elektroniczną drogę przekazywania dokumentów także w przypadku wezwań do zapłaty. Sprzyjają temu ostatnie zmiany w kodeksie cywilnym, dotyczące nowych form czynności prawnych, które weszły w życie 8 września 2016 roku. Teraz, w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy kontrahentami, można udokumentować przed sądem fakt skutecznego doręczenia danej faktury lub wezwania do zapłaty wysłanego drogą elektroniczną, równie wiążąco jak to ma miejsce w przypadku tradycyjnego obiegu korespondencji przesyłanej pocztą lub kurierem. Wystarczy odpowiednia modyfikacja systemu, za pomocą którego rejestruje się terminy dostarczenia dokumentów. 

– Kwestię formy dostarczenia faktur czy wezwań do zapłaty warto uregulować odpowiednimi zapisami w umowach czy porozumieniach. Często stosowanym rozwiązaniem jest też podpisywanie jednostronnego oświadczenia przez odbiorcę, które reguluje wszystkie aspekty potrzebne do prawidłowego dostarczenia dokumentów – podpowiada Waldemar Piotrowski, adwokat z Colliers International.

Joanna Chacińska, Colliers International.

Joanna Chacińska, Colliers International