SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La creazione e la diffusione dei valori su cui un’impresa basa la propria capacità di essere un attore competitivo del proprio settore di business ed un soggetto responsabile nel contesto sociale in cui opera sono gli elementi necessari a costruire una cultura aziendale idonea al conseguimento degli obiettivi che l’impresa si pone.

In quest’ottica Colliers International Italia SpA(o la Società) ha ritenuto opportuno definire e formalizzare il presente Codice di Eitco come compendio delle regole, dei valori e dei principi guida adottati ed a cui si riconosce una valenza positiva.

Il Codice di Etico (nel seguito “Codice”) è parte integrante delle regole aziendali definite per ottimizzare la gestione delle attività nel rispetto dei seguenti standard:

  1. l’erogazione di servizi di elevato standard qualitativo,
  2. la tutela dalla salute e della sicurezza all’interno dell’ambiente di lavoro nel rispetto della normativa applicabile,
  3. la gestione dei rischi aziendali tale da non comportare ricadute negativa sulla Società.

ColliersInternational Italia SpAconsidera il presente Codice strumento di regolamentazione e di disciplina della propria attività:ciascun dipendente e collaboratore, indipendentemente dalla posizione o dallo status, è responsabile delle proprie azioni nel rispetto del presente Codice, delle politiche delle società del Gruppo e della legge. 

L'osservanza del Codice è da considerarsi parte integrante delle obbligazioni contrattuali assunte dai dipendenti ai sensi e per gli effetti di cui all'art. 2104 del Codice Civile; pertanto, la violazione delle norme del presente Codice lede il rapporto di fiducia instaurato con Colliers International Italia SpAe potrà portare all’attivazione di azioni legali oltre che all’adozione di provvedimenti nei confronti dei destinatari in coerenza con le disposizioni di legge e con i previsti regimi contrattuali, con ogni conseguente responsabilità personale.

Per questi motivi ColliersInternational Italia SpA, nella consapevolezza dell’importanza degli interessi coinvolti nell’attività che svolge, adotta il presente Codice come carta dei diritti e dei doveri moralicui devono ispirarsi, senza alcuna eccezione, tutto il dipendente e collaboratori dellaSocietà (Organi sociali e propri membri, dirigenti, dipendenti, consulenti, partner, fornitori) nei rapporti sia interni sia esterni e per la realizzazione dello scopo sociale.

 

1     PRINCIPI GENERALI

1.1         RISPETTO DELLA NORMATIVA

ColliersInternational Italia SpAsi impegna a condurre la propria attività nel rispetto delle normative comunitarie e nazionali, respingendo la corruzione, le forme di riciclaggio e ogni pratica illegale.

Il perseguimento di un interesse della Societànon potrà essere considerato, in nessun caso, un’esimente al mancato rispetto della legge, né potrà giustificare una condotta non onesta.

I componenti degli organi di governo societario, la direzione aziendale, ed in generale i dipendenti ed i collaboratori dellaSocietà, nell’ambito della loro attività professionale, sono tenuti a rispettare con diligenza la normativa vigente, il presente Codice, le procedure aziendali ed i regolamenti interni.

1.2         CULTURA DEL RISCHIO

Colliers International Italia SpAintende far crescere nei propri dipendenti una sensibilità ai rischi sottostanti alla loro quotidiana operatività, diffondendo la percezione di come il sistema di controllo interno presidi in concreto tali rischi senza dannose sovrapposizioni o colpevoli lacune. 

 

1.3         IMPARZIALITÀ

Colliers International Italia SpAconsidera l’imparzialità di trattamento un valore fondamentale nello svolgimento di ogni relazione interna ed esterna, pertanto respinge, contrasta e sanziona ogni discriminazione con riguardo all’età, al sesso, alle abitudini sessuali, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose di tutti i suoi interlocutori in ogni aspetto decisionale e/o di relazione.

I componenti degli organi di governo societario, la direzione aziendale, ed in generale i dipendenti ed i collaboratori dellaSocietà, nello svolgimento dei rispettivi doveri professionali, devono attenersi al principio di imparzialità, evitando di preferire o agevolare persone o soluzioni che non siano basate su valutazioni tecnico – professionali.

 

1.4         TUTELA DELLA SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

ColliersInternational Italia SpAfornisce il massimo impegno a rispettare la normativa vigente in tema di sicurezza sul luogo di lavoro e ad operare per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori. Vige, inoltre, il divieto di fumare in tutti i localidella sede societaria, come previsto dalla normativa cogente in materia.

A tal fine, la struttura interna, attenta all'evoluzione degli scenari di riferimentoeal conseguente mutamento dei rischi, realizza interventi di natura tecnica ed organizzativa, attraverso: 

  1. l'introduzione di un sistema di gestione dei rischi e della sicurezza; 
  2. una continua analisi del rischio e della criticità dei processi e delle risorse da proteggere;
  3. l'adozione delle migliori soluzioni delle migliori modalità e tempistiche di lavoro. 

 

1.5         TRASPARENZA, RISERVATEZZA E TUTELA DELLA PRIVACY

Colliers International Italia SpA e i suoi collaboratori si impegnano a dare informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, coloro i quali intendono intrattenere rapporti con la Società siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti e delle conseguenze rilevanti.

                  

ColliersInternational Italia SpAassicura altresì la massima riservatezza delle informazioni in proprio possesso e si astiene dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e consapevole autorizzazione dell’interessato ed in conformità alle norme giuridiche vigenti; i dipendenti ed i collaboratori dellaSocietà sono tenuti a mantenere la riservatezza sulle informazioni di carattere confidenziale acquisite dai clienti o di cui comunque dispongano in ragione della propria funzione, pertanto non potranno rivelarle a terzi o farne uso improprio. 

La privacy dei collaboratori e dei clienti è tutelata adottando i seguenti standard: a) ogni trattamento avviene nel rispetto di quanto previsto dagli articoli 6 e 32 del Regolamento (UE) 216/679 (“GDPR”) e mediante l’adozione delle adeguate misure di sicurezza previste; b) i dati personali sono trattati all’interno di Colliers International italia S.p.A. (“Colliers” e “Titolare del trattamento”), mediante elaborazioni manuali (archivi cartacei) o strumenti elettronici (banche dati elettroniche, organizzate con vari sistemi di classificazione) secondo logiche strettamente correlate alle finalità stesse del contratto e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

Titolare del trattamento è Colliers. Alcune categorie di dipendenti e collaboratori del Titolare, in qualità di addetti al trattamento, possono accedere ai dati personali ai fini dell’adempimento delle mansioni loro attribuite. I dati raccolti potranno essere comunicati a terzi debitamente nominati Responsabili al trattamento dal Titolare. I dati personali non sono altrimenti diffusi in alcun modo. I dati sono trattati per le sole finalità legate alla esecuzione del contratto o per l’invio gratuito di Report e investimenti relativi al mercato immobiliare, dal network Colliers Italia. 

Nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’articolo 5 del GDPR, il periodo di conservazione dei dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi obbligatori prescritti dalla legge e relativi alla esecuzione del contratto. 

Gli interessati ex articolo 4 e seguenti del GDPR, avranno diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione (diritto all'oblio), la limitazione, l’aggiornamento, la rettifica, la portabilità, l’opposizione al trattamento dei dati personali che li riguardano, nonché, in generale, possono esercitare tutti i diritti previsti dagli articoli 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del GDPR.

Regolamento UE 2016/679 - Articoli 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 - Diritti dell’Interessato:

1. L’Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’Interessato ha diritto di ottenere l’indicazione: a. dell'origine dei dati personali; b. delle finalità e modalità del trattamento; c. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell'articolo 5, comma 2; e. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’Interessato ha diritto di ottenere: a. l’aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c. l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; d. la portabilità dei dati.

4. L’Interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte: a. per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. 

 

2    PRINCIPI DI COMPORTAMENTO NEI RAPPORTI INTERNI

2.1         DILIGENZA, EFFICIENZA E PROFESSIONALITÀ

ColliersInternational Italia SpAconsidera di fondamentale importanza fornire prestazioni di elevato livello qualitativo in ogni settore della propria attività.

A tal fine le attività dei dipendenti e dei collaboratori dellaSocietà devono essere eseguite con la massima diligenza, cortesia, accuratezza e professionalità; in ogni attività lavorativa deve essere perseguita l’economicità della gestione e l’efficienza dall’impiego delle risorse, mantenendo in uno stato decoroso gli spazi di lavoro comuni e gli strumenti ricevuti in assegnazione per tutta la durata del loro utilizzo.

Il personale aziendale è inoltre tenuto ad informare la Direzione di ogni accadimento che possa influire o pregiudicare la diligenza, l’efficienza e la professionalità della propria condotta (es. condizioni familiari) nel rispetto della normativa cogente in materia di privacy.

 

2.2         CONTROLLO INTERNO

ColliersInternational Italia SpApromuove la diffusione della cultura del controllo e sensibilizza i dipendenti sull’importanza del sistema dei controlli e del rispetto delle normative vigenti e delle procedure interne, nello svolgimento delle attività aziendali, da parte di tutti i dipendenti e dei collaboratori.

Colliers International Italia SpAgarantisce che l’organizzazione e l’attività degli addetti al controllo interno si svolga nella più ampia autonomia e nel rispetto dei principi di riservatezza, indipendenza, correttezza, nonché di quelli contenuti nel presente Codice.

I dipendenti ed i collaboratori dellaSocietà sono tenuti a contribuire al corretto ed efficiente funzionamento del sistema di controllo interno, rendendosi parte attiva nella segnalazione di spunti di miglioramento, esigenze di adeguamento della normativa aziendale o scostamenti dalle prassi definite dalla stessa. Ogni segnalazione dovrà essere inviata al seguente indirizzo email: odv.colliers@colliers.it.

 

2.3         CONFLITTO DI INTERESSI

Nella conduzione di qualsiasi attività ciascun soggetto coinvolto deve evitare ogni conflitto tra il suo interesse personale, sociale, finanziario o politico e il progredire degli interessi d’affari di Colliers International Italia SpAo dei suoi clienti. 

Il dipendente che, con riguardo a determinate valutazioni o atti afferenti alle proprie mansioni, si trovi in conflitto di interessi, ne dà notizia ai propri responsabili i quali valutano l’opportunità di prendere i provvedimenti più opportuni per risolverlo e gestirlo. La stessa prescrizione si applica ai componenti degli organi di governo societario, alla direzione aziendale ed ai collaboratori in genere.

 

3    PRINCIPI DI COMPORTAMENTO NEI RAPPORTI CON L’ESTERNO

3.1         RAPPORTI CON LA CLIENTELA

ColliersInternational Italia SpAconsidera fondamentale mantenere elevati standard di qualità dei propri servizi.

Nei rapporti con la clientela, ciascun dipendente o collaboratore è tenuto ad uniformare la propria condotta a criteri di correttezza, cortesia e disponibilità, fornendo ove richiesto o necessario, esaustive ed adeguate informazioni ed evitando il ricorso a pratiche elusive, scorrette o comunque volte a minare l’indipendenza di giudizio dell’interlocutore.

Colliers International Italia SpAconsidera la trasparenza e la chiarezza elementi qualificanti del sistema di comunicazione attivato con la clientela e a tal proposito sviluppa ed attua strategie di marketing tali da garantire che la pubblicità e la promozione siano effettuate in modo responsabile.

In particolare, si impegna affinché qualunque tipo di pubblicità o promozione posta in essere:

-       sia conforme alle leggi nazionali e della Comunità Europea;

-       non sia falsa, fuorviante o ingannevole.

 

3.2         RAPPORTI CON I FORNITORI E GLI OUTSOURCER

ColliersInternational Italia SpAapplica nei rapporti con i fornitori di beni e servizi la massima trasparenza e correttezza nel rispetto delle leggi e delle norme vigenti, e della propria normativa interna.

È politica di Colliers International Italia SpA, infatti, negoziare in buona fede e in modo trasparente con tutti i potenziali fornitori/outsourcer, nonché evitare anche solo la parvenza di porre in essere trattative ingiustificatamente parziali o qualunque logica motivata da favoritismi o dettata dalla certezza o dalla speranza di ottenere vantaggi, anche con riferimento a situazioni estranee al rapporto di fornitura, per sé o per la Società.

In particolare i dipendenti addetti alle relazioni con i fornitori/outsourcer dellaSocietà sono tenuti a non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e comunque tracciabili.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile ogni forma di dipendenza.

 

3.3         RAPPORTI CON LE PUBBLICHE AUTORITA’

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione o con enti che svolgono attività di pubblica utilità o di pubblico interesse, Colliers International Italia SpA rispettain maniera rigorosa la normativa comunitaria, nazionale ed aziendale applicabile.

La gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione, pubblici ufficiali o soggetti incaricati di pubblico servizio, può essere esercitata esclusivamente da soggetti autorizzati ed è improntata al rispetto dei principi del presente Codice.

Tutti i destinatari del presente Codice sono obbligati ad astenersi:

-       dall’offrire opportunità di lavoro o alcun vantaggio a favore del funzionario pubblico coinvolto nel rapporto, ai suoi familiari o a soggetti in qualunque modo allo stesso riconducibili;

-       dall’offrire ai suddetti soggetti regali, omaggi o benefici, anche tramite terzi, salvo che si tratti di atto di cortesia di modico valore;

-       dal promettere o far promettere altre forme di beneficio o vantaggio;

-       dall’influenzare impropriamente, anche tramite terzi, le decisioni dell’istituzione interessata.

Nel caso in cui Colliers International Italia SpA siaparte in procedimenti e contenziosi in sede civile, penale od amministrativa, anche di natura stragiudiziale, gli organi societari, i dipendenti e i consulenti non dovranno in alcun modo adottare comportamenti che possano indurre a provvedimenti che vadano illegittimamente a vantaggio della stessa.

Colliers International Italia SpAesige inoltre che gli organi sociali ei loro componenti, dipendenti, consulenti, collaboratori e quanti agiscano in nome e per conto dello stesso, operino con la massima disponibilità e trasparenza nei confronti di chiunque venga a svolgere ispezioni e controlli legittimamente autorizzati dalle competenti Autorità.

È fatto obbligo a chi eventualmente dovesse essere oggetto, per fatti connessi al rapporto di lavoro ed anche a titolo personale, di indagini o ispezioni o che dovessero ricevere mandati di comparizione, e/o coloro ai quali venissero notificati altri provvedimenti giudiziari, di informare la Direzione.

3.4         RAPPORTI CON LE ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI

ColliersInternational Italia S,p,A,non eroga contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né a loro rappresentanti e candidati se non nelle forme e nei modi previsti dalle normative vigenti.

3.5         REGALI E OMAGGI

Non è ammessa alcuna forma di regalo (donazione, utilità o qualsiasi altro beneficio) che esuli dalle normali pratiche commerciali o di cortesia o che sia comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile a quella diColliersInternational Italia S.p.A